Когда можно вернуть излишне начисленную и выплаченную заработную плату
В ч. 4 ст. 137 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) содержится исчерпывающий список ситуаций, когда может быть взыскана излишне выплаченная зарплата работнику. Это:
- счетная ошибка;
- вина работника в невыполнении им норм труда или простое;
- неправомерные действия работника.
Определение понятия «счетная ошибка» в действующем законодательстве не содержится, но можно ориентироваться на разъяснение, данное Рострудом в письме № 1286-6-1: это арифметическая ошибка, т. е. допущенная при проведении арифметических расчетов.
Технический сбой в программе, начисляющей зарплату, может признаваться счетной ошибкой, а может и нет. Судебная позиция по этому вопросу противоречива:
- Согласно апелляционному определению Свердловского областного суда по делу № 33-7642/2016 технические ошибки счетными не являются.
- В определении Самарского областного суда № 33-302/2012 говорится о том, что арифметическая ошибка возникает при ручном счете, а техническая (сбой программного обеспечения) — при автоматизированном. В обоих случаях это является счетной ошибкой.
Если речь идет о виновных действиях работника, необходимо оформить документы, подтверждающие данный факт: зафиксировать простой актом, сообщить в полицию о факте хищения средств бухгалтером, начислившим себе лишнюю зарплату.
Как вернуть неправильно выплаченную зарплату
У работодателя имеется 3 варианта возврата излишне начисленной и выплаченной заработной платы:
- Договориться с работником о добровольном внесении последним лишних денег в кассу предприятия.
- С согласия работника производить удержания из его зарплаты.
- Обратиться в суд для принудительного взыскания долга с работника.
В любом случае при обнаружении переплаты составляется акт, где фиксируется факт ошибки и сумма излишне выплаченной ЗП.
ВАЖНО! Из положений ст. 137 ТК РФ и анализа судебной практики можно определить ситуации, в которых счетная ошибка не возникает. Это оплата отпуска более длительной продолжительности, выплата премии в большем размере, получение двойной зарплаты (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 и т. д.).
Копия акта и уведомление о необходимости вернуть излишне полученную зарплату направляются работнику.
Работник либо вносит средства в кассу по приходно-кассовому ордеру, либо дает согласие на удержания из зарплаты.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Список оснований для произведения удержаний из зарплаты является закрытым, счетная ошибка и простой либо невыполнение работником обусловленных договором норм труда в этот список входят (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Согласно письму Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 от работника должно быть получено письменное согласие о перечислениях из его ЗП в пользу организации на основании того, что он получил больше, чем должен был, в результате счетной ошибки. Тогда у работодателя появится право на издание приказа об удержаниях из зарплаты (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).
Как отразить возврат зарплаты в бухгалтерском учете
В бухгалтерском учете ситуация, когда работнику была излишне начислена и перечислена зарплата, а потом он вернул излишек обратно предприятию, выглядит следующим образом.
Операция |
Дт |
Кт |
Сумма (пример, руб.) |
Начислена зарплата |
26 |
70 |
25 000 |
Удержан НДФЛ |
70 |
68 |
3 250 |
Выдана/перечислена зарплата сотруднику |
70 |
50/51 |
21 750 |
Сторно суммы заработной платы |
26 |
70 |
–5 000 |
Сторно НДФЛ |
70 |
68 |
–650 |
Излишек перенесен на прочие расчеты с персоналом |
73 |
70 |
4 350 |
Сотрудник внес излишне выплаченную зарплату в кассу или на расчетный счет предприятия |
50/51 |
73 |
4 350 |
Если работник дал согласие на проведение удержания из зарплаты, такое удержание проводится так: Дт 70 Кт 73. По счету 73 открывается субсчет по соответствующей ситуации.
Бухгалтеру, минусующему с начисленной работнику зарплаты долг перед организацией, следует помнить положение ч. 1 ст. 138 ТК РФ, согласно которому с одной зарплаты можно удержать не больше 20% от суммы выплаты.
Как отразить в бухгалтерском учете заработную плату, излишне выплаченную при увольнении работника, и соответствующие ей суммы НДФЛ и страховых взносов, читайте в готовом решении КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.
Акт об обнаружении счетной ошибки, уведомление работника, приказ об удержании с зарплаты
Для фиксирования юридического факта счетной ошибки составляется комиссионный акт. В состав комиссии можно включить главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и др.
В акте указывается, где, когда и кем была обнаружена ошибка, причина ее совершения, размер излишне выплаченной заработной платы. Акт составляется в 2 экземплярах, его подписывают все члены комиссии.
Один экземпляр акта вручается/отправляется работнику вместе с уведомлением о необходимости вернуть излишне полученную ЗП. В уведомлении указывается сумма и дата, до которой долг нужно погасить.
В ответ на полученное уведомление работник вносит деньги на счет организации либо дает свое согласие на удержание из зарплаты в погашение долга.
В течение месяца после истечения срока, данного на добровольное внесение средств в кассу / на расчетный счет фирмы, работодатель издает приказ об удержании из зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Приказ содержит:
- поручение бухгалтеру совершать удержания;
- Ф. И. О. и должность сотрудника-должника;
- размеры удержаний;
- основание для совершения этих операций.
Отказ или молчание работника в ответ на уведомление не дают права высчитывать с него излишне уплаченную зарплату. В таком случае работодателю остается только судебный порядок взыскания переплаты.
Взыскивается ли излишне выплаченная уволенному работнику зарплата
Излишне выплаченная уволенному работнику заработная плата взыскивается в том же порядке, что и с работающего: составляется акт об обнаружении счетной ошибки и отправляется уведомление о необходимости погасить задолженность. Но вместо удержания с зарплаты пишется предупреждение об обращении в суд в случае отказа вернуть деньги в добровольном порядке.
Чаще всего уволенный работник отказывается возвращать лишние деньги, и работодателю приходится обращаться в суд.
Ч. 3 ст. 392 ТК РФ в таком споре не применяется, т. к. работник не совершал неправомерных действий, в результате чего работодатель понес ущерб.
В этом случае судебное разбирательство будет происходить на основании гражданского законодательства, а именно ст. 1102, п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ (взыскание неосновательного обогащения вследствие счетной ошибки).
Исковая давность общая — 3 года с даты, до которой бывший работник должен был вернуть деньги.
Можно ли взыскать переплату с виновного бухгалтера
У работодателя есть возможность привлечения к материальной ответственности бухгалтера, поскольку в результате его некорректных действий и невозможности взыскания излишне перечисленных средств с работника организация понесла ущерб.
Здесь возможны 2 варианта:
- Если с бухгалтером подписан договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 ТК РФ, с него взыскивается вся сумма переплаты.
- Если договор о материальной ответственности с бухгалтером не заключен, то ущерб с него взыскивается в порядке ст. 238 ТК РФ в пределах одной среднемесячной зарплаты.
Как указывается в письме Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, материальная ответственность возможна только при совпадении следующих условий:
- противоправного деяния;
- причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
- виновного отношения к содеянному.
В любом случае должен быть составлен акт, в котором указывается размер ущерба и причина его возникновения (ст. 247 ТК РФ).
Распоряжение об удержании с зарплаты бухгалтера в возмещение ущерба выносится работодателем в течение месяца со дня составления акта.
Если месяц прошел или бухгалтер не согласен гасить долг свыше среднемесячной зарплаты, взыскание происходит в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Итак, возврат заработной платы, излишне уплаченной работающему или уже уволенному сотруднику, возможен в случаях, прямо указанных в законе. Таковыми являются счетная ошибка, невыполнение работником норм труда, совершение им неправомерных действий, приведших к необоснованному увеличению зарплаты.
Работодатель может требовать возврата денег как в добровольном, так и в судебном порядке. Если возвратить средства не удалось, нанесенный организации ущерб покрывает бухгалтер, допустивший ошибку.
Приказ об удержании из заработной платы можно составить в произвольной форме с соблюдением требований, предъявляемых п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Среди них:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В Вашем случае в тексте приказа следует указать: «Удержать из заработной платы __________ (ФИО, должность) излишне выплаченную сумму _______ рублей. Удержание произвести из заработной платы за _____ месяц 2017 г. Основание: заявление работника, копия расчетного листка».
Кроме того, рекомендуем Вам к прочтению статью Образец приказа о перерасчете заработной платы, в которой Вы сможете найти необходимые Вам образцы документов.