Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация
Проверка документов на этапе формирования плана проверок
Получение документов по системам межведомственного взаимодействия
Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения
Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции
Срок и порядок представления документов по запросу или требованию трудовой инспекции
Какие документы нужны для предъявления проверяющим из трудовой инспекции: общая информация
Трудинспекция действует на основании норм Трудового кодекса (ст. 354–365 и др.), закона «О защите прав...» от 26.12.2008 № 294-ФЗ (далее — закон № 294-ФЗ), а также подзаконных актов:
- положения о федеральном государственном надзоре..., утв. постановлением Правительства РФ от 01.09.2012 № 875 (далее — положение № 875);
- административного регламента, утв. приказом Минтруда РФ от 30.10.2012 № 354н (далее — адмрегламент) и др.
Документы для проверяющих из трудовой инспекции должны быть в наличии с учетом норм ТК РФ. В первую очередь это локальные нормативные акты (далее — ЛНА, ст. 8 ТК РФ), трудовые договоры и соглашения (ст. 9 ТК РФ). Более конкретные требования выработаны практикой, зачастую это отражено в нормах ТК РФ и разъяснениях Роструда.
Некоторые выводы о том, какие документы нужны для трудовой инспекции, можно сделать на основании вопросов из чек-листов (обиходное наименование) — проверочных листов, утв. приказом Роструда от 10.11.2017 № 655 (далее — приказ № 655). Об этом мы сообщали в материале Роструд утвердил 107 форм проверочных листов.
Цель проверки — оценка соответствия деятельности организации или индивидуального предпринимателя (ИП) требованиям закона (п. 6 ст. 2 закона № 294-ФЗ). Непосредственно проверку проводят трудовые инспекторы государственных инспекций труда.
Проверки проводятся в одной из 2 форм (ст. 11, 12 закона № 294-ФЗ):
- документарной (исследуются документы без выезда);
- выездной (по месту нахождения проверяемого лица).
Документы изучаются не только во время самой проверки, но и задолго до нее. Рассмотрим виды сведений, изучаемых трудинспекцией на разных этапах.
Проверка документов на этапе формирования плана проверок
В зависимости от основания проведения проверки подразделяются (ст. 9, 10 закона № 294-ФЗ):
- на плановые (проводятся на основании годового плана);
- внеплановые (по заявлению, обращению и т. д.).
В плане проверок перечисляются лица, в отношении которых будут проводиться проверочные мероприятия, и сроки проведения проверки.
При его формировании учитываются:
- 3-летний срок, прошедший с момента госрегистрации или последней проверки лица (п. 8 ст. 9 закона № 294-ФЗ);
- наличие или отсутствие повышенного риска нарушений (ст. 8.1 закона № 294-ФЗ).
В соответствии с п. 31 адмрегламента анализ начинается в 3 квартале года с изучения:
- материалов предыдущих проверок и их результатов, включая структуру и типологию нарушений трудового законодательства;
- причин задолженности по зарплате;
- сведений о работодателях, задерживающих выплату заработной платы;
- состояния условий, охраны труда и травматизма и др. информации.
Эти сведения используются для реализации риск-ориентированного подхода. Уровень риска, в зависимости от которого устанавливается частота проверок, определяется по формуле, в которой весомая роль принадлежит индивидуальным коэффициентам, определяемым на основании (п. 10 положения № 875):
- отчетности о результатах надзора за 3 предшествующих года;
- сведений о травматизме за 3 года;
- сведений о долгах по зарплате за предыдущий год.
Эти и некоторые другие сведения могут быть получены без направления запроса проверяемому лицу — по документам трудинспекции и других госорганов.
Получение документов по системам межведомственного взаимодействия
Приказом Минтруда РФ от 04.05.2017 № 412н адмрегламент дополнен п. 51(1), предусматривающим получение большого количества документов о работодателях по каналам межведомственного информационного взаимодействия от государственных и муниципальных органов и организаций, в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 19.04.2016 № 724-р, при проведении документарных проверок.
Это сведения:
- о задолженности по налогам, страховым взносам, пеням и штрафам;
- из ЕГРН, ЕГРЮЛ, ЕГРИП и некоторых др. реестров;
- бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- о среднесписочной численности работников;
- регистрации физлиц по месту жительства и др.
Материалы, которые могут быть получены от других ведомств, запрещается запрашивать у проверяемых лиц. Это вытекает из абз. 28 п. 7 адмрегламента.
ВАЖНО! Проверяемое лицо вправе ознакомиться со всеми полученными по каналам межведомственного взаимодействия материалами на основании п. 7.1 ст. 18 закона № 294-ФЗ, абз. 17 п. 7 адмрегламента.
Пределы проверки документов трудинспекцией: возможности и ограничения
В соответствии с подп. «б» п. 13 положения № 875 инспекторы вправе запрашивать и безвозмездно получать документы, объяснения и информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций. Таким образом, право получать материалы не является неограниченным.
Ограничения этого полномочия можно сгруппировать следующим образом:
- Ограничение по срокам. Право требовать представления каких-либо документов и сведений существует только в рамках проводимой проверки. Запрещается направлять запросы до начала проверки (абз. 29 п. 7 адмрегламента), а также превышать сроки проверки без соблюдения установленной процедуры продления (абз. 26 п. 7 адмрегламента).
- Ограничение по объему, основанное на целях проверки. Должностные лица Роструда не имеют права проверять выполнение обязательных требований, не относящихся к их компетенции, и требовать представления материалов, не являющихся объектами проверки или не относящихся к ним, а также не вправе изымать оригиналы (абз. 22, 23 п. 7 адмрегламента).
- Ограничение по предмету (применимо только к плановой проверке).
ВАЖНО! Плановая проверка ограничивается перечнем вопросов, включенных в чек-листы (п. 8 положения № 875).
В соответствии с п. 7 Общих требований…, утв. постановлением Правительства от 13.02.2017 № 177, формы проверочных листов могут быть использованы для создания сервисов по самопроверке соблюдения обязательных требований.
Документы для плановой или внеплановой проверки трудинспекции
Приказом № 655 утверждены для проверки темы:
- Общие (№ 1–37, 100): проверка порядка приема на работу (список вопросов № 1), содержание трудовых договоров (список № 2) и др. Под параметры проверки по этим темам подпадает большинство работодателей.
- Отраслевые (№ 38–107): охрана труда в ЖКХ (№ 38) и др. Эти списки посвящены в основном вопросам охраны труда по разным видам работ. Исключением является список № 107, содержащий вопросы по гарантиям медработникам. Можно предположить, что список будет дополнен, поскольку по некоторым видам работ и гарантиям имеются явные пробелы. Например, для проверки соблюдения гарантий для работников образования также возможна разработка отдельного чек-листа.
При подготовке к проверке необходимо учитывать, что по каждому из вопросов нужно будет представить документ, подтверждающий выполнение требования. Рассмотрим примеры.
Чек-лист № 1: прием на работу
Если ориентироваться строго по вопросам списка, нужно представить:
- Трудовые договоры (об их содержании и основных требованиях вы узнаете из статьи на сайте Трудовой договор с испытательным сроком по ТК РФ). К этой же категории относится договор с руководителем (см. статью Трудовой договор с генеральным директором (образец)). Информация о том, нужно ли представлять документы о продлении полномочий, отсутствует, однако целесообразно их также подготовить (подробности — в материале Как правильно оформить кадровые документы при продлении полномочий генерального директора).
- ЛНА, предусматривающий прохождение медосмотров (при его наличии), договор с медицинской организацией, журнал учета выдачи направлений и др. документы, подтверждающие прохождение медосмотров (см. подробнее в статье Периодический медосмотр работников предприятия).
- Гражданско-правовые договоры (ГПД).
- Приказы о приеме на работу.
- Листы (журналы) ознакомления с ЛНА (см. статью Лист ознакомления с ЛНА - образец).
Одна из сложнейших тем проверки — зарплата, вопросы ее начисления и выплаты.
Какие документы нужны трудовой инспекции для проверки начисления и выплаты зарплаты (чек-листы № 7, 17)
Для проверки по чек-листу № 7 нужно подготовить:
- ЛНА по системе оплаты труда: положение об оплате труда, положение о премировании и др. (подробности — в статье Какие есть виды зарплаты и формы оплаты труда, Является ли премия составной частью зарплаты?).
- Документы по расчетным листкам: приказ об утверждении, журнал выдачи (см. статью Когда выдается расчетный лист по зарплате?).
- Документы по учету рабочего времени для установления переработок (см. статью Как составить график учета рабочего времени сотрудников?).
- Документы по выплате зарплаты: трудовые договоры, ведомости по начислению зарплаты (расчетную ведомость по ф. Т-51, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1, платежную ведомость по ф. Т-53, расчетно-платежную ведомость по ф. Т-49 и др. подтверждающие документы). Подробнее о подтверждаемых обстоятельствах читайте в статье Порядок выплаты зарплаты по ТК.
- Приказы по удержаниям и приложения к ним (см. статью Какие существуют удержания из зарплаты?).
Кроме того, необходимо представить документы, подтверждающие дополнительные выплаты в пользу работников, причитающиеся по различным основаниям (см. подробнее в статье Надбавки к зарплате – доплаты и компенсации).
Внеплановая проверка
Внеплановая проверка трудинспекции проводится по основаниям, перечисленным в ст. 360 ТК РФ. Перечень оснований закрытый, но может быть расширен (см. на нашем сайте сообщение о законопроекте): жалобы работников, сообщения и др.
Пределы внеплановой проверки законодательством не регламентированы. Ее цель — проверка доводов и фактов, изложенных в поступившем документе. Для выполнения этой задачи проверка может быть проведена в документарной либо выездной форме.
Срок и порядок представления документов по запросу или требованию трудовой инспекции
Порядок и сроки представления документов при документарной проверке регламентированы законом № 294-ФЗ и адмрегламентом:
- В течение 10 рабочих дней после получения запроса проверяемое лицо обязано представить в трудинспекцию запрошенные документы (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 52 адмрегламента).
- Запрос должен быть мотивированным (п. 5 ст. 11 закона № 294-ФЗ).
- Документы представляются только в виде копий, заверенных подписью и печатью (при наличии) проверяемого лица (п. 52 адмрегламента).
- При выявлении противоречий у проверяемого лица в таком же порядке запрашиваются объяснения (п. 8 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).
ВАЖНО! Непредставление запрашиваемых материалов в 10-дневный срок является основанием для привлечения к административной ответственности по ст. 19.7 КоАП РФ и перехода к выездной проверке проверяемого лица.
При выявлении признаков нарушений руководитель трудинспекции вправе назначить выездную проверку в отношении этого же лица (п. 10 ст. 11 закона № 294-ФЗ, п. 53 адмрегламента).
При выездной проверке инспектор вправе знакомиться с любыми документами, связанными с целями, задачами и предметом данной проверки (п. 5 ст. 12 закона № 294-ФЗ).
***
Итак, в настоящее время проверка трудовой инспекции ограничена как во временных пределах, так и по объему. При этом исследуются документы, в которых можно найти ответы на вопросы из чек-листов (в плановом порядке) либо подтверждение фактов или доводов из поступившего обращения (при внеплановой проверке). Перечни таких документов отсутствуют. Документы по запросу трудовой инспекции представляются только в виде заверенных копий.