Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров? Наличие на предприятии такого журнала позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
Так, благодаря этому журналу будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.
Его очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.
Обратите внимание! Несмотря на всю пользу указанного документа, его наличие на предприятии необязательно.
Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде. На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.
Важно! Срок хранения такой документации, созданной до 01.01.2003 составляет 75 лет, позднее - 50 лет (п. 463 перечня типовых управленческих документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Правила ведения журнала
Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.
На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:
- номер по порядку;
- Ф. И. О. ответственного лица;
- должность;
- период времени;
- документ-основание;
- подпись ответственного лица.
Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала.
Где бесплатно скачать образец журнала
Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:
- номер по порядку;
- дата заключения трудового договора;
- номер договора;
- персональные данные лица;
- профессия (должность);
- структурное подразделение предприятия;
- дата заключения договора;
- дата расторжения;
- характер деятельности работника;
- дополнительные соглашения;
- примечания.
Скачать образец журнала регистрации можно по ссылке: Образец журнала регистрации трудовых договоров.
***
Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.