Назначение журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Нужно ли вообще вести журнал регистрации трудовых договоров? Закон не обязывает его вести напрямую.
Но мы расскажем, почему без журнала не обойтись:
- он позволит подтвердить заключение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним как для внутренних целей, так и в случае судебного спора.
- будет соблюдаться определенный порядок учета документации, хранящейся в архиве предприятия.
- журнал очень удобно использовать при составлении различного рода справок, так как в данный журнал вносятся все реквизиты договоров. Кроме того, на его основании возможно составление различных статистических отчетов.
Допускается вести журнал в свободной форме. Обычно этим занимается сотрудник кадровой службы. Возможно оформление как в бумажном, так и в электронном виде. На практике производится ежегодная замена указанного журнала, но, если договоров немного, можно вести 1 журнал на протяжении нескольких лет.
Для того, чтобы выбрать форму журнала, следует определиться с целью ведения документа. Если он будет применяться чисто в информативных целях, например, для контроля за сроками действия трудовых договоров, то компании будет достаточно ведения электронного журнала.
Если работодатель будет использовать его для доказательства выдачи документов на руки сотрудников в суде, в ходе трудовых споров или при проведении проверок, то целесообразно вести бумажный вариант. В этом случае журнал оформляется по стандартам делопроизводства - прошивается, нумеруется и заверяется подписью руководителя компании.
Правила ведения журнала
Допускается оформление журнала в обычной тетради (с жесткой обложкой), разлинованной на столбцы.
На титульном листе проставляется название документа, дата, когда он начат. На следующем листе указывается информация о лицах, ответственных за его ведение, в том числе:
- номер по порядку;
- Ф. И. О. ответственного лица;
- должность;
- период времени;
- документ-основание;
- подпись ответственного лица.
Важно! Кроме того, необходима нумерация всех страниц журнала.
Важно! Срок хранения такой документации, созданной до 01.01.2003, составляет 75 лет, позднее - 50 лет (п. 463 перечня типовых управленческих документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Где бесплатно скачать образец журнала
Ориентировочно столбцов, в которые вносится информация, около 11. Примерный образец журнала регистрации трудовых договоров должен содержать в себе такую информацию, как:
- номер по порядку;
- дата заключения трудового договора;
- номер договора;
- персональные данные лица;
- профессия (должность);
- структурное подразделение предприятия;
- дата заключения договора;
- дата расторжения;
- характер деятельности работника;
- дополнительные соглашения;
- примечания.
Например, он может выглядеть так:
№ п/п |
Дата заключения трудового договора |
Номер договора |
ФИО сотрудника |
Структурное подразделение предприятия |
Дополнительные соглашения |
Примечания |
1 |
10.09.2020 |
159 |
Иванов Петр Сидорович |
Гараж |
|
Договор заключен на неопределенный срок |
Скачать образец журнала регистрации можно по ссылке: Образец журнала регистрации трудовых договоров.
Как исправить ошибку в журнале регистрации
Исправления в журнал регистрации нужно вносить таким образом, чтобы ошибочно внесенную запись можно было легко прочитать. Поэтому использовать корректоры-замазки, клейкие корректирующие ленты и сплошное зачеркивание нельзя. Новая запись вносится здесь же, под тем же порядковым номером.
При этом сотрудник, которые ведет журнал, в графе "Примечание" должен сделать отметку о внесении исправлений, например, "Исправлено в графе "Должность" 21.06.2021 И.А. Иванова".
***
Ведение журнала регистрации трудовых договоров поможет значительно улучшить функционирование кадровой системы предприятия. Он будет служить юридическим подтверждением наличия трудовых договоров и соглашений к ним. Составляется он в свободной форме и хранится на протяжении длительного времени.