Уплата налога на доходы физлиц с компенсации за неиспользованный отпуск и отражение сведений в справке 2-НДФЛ
Закон разрешает работодателю заменять отпуск выплатой компенсации:
- при увольнении работника (ст. 127 Трудового кодекса);
- во время работы, если компенсируется часть отпуска свыше 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ);
- в случае смерти работника.
Основание для выплаты — приказ руководителя, который составляется в свободной форме. Издается он по заявлению работника. При этом ряду категорий сотрудников предписано использовать предназначенные для отдыха дни полностью (согласно ч. 3 ст. 126 ТК РФ беременным женщинам и др.).
Как правило, выплаты организации в пользу работника облагаются налогом на доходы физлиц (НДФЛ). Облагается ли НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск? Освобождается от налога ряд видов дохода работника, они описаны в наших статьях: Какие есть виды компенсационных выплат?, Порядок оформления выходного пособия при увольнении.
Но для отпускной компенсации установлено исключение: она подпадает под НДФЛ по ставке 13% в общеустановленном порядке (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Эта выплата не является отпускными, и срок уплаты налога по ней определяется по общему правилу — следующий день после выдачи денег (п. 6 ст. 226 НК РФ).
В справке 2-НДФЛ компенсация за неиспользованный отпуск отражается по коду доходов 4800 «Иные доходы» (прил. 1 к приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@). Приведенные нормы относятся к выплатам при увольнении и в течение работы (при длительности отпуска, превышающей стандартную продолжительность 28 дней).
Когда отпускная компенсация НДФЛ не облагается
Существует только 1 ситуация, когда выплата отпускной компенсации не подпадает под НДФЛ.
Выплаты, причитающиеся работнику на день его смерти, осуществляются в пользу членов его семьи, поскольку трудовые отношения прекращаются (п. 6 ч. 1 ст. 83, ст. 141 ТК РФ). К числу подобных сумм относится и отпускная компенсация. НДФЛ не облагается наследуемое имущество, в т. ч. в денежной форме, за исключением авторского вознаграждения (п. 18 ст. 217 НК РФ).
На основании вышеприведенных норм Минфин РФ в письме от 24.04.2017 № 03-15-06/24374 пришел к выводу, что выплата отпускной компенсации близким умершего сотрудника под НДФЛ не подпадает.
Об ином обложении отпускной компенсации рекомендуем узнать из статьи Облагается ли компенсация за неиспользованный отпуск страховыми взносами?.
Компенсация за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ
Наряду с другими налогооблагаемыми выплатами, отпускная компенсация должна быть отражена в ф. 6-НДФЛ. При этом нужно учитывать, что налог с отпускной компенсации подлежит удержанию при выплате (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ) и перечисляется в течение следующего дня (абз. 1 п. 6 ст. 1 226 НК РФ).
Предположим, что 26.12.2017 работнику была выплачена зарплата 100 руб. (удержан налог 13 руб.) и отпускная компенсация 200 руб. (удержан налог 26 руб.). Исходя из п. 4.2 порядка заполнения…, утв. приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@, расчет по ф. 6-НДФЛ заполняется построчно:
- 100 — дата выплаты (по факту): 26.12.2017;
- 110 — дата удержания налога (совпадает со строкой 100): 26.12.2017;
- 120 — срок уплаты налога: 27.12.2017;
- 130 — общая сумма дохода с налогом: 100 + 13 + 200 + 26 = 339 руб.;
- 140 — НДФЛ: 13 + 16 = 39 руб.
Как видно из примера, требования по срокам выплаты и уплаты НДФЛ с зарплатой не различаются, поэтому их можно отразить суммарно. Соответственно, если компенсация выплачивается в течение периода работы, она отражается отдельно, по дате фактической выдачи денег сотруднику на руки. При наличии выплаты, которая облагается НДФЛ в другой срок (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК РФ), по ней отдельно нужно воспроизвести и заполнить те же строки формы, объединить ее с отпускной компенсацией нельзя.
Данные расходы уменьшают прибыль (см. письмо Минфина РФ от 05.05.2016 № 03-03-06/1/25976).
***
Итак, по общему правилу на сумму выплаченной отпускной компенсации должен быть начислен и уплачен НДФЛ. Исключением является ситуация, когда она выплачивается близким умершего работника. В ф. 6-НДФЛ эта выплата отражается суммарно с зарплатой, поскольку подлежит выдаче одновременно с ней, и НДФЛ уплачивается в такой же срок.