Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Каков срок хранения графика отпусков в организации?

Срок хранения графика отпусков в организации подразумевает определенный период, в течение которого график отпусков находится в делопроизводстве компании и не подлежит уничтожению. Из содержания данной статьи вы узнаете, сколько и где именно хранится график отпусков.

Сколько хранится график отпусков в организации 

Для ответа на вопрос, сколько хранится график отпусков в организации, необходимо обратиться к приказу Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень). В п. 453 данного Перечня определен следующий срок хранения графика отпусков — 3 года. 

Началом отсчета указанного периода принято считать 1 января года, наступающего после истечения срока действия графика. Исходя из этого, график, принятый на 2021 год, будет храниться в организации на протяжении 2022 - 2024 годов. Уничтожить его можно будет только после наступления 01.01.2025.

Однако срок в 3 года применим только к тем графикам, которые утверждены подписью руководителя на самом графике, но не приказом по предприятию. О хранении графиков, утвержденных приказом, читайте далее.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и более длительный срок при соблюдении правил его секретности и сохранности. Данное действие не является нарушением. 

Как уничтожить график отпусков по истечения срока хранения? Мы ответили на этот вопрос:

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения Подробнее

Какой срок хранения имеет график отпусков, утвержденный приказом 

П. 434 вышеуказанного Перечня определяет, каков срок хранения графика отпусков, являющегося приложением к приказу.

Так, по общему правилу приказы, касающиеся личного состава, и приложения к ним подлежат хранению в течение 75 лет. Документы о дисциплинарных наказаниях, ежегодных оплачиваемых днях отдыха, учебных отпусках и др. хранятся в организациях на протяжении 5 лет. 

Штраф за нарушение срока хранения графика отпусков

Важно! За несоблюдение порядка хранения документов лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Так, за уничтожение графика отпусковраньше положенного срока должностное лицо будет обязано уплатить штраф в размере от 3 000 до 5 000 руб., организация 5 000 - 10 000 руб.  

Где должен храниться график отпусков 

График отпусков - не просто график, это важный локальный акт, как закон для отдельной организации. График отпусков содержит данные об отпусках всех наличествующих сотрудников на будущий календарный год. Он утверждается либо подписью директора, либо отдельным приказом гв срок не позднее чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 Трудового кодекса РФ).

Обратите внимание! Вы не найдете особых правил хранения графика отпусков в законе. Однако очевидно, что график содержит персональные данные работников, а они должны охраняться (закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Поэтому место хранения графика отпусков должно обеспечивать секретность доступа к файлам, их целостность.

Приказ об утверждении графика отпусков - образец Подробнее

Так, оригинал графика на бумажном носителе может храниться:

  • в помещении кадровой службы, в отдельном стальном ящике, шкафу, сейфе или ином предмете мебели, запирающемся на замок;
  • среди других документов в шкафу, расположенном в специально обустроенной комнате, доступ куда предоставляется только по пропускам. 

Штраф за неправильное хранение графика отпусков

Поскольку график содержит персональные данные, за нарушение правил его хранения (если не ограничен несанкционированный доступ к данным) работодатель понесет штраф в размере 50 000 - 100 000 руб. (организация) или 20 000- 40 000 руб. (ИП), а ответстенное должностное лицо могут оштрафовать на 8 000 - 20 000 руб. 

Цели хранения графика отпусков 

В каких случаях может потребоваться ГО, потерявший свою актуальность, однако хранящийся в кадровой службе на протяжении 3 лет? Например:

  • для составления на его основе нового ГО на следующие годы;
  • при возникновении конфликта между работодателем и работником по поводу порядка использования последним его дней отдыха, в том числе в случае самовольного ухода работника в отпуск;
  • в случае выявления ошибок при утверждении приказов о предоставлении работникам дней отдыха;
  • при неправильном расчете отпускных бухгалтерией;
  • для планирования дней отдыха на будущие периоды;
  • с целью анализа статистики в отношении спланированных дней отдыха работников и дней, которые были использованы ими по факту;
  • в случае проверки деятельности организации государственными органами.

О том, в какой форме составить график отпусков, рассказывает КонсультантПлюс в готовом решении. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Как уничтожается график отпусков 

Обратите внимание! Порядок уничтожения ГО имеет свои особенности. Так, простая утилизация документа (измельчение вручную или на шредере, сжигание и т. д.) не будет правомерной.

Для уничтожения архивных документов необходимо участие специальной комиссии, которая занимается выборкой бумаг с истекшими сроками хранения. Порядок деятельности комиссии регулируется приказом директора.

Данная комиссия устанавливает перечень бумаг, подлежащих уничтожению, и составляет отдельный акт, на основании которого просроченные бумаги, в том числе ГО, утилизируются. Акт об уничтожении документов должен быть подписан главой организации (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, принятых решением коллегии Росархива от 06.02.2002).

В акте обычно содержатся следующие сведения:

  • название документа с истекшим сроком хранения;
  • период его хранения;
  • порядок и сроки его утилизации. 

Еще больше информации о графике отпусков вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

*** 

Подведем итоги. Если вы утверждали график отпусков не самостоятельным приказом, а просто подписью руководителя под грифом "Утверждаю", то хранить его нужно 3 года. Если график отпусков утвержден самостоятельным приказом, то он является приложением к приказу и хранится в течение 75 лет.

Источники:
Перечень типовых управленческих документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить