Журнал регистрации трудовых договоров - образец

Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений 

Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров? Закон не обязывает его вести напрямую.

Но мы расскажем, почему без журнала не обойтись:

• он позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
• будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.
• журнал очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.

Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде. На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.

Для того, чтобы выбрать форму журнала, следует определиться с целью ведения документа. Если он будет применяться чисто в информативных целях, например, для контроля за сроками действия трудовых договоров, то компании будет достаточно ведения электронного журнала.

Если работодатель будет использовать его для доказательства выдачи документов на руки сотрудников в суде, в ходе трудовых споров или при проведении проверок, то целесообразно вести бумажный вариант. В этом случае журнал оформляется по стандартам делопроизводства - прошивается, нумеруется и заверяется подписью руководителя компании.

Правила ведения журнала 

Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.

На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:

• номер по порядку;
• Ф. И. О. ответственного лица;
• должность;
• период времени;
• документ-основание;
• подпись ответственного лица. 

Важно! Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала. 

Важно! Срок хранения такой документации, созданной до 01.01.2003, составляет 75 лет, позднее - 50 лет (п. 463 перечня типовых управленческих документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). 

Где бесплатно скачать образец журнала 

Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:

• номер по порядку;
• дата заключения трудового договора;
• номер договора;
• персональные данные лица;
• профессия (должность);
• структурное подразделение предприятия;
• дата заключения договора;
• дата расторжения;
• характер деятельности работника;
• дополнительные соглашения;
• примечания.

Например, он может выглядеть так:

 Скачать образец журнала регистрации можно по ссылке: Образец журнала регистрации трудовых договоров. 

Как исправить ошибку в журнале регистрации 

Исправления в журнал регистрации нужно вносить таким образом, чтобы ошибочно внесенную запись можно было легко прочитать. Поэтому использовать корректоры-замазки, клейкие корректирующие ленты и сплошное зачеркивание нельзя. Новая запись вносится здесь же, под тем же порядковым номером.

При этом сотрудник, которые ведет журнал, в графе "Примечание" должен сделать отметку о внесении исправлений, например,  "Исправлено в графе "Должность" 21.06.2021 И.А. Иванова".

***

Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.