Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Журнал регистрации трудовых договоров - образец его может понадобиться для упорядочения ведения документации в области кадрового дела. Для чего он нужен и как его составить, расскажем в нашей статье.
Журнал регистрации трудовых договоров - образец
Фото: Фотобанк Лори

Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 

Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров? Закон не обязывает его вести напрямую.

Но мы расскажем, почему без журнала не обойтись:

  • он позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
  • будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.
  • журнал очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.

Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде. На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Для того, чтобы выбрать форму журнала, следует определиться с целью ведения документа. Если он будет применяться чисто в информативных целях, например, для контроля за сроками действия трудовых договоров, то компании будет достаточно ведения электронного журнала.

Если работодатель будет использовать его для доказательства выдачи документов на руки сотрудников в суде, в ходе трудовых споров или при проведении проверок, то целесообразно вести бумажный вариант. В этом случае журнал оформляется по стандартам делопроизводства - прошивается, нумеруется и заверяется подписью руководителя компании.

Правила ведения журнала 

Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.

На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:

  • номер по порядку;
  • Ф. И. О. ответственного лица;
  • должность;
  • период времени;
  • документ-основание;
  • подпись ответственного лица. 

Важно! Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала. 

Важно! Срок хранения такой документации, созданной до 01.01.2003, составляет 75 лет, позднее - 50 лет (п. 463 перечня типовых управленческих документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). 

 

Где бесплатно скачать образец журнала 

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

  • номер по порядку;
  • дата заключения трудового договора;
  • номер договора;
  • персональные данные лица;
  • профессия (должность);
  • структурное подразделение предприятия;
  • дата заключения договора;
  • дата расторжения;
  • характер деятельности работника;
  • дополнительные соглашения;
  • примечания.

Например, он может выглядеть так:

№ п/п

Дата заключения трудового договора

Номер договора

ФИО

сотрудника

Структурное подразделение предприятия

Дополнительные соглашения

Примечания

1

10.09.2020

159

Иванов Петр Сидорович

Гараж

 

Договор заключен на неопределенный срок

 Скачать образец журнала регистрации можно по ссылке: Образец журнала регистрации трудовых договоров. 

Как исправить ошибку в журнале регистрации 

Исправления в журнал регистрации нужно вносить таким образом, чтобы ошибочно внесенную запись можно было легко прочитать. Поэтому использовать корректоры-замазки, клейкие корректирующие ленты и сплошное зачеркивание нельзя. Новая запись вносится здесь же, под тем же порядковым номером.

При этом сотрудник, которые ведет журнал, в графе "Примечание" должен сделать отметку о внесении исправлений, например,  "Исправлено в графе "Должность" 21.06.2021 И.А. Иванова".

***

Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.

Источники:
приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 № 236
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить