Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Как составить положение о претензионной работе

Все материалы сюжета «Юристу претензионного отдела»
Образец положения о претензионной работе на предприятии нужен, чтобы составить локальный акт о досудебном регулировании споров с контрагентами. Какие плюсы в его наличии, по какой схеме можно составить и как наказать за неисполнение, расскажем далее.

Пример положения о претензионной работе

Мы разработали пример положения о претензионной работе, однако не советуем пользоваться рыбой положения в чистом виде.

Основная задача — адаптировать примерное положение под особенности работы организации. Поэтому мы разбираем подробно цели создания положения и все проблемы, которые нужно осветить в каждом из разделов.

Для чего нужно положение о претензионной работе

Положение о претензионной работе — основа для досудебного (а впрочем, и судебного) взыскания долгов. Локальный акт о претензионной работе юристы составляют не для себя. Он распространяет свое действие на всю организацию и позволяет упорядочить действия всех подразделений:

  • менеджеры и бухгалтеры получают представление, какие действия они могут предпринять сами, а когда надо идти с проблемой к юристу;
  • юрист синхронизирует свою претензионную переписку с другими специалистами, учитывая регламенты их работы;
  • руководитель понимает, кому передать решение проблемы, если контрагент выходит с вопросами непосредственно к нему;
  • все сотрудники поймут свои полномочия в претензионной работе и перестанут спихивать друг другу задачи.

Желательный итог — мирное разрешение конфликтов с контрагентами и сохранение деловой репутации, а также повышение шансов на разрешение судебных споров в свою пользу.

Кратко о претензии

Претензия — это письменное извещение другой стороны сделки о нарушении ею обязательств и просьба исправить ситуацию (исполнить обязательство, возместить убытки, выплатить неустойку). Обычно если договориться с помощью претензии не удалось, то потерпевшая сторона обращается за защитой своих интересов в судебные органы.

Обратите внимание! Есть случаи, когда без претензионной переписки обратиться в суд нельзя. Например, переписка обязательна в случае расторжения договора аренды или при взыскании денег по договору в арбитражном суде.

Образец положения о претензионной работе

Образец положения о претензионной работе на предприятии можно скачать здесь.

Образец положения о претензионной работе Скачать

Разберем детально пример положения о претензионной работе по разделам.

Структура положения о претензионной работе

Чаще всего оно состоит из следующих разделов:

  1. Вводная часть.
    Перечисляются основные положения: зачем и на основании чего разработан документ, для кого предназначен.
  1. Порядок и сроки выставления претензий.
    Описывается процедура направления писем должникам.
  1. Порядок и сроки ответов на претензии.
    Обозначается механизм реагирования на жалобы партнеров.
  1. Ответственность.
    Отражается возможность наложения мер дисциплинарного взыскания за нарушение регламента работы.
  1. Учет и хранение.
    Устанавливаются условия хранения претензионной документации в компании.
  1. Заключительные положения.
    Указывается, когда регламент вступает в силу, как в него будут вноситься изменения и дополнения и т. п.

Следует отметить, что является допустимым и часто практикуется оформление регламента, одновременно регулирующего досудебную и судебную работу. Его именуют положением о судебно-претензионной работе. В этом случае в дополнение к вышеобозначенному вводятся разделы, определяющие процедуру судебного урегулирования и последующего исполнения итогового решения.

Важно проследить, чтобы условия данного документа сочетались с другими локальными актами, должностными инструкциями, трудовыми договорами, типовыми формами гражданско-правовых договоров поставки, подряда, аренды. Какие именно локальные акты стоит синхронизировать с положением о претензионной работе? Регулирующие работу ОТК, бухгалтерии, менеджеров по продажам и закупкам, посвященные приемке товара, договорной работе.

Пример

Утверждено положение о претензионной работе, в котором порядок направления претензий (сроки, текст, приобщение документов, подтверждающих претензию, способ отправки) не соответствует договору поставки и положению о приемке товара.

В итоге кладовщик, руководствуясь положением о приемке товара, может пропустить срок направления претензий. Юрист по положению о претензионной работе не дополнит претензию документами. А договор с контрагентом предусматривал сжатые сроки отправки претензий и обязательное направление подтверждающих документов. Очевидно, что локальные акты и договор поставки помешали друг другу.

Общие положения 

Во вводной части положения обычно указывают:

  1. Цели создания документа.
    Они перечисляются списком. Например
    • защита и восстановление прав и законных интересов компании;
    • урегулирование возникающих разногласий между фирмой и ее партнерами;
    • выявление причин, порождающих факты неисполнения договорных обязательств.
  2. Значения используемых по тексту понятий.
    Например, что такое недобросовестный контрагент или что включает в себя претензионная работа и т. п. Это касается понятий, не установленных на законодательном уровне. Цель — приведение к единообразию толкования порядка работы.
  3. Нормативно-правовые акты, используемые при разработке.
    К ним относятся:
    • Гражданский кодекс РФ (далее — ГК РФ);
    • Арбитражный процессуальный кодекс РФ (далее — АПК РФ);
    • специальные правовые акты, регулирующие отдельные виды правоотношений.
  4. Например, в положении о претензионном порядке урегулирования споров в транспортной компании, занимающейся перевозкой грузов, должен учитываться порядок предъявления и рассмотрения претензий, установленный ст. 39, 40 закона «Устав автомобильного транспорта…» от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
  5. Специалисты, участвующие в претензионной работе.

Определяются ответственные за работу с претензиями лица. Обычно этим занимаются специалисты юридической службы, взаимодействуя с другими подразделениями (бухгалтерией, канцелярий и т. д.). Но допустимо поручить вести претензионную деятельность, например, рабочей группе, состоящей из нескольких разнопрофильных специалистов компании.

Порядок и сроки выставления претензий

Данный раздел положения о претензионном порядке определяет следующее.

Обстоятельства-основания претензионной работы

Устанавливается минимальный размер ущерба и срок неисполнения обязательства, достаточный для инициации досудебного урегулирования конфликта.

При организации работы по выставлению требований рекомендуем учитывать возможные затраты на нее (стоимость услуг эксперта, оплату работы курьера и т. п.).

Обязанные лица и порядок действий

Необходимо перечислить лиц, по должности обязанных инициировать претензионную работу, и способ, которым они будут действовать. Например, путем подачи юристу служебной записки с приобщением документов, подтверждающих долг.

Срок оформления требований

Обычно 30 дней после нарушения обязательств контрагентом. Но если спор идет, например, в отношении скоропортящихся товаров, то сроки претензионного урегулирования целесообразнее сократить до нескольких дней.

Учтите, что в общий срок отправки претензии должны уложиться все обязанные лица: менеджеры — подобрать документы, бухгалтерия — подготовить акт сверки, юрист — написать и отправить претензию. Соответственно, необходимо предусмотреть сроки для выполнения каждого действия, которые позволяют своевременно выслать претензию.

Кроме того, стоит соотнести вопрос сроков с используемыми постоянно гражданско-правовыми договорами.

Порядок отправки претензий и их учета

Отправлять документы следует курьером или почтой с уведомлением и описанием вложения. Факт направления внутри компании желательно регистрировать в журнале исходящей корреспонденции. Эти меры позволят доказать проведение досудебной работы при необходимости (в т. ч. во исполнение ч. 5 ст. 4 АПК РФ).

Переписка по электронной почте или в мессенджерах может быть сочтена законной только при согласовании этого вопроса в договоре. Поэтому не стоит предусматривать в положении отправку претензий исключительно электронными средствами связи (в конкретном договоре этот момент может быть не предусмотрен).

Порядок приглашения экспертов

Если установление каких-либо обстоятельств по спорному делу (установление причин повреждения товара, оценка стоимости ущерба и т. п.) требует привлечения экспертов, на юриста может быть возложена обязанность по их привлечению.

В этом разделе положения о претензионной работе следует утвердить схему составления претензионного письма или сделать отсылку к его установленной в компании форме.

Порядок и сроки ответов на претензии

Этот раздел объединяет сведения:

  1. О максимальном сроке реагирования на претензию. Обычно он составляет 30 дней с момента получения — этого вполне достаточно для оценки законности требований и анализа прилагаемых документов. Можно установить более короткий или более длинный срок.
  2. Порядке проверки обоснованности требований. Например, страховой организации необходимо обратиться в правоохранительные органы для получения дополнительных сведений о страховом случае. Здесь же стоит указать сроки, в которые должны быть сделаны необходимые запросы.
    Обычный способ проверки наличия задолженности перед контрагентом — запрос в бухгалтерии акта сверки с контрагентом, приславшим претензию.
  1. Материалах, необходимых для рассмотрения письма контрагента. Помимо самой претензии важно исследовать документы, подтверждающие нарушение обязательств. Это могут быть, например, договор, накладные, акты сверки, результаты фото- или видеосъемки, товарные накладные, акты о браке и т. д.
  2. Критериях определения обоснованности требований. Кто и исходя из каких факторов устанавливает, какое решение будет принято в ответ на поступившее письмо.

В этот раздел положения о претензионной работе в организации включается описание схемы составления ответа на требование контрагента или делается ссылка на его установленную к компании форму.

Заключительные положения

В завершающих документ статьях обычно указывают следующее.

Условия наложения дисциплинарных взысканий за нарушения регламента работы

Закон допускает назначение наказания за нарушение установленных локальным актом правил как за неисполнение должностных обязанностей (ст. 192, 193 ТК). При необходимости в регламенте можно указать, на каких должностных лиц и за что будет возложена дисциплинарная ответственность. Рекомендуем не устанавливать наказание исключительно для юристов, непосредственно работающих с претензиями. Оптимально будет закрепить возможность применения мер ответственности ко всем лицам, участвующим в претензионной работе. К юристам — за сроки оформления писем, к бухгалтерам — за полноту и своевременность передачи документов юристам, к канцелярии — за сроки передачи корреспонденции ответственным лицам и т. п.

Порядок учета и хранения документации

В крупной компании с большим количеством претензий желательно завести отдельные журналы для их регистрации. В самом регламенте определить, кто отвечает за их заполнение.

Хранить архив претензий лучше в течение 3 лет (общий срок исковой давности согласно ст. 196 ГК РФ). Доступ к архиву может быть свободным или с ограничениями (если, например, в документации содержится коммерческая тайна).

Срок вступления положения в силу

Устанавливается на усмотрение работодателя. Положение вступит в силу со дня его утверждения руководителем, если в нем самом не указан иной срок (ст. 12 ТК РФ).

Порядок внесения изменений в положение

Со временем положение о ведении претензионной работы придется менять, т. к. меняется законодательство, деловой оборот. Поэтому еще в момент его издания желательно предусмотреть механизм изменения: кто именно предлагает и разрабатывает текст новой редакции, как часто нужно проверять актуальность положения.

Ознакомление сотрудников с положением о претензионной работе

Обычно порядок ознакомления предусмотрен локальным актом о делопроизводстве.

Лист ознакомления с ЛНА Лист ознакомления с локальными нормативными актами - образец Подробнее

Главная задача — ознакомить под подпись с текстом положения всех лиц, которые по должности обязаны его использовать. Для небольшой организации можно сделать общий для всех организаций лист ознакомления. В крупной организации разумно распространить копии положения по подразделениям и к каждой копии подшить лист ознакомления. Тогда руководитель подразделения обязан проследить, чтобы все сотрудники (в том числе вновь принятые в период действия положения) ознакомились с текстом и подтвердили это подписью.

Пример положения о претензионной работе

Составить документ можно по схеме, изложенной выше, а можно и по любой другой. Допустимо даже издать положение о договорно-претензионной работе, регламентировав сразу договорную и досудебную деятельность. Это удобно, если за оформление сделок и споры по ним будут отвечать одни и те же должностные лица.

Важно, чтобы изданный документ соответствовал особенностям деятельности фирмы. Поэтому самым лучшем решением будет поручить его разработку юристам. А перед подписанием согласовать со всеми участвующими в его исполнении специалистами, чтобы не упустить нюансов практики.

Вводить в действие можно двумя способами:

  1. Утвердить путем проставления грифа «Утверждаю» на титульном листе положения.
    Под грифом необходимо указать должность лица, уполномоченного на утверждение, проставить дату и подписать.
  1. Издать отдельный приказ об утверждении регламента.

Приказ издается в свободной форме. В нем обозначается дата введения в действие, а также дается указание об ознакомлении с документом всех ответственных лиц. Если положение утверждается приказом, то на титульном листе также проставляется гриф утверждения (но вместо описания данных ответственного лица указывается дата и номер приказа).

***

Таким образом, рассматриваемый регламент способствует оптимальному решению конфликтов с партнерами в досудебном порядке, помогает наладить эффективной механизм взаимодействия юристов, отвечающих за претензионную работу, с другими отделами. Оформляется документ с учетом положений законодательства, локальных актов работодателя, трудовых договоров с работниками, а также особенностей ведения бизнеса. Чаще всего имеет следующую структуру: вводная часть, описание порядка и сроков направления претензий, процедура реагирования на требования контрагентов, заключительные положения. Образец положения о порядке ведения претензионной работы можно посмотреть выше.

Источники:
закон «Устав автомобильного транспорта…» от 08.11.2007 № 259-ФЗ
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить