Лицевые счета работников по заработной плате
Названная документация предназначается для фиксации всех видов начисленных и удержанных сумм на ежемесячной основе, а также выплат, производимых в течение года в отношении конкретного сотрудника.
Лицевой счет относится к первичной документации и заполняется бухгалтером в отношении каждого сотрудника отдельно.
Основаниями для его заполнения являются первичные документы, в которых учтены выработка и исполненные работы, отработанное время и документация на конкретные виды работ.
Обратите внимание! В настоящей статье мы говорим о лицевом счете работника как о специальном бухгалтерском документе. Вместе с тем аналогичное понятие имеется и в банковской сфере. Об этом подробно рассказано в нашей статье Что такое лицевой счет в банке — понятие и структура
Как заполнить форму Т-54
Форму Т-54 можно условно разделить на два раздела – титульный лист и основная (табличная) часть документа. Рассмотрим заполнение каждого из них отдельно.
Титульный лист Т-54
В верхней части титульного листа указываются реквизиты компании-работодателя – наименование, код ОКПО и структурное подразделение, в котором трудится сотрудник, например, отдел логистики, бухгалтерия, отдел продаж и так далее.
В табличной части необходимо заполнить следующие сведения:
- номер документа, который присваивается при его создании;
- расчетный период, который обычно начинается с даты приема сотрудника на работу, при этом конечную дату можно оставить открытой, если документ будет вестись от приема до увольнения человека;
- категория персонала, например, ведущий специалист, руководитель;
- личные данные работника – Ф.И.О., табельный номер, дата рождения, ИНН, СНИЛС, код места жительства, семейное положение, количество детей, дата поступления на работу.
Табличная часть Т-54
Основная часть формы Т-54 включает в себя несколько таблиц со сквозной нумерацией колонок. Рассмотрим заполнение по колонкам.
Колонки 1-8. Они заполняются при трудоустройстве и содержат официальную информацию, которую можно перенести из приказа о приеме на работу. В пятой колонке «Условия труда» необходимо указать количество часов и дней в рабочей неделе, а не нормальные/опасные/вредные условия труда.
Колонки 9-16. В них делаются «отпускные» отметки. Информацию для заполнения можно также взять из соответствующих приказов.
Колонки 17-21 касаются удержаний из зарплаты сотрудника:
- вид удержания – чаще всего это удержания по исполнительным листам;
- период удержания – как долго будет взыскиваться необходимая сумма, например, с 01.02.2021 по 31.08.2021;
- сумма удержания – указывается общая сумма (задолженность) по исполнительному листу;
- размер удержания – сумма, которая удержана в конкретном месяце.
В колонке 22 проставляется сумма стандартных налоговых вычетов, на которые имеет право сотрудник.
Колонки 23-37 предназначены для учета отработанного времени и соответствующих начислений. Здесь идет разбивка по месяцам. То же самое касается и колонок 39-46 и 47-49. В них проставляются удержанные налоги и подводятся итоги по суммам к оплате.
В колонке 38 указывается выданная работнику зарплата за первую половину месяца (аванс).
Форма и срок хранения лицевого счета по заработной плате (скачать бланк)
Существуют 2 типовые формы данного документа, утвержденные постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении…» от 05.01.2004 № 1:
- Т-54 — для фиксации всех видов начислений, удержаний и выплат на бумажном носителе вручную.
- Т-54а — для использования при автоматизированной обработке сведений с помощью специальных программ. В структуру формы включены т. н. условно-постоянные реквизиты (например, Ф. И. О. работника, табельный номер, наименование работодателя и т. д.), которые заполняются автоматически, а различные категории выплат и удержаний обозначены с помощью специальных кодов.
Поскольку с 01.01.2013 применение унифицированных форм для частных организаций не является обязательным (см. информацию Минфина России «О вступлении в силу…» от 04.12.12 № ПЗ-10/2012), частные организации могут применять свои формы лицевого счета.
Унифицированные формы можно скачать по данным ссылкам: Форма Т-54 - образец. Форма Т-54а - образец.
Важно! Форма лицевого счета может быть и произвольной, однако в ней так или иначе должны отражаться обязательные реквизиты первичного учетного документа (см. п. 2 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Срок хранения рассматриваемого в настоящей статье вида документа в общем случае составляет 75 лет для документов, законченных до 01.01.2003 и 50 лет для документов, законченных позднее (п. 296 Перечня типовых управленческих архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Однако часть документов может быть отнесена к категории постоянного хранения.
***
Итак, лицевой счет сотрудника — это учетный бухгалтерский документ, предназначенный для отражения на ежемесячной основе всех начислений, выплат и удержаний в отношении конкретного работника за год.
Может вестись в произвольной форме, содержащей, тем не менее, необходимые атрибуты первичного учетного документа.