Образец написания делового письма

Общие положения об официальных письмах

В действующих нормативных правовых актах даются различные определения того, что следует понимать под письмами. В частности, указывается, что письма — это обобщенное наименование документов различного содержания, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами (п. 2 Инструкции по делопроизводству в ЦИК РФ, утв. постановлением ЦИК РФ от 20.01.2016 № 321/1831-6).

Следует учитывать, что официальное письмо представляет собой не любое письмо, а только то, что используется для формального делового общения.

Правила оформления деловых писем, наряду с оформлением уставов, положений, инструкций и иных документов, определяются ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Помимо прочего, в указанном ГОСТе установлены правила нумерации документов и применяемых размеров шрифтов.

В следующем разделе статьи будет представлен образец делового письма и приведен пример заполнения такого образца официального письма.

Отдельные случаи направления писем госорганам, частным компаниям и гражданам описаны в наших статьях:

• «Образец письма приставам с сообщением об увольнении сотрудника»;
• «Гарантийное письмо на поставку товара - образец»;
• «Составляем гарантийное письмо о приеме на работу - образец».

Образец и пример делового письма

Деловое письмо составляется следующим образом:

• если оно направляется организацией, то оформляется на бланке с проставлением даты и исходящего номера, при этом если оно направляется в ответ на другое письмо, то также указывается исходящий номер полученного письма;
• письмо гражданина оформляется без использования бланка и исходящего номера, однако также датируется;
• в письме указывается адрес направления письма и наименование адресата;
• если известен конкретный получатель письма, то его имя и отчество (фамилия и инициалы) указываются в обращении;
• в деловом письме описывается ситуация, которая послужила основанием для его составления, также может быть дана вводная отсылка, указывающая на связь ситуации с необходимостью направления письма («нами было получено...», «от ... стало известно», «на основании договора ___» и т. д.);
• описываются ожидаемые от адресата действия («просим разобраться», «оказать содействие», «предоставить информацию» и пр.);
• перечисляются прилагаемые к письму документы;
• письмо подписывается, и приводится расшифровка подписи, а также должность и при необходимости подтверждение полномочий подписанта.

Образец делового письма можно скачать по ссылке: Деловое письмо - образец. Пример делового письма можно скачать по ссылке: Деловое письмо - пример.

О составлении писем, касающихся возникновения и прекращения договорных отношений, читайте в статьях:

• «Образец содержащего оферту письма»;
• «Составляем письмо о расторжении договора - образец».

Как написать деловое письмо: некоторые особенности

В предыдущем разделе статьи был приведен образец - как написать деловое письмо, а также представлен пример делового письма. Помимо изложенного, необходимо иметь в виду следующее:

• В качестве примера написания делового письма можно использовать письма, направляемые госорганами. Говоря о статусе таких писем, следует отметить, что, несмотря на то, что они являются, по сути, разъяснениями, которыми руководствуются нижестоящие органы, а также граждане и организации, как правило, они содержат указание на то, что носят сугубо информационно-справочный характер и не препятствуют иному пониманию и применению правовых актов (например, письмо ФНС РФ «О критериях разграничения видов имущества…» от 01.10.2018 № БС-4-21/19038@).
• Если письма направляются в ответ на иные заявления и письма, они должны содержать четкие ответы на поставленные вопросы. Указанное касается прежде всего официальных писем, направляемых госорганами, когда несоблюдение такого правила может привести к процедуре судебного обжалования действий или бездействия органов публичной власти, но представляется, что указанное должно соблюдаться и в частной деловой переписке.

Примеры официальных писем при наличии реальной или потенциальной конфликтной ситуации между контрагентами приведены в наших статьях:

• «Образец претензионного письма о невыполнении условий договора»;
• «Образец письма с отказом от заключения договора».

Деловая переписка в гражданском процессуальном праве

Деловые письма могут служить не только средством общения, но и доказательством в суде в случае судебного спора. Так, согласно ч. 1 ст. 71 Гражданского процессуального кодекса РФ (далее — ГПК РФ) помимо актов, договоров и других документов письменным доказательством может выступить деловая корреспонденция, которая:

• получена в том числе с помощью факсимильных, электронных и иных средств связи, включая интернет;
• подписана электронной подписью или иным способом, позволяющим установить достоверность письма.

Согласно ч. 2 ст. 71 ГПК РФ в суде письма представляются в виде оригиналов или надлежащим образом заверенных копий. В отдельных случаях представление именно оригинала является обязательным. Подробнее об электронной переписке как доказательстве в суде читайте в нашей статье «Электронная переписка может быть доказательством в суде».

Деловая переписка в арбитражном процессуальном праве

Деловую переписку к письменным доказательствам относит и ч. 1 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ (далее — АПК РФ).

При этом следует учитывать ряд нюансов составления и направления деловой корреспонденции, выявленных в судебной практике:

• телеграмма может быть не принята в качестве надлежащего доказательства, если отчество получателя в ней приведено неверно, а адрес был указан без надлежащей конкретизации (постановление АС ВВО от 29.05.2018 № Ф01-1771/2018 по делу № А43-14501/2017);
• если суд на основе заявления о фальсификации доказательств в результате визуального сравнения придет к выводу о том, что подписи в переписке не совпадают, не назначая при этом экспертизу, указанное может свидетельствовать о преждевременности вывода суда относительно недостоверности доказательств и привести к отмене судебного акта при рассмотрении дела в вышестоящей инстанции (постановление АС ВСО от 14.09.2018 № Ф02-2841/2018 по делу № А19-8929/2016).

Подобнее о доказательствах в арбитражном процессе см. в наших статьях:

• «Доказательства в арбитражном процессе (особенности)»;
• «Заявление о фальсификации доказательств в арбитражном процессе».

***

Итак, в настоящей статье был представлен образец для написания делового письма и отмечены некоторые нюансы составления таких писем.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!