Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Трудовые договоры в электронном виде

Электронные трудовые договоры вслед за электронными трудовыми книжками стали реальностью, но пока могут использоваться в ограниченных случаях. Когда и при каких условиях компании могут перевести в электронный формат трудовые договоры со своими сотрудниками и какую процедуру нужно соблюсти, рассказываем в нашей статье.

Когда трудовой договор может заключаться в электронном виде

Трудовой кодекс РФ официально дополнен нормами об электронном документообороте. Это означает. что можно вести трудовые договоры, издавать приказы и т.п. документы только на электронных носителях, не дублируя их в бумажном виде.

В 2021 электронный трудовой договор не для всех. Он допустим только в двух случаях

  • если работник дал согласие на электронный ТД без дублирования бумажным, 
  • либо если работник трудится дистанционно.

С 2022 года вновь принятых сотрудников, для которых эта работа - первая, можно оформлять на электронный трудовой договор без их согласия.

Договор с дистанционными работниками

По смыслу ст. 56, 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) трудовой договор (далее — ТД) должен быть заключен в виде одного документа в традиционной бумажной форме, собственноручно подписанного сторонами. В качестве исключения ТК РФ допускает заключение ТД путем обмена электронными документами в случае, если работник выполняет работу дистанционным образом (абз. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

Трудовой договор с дистанционным работником Подробнее

Закончен эсперимент с электронным кадровым документооборотом

Эксперимент по ведению кадровой документации в электронном виде (в соответствии с законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ, далее — закон № 122-ФЗ) проводился до 15.11.2021.

 

Список организаций-работодателей, принимавших участие в проведении эксперимента, был утвержден приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 241.

Эсперимент сводился к тому, что и было добавлено в итоге в ТК РФ - оформление трудовых правоотношений толкьо в электронном виде.

Содержание электронного трудового договора

Содержание трудового договора в электронном виде в целом аналогично обычному бумажному (трудовая функция, график работы, заработная плата и т. д.). Однако если этот договор заключается с дистанционным сотрудником, то в нем обязательно должны быть оговорены следующие условия:

  • удаленный формат выполнения им трудовой функции (ч. 2 ст. 57, ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ);
  • нюансы взаимодействия удаленщика с работодателем (отчет о результатах работы, сроки отправки подтверждения получения электронного документа (ч. 3 ст. 312.3 ТК РФ);
  • особенности предоставления отпуска;
  • условие об эксплуатации удаленным работником принадлежащих ему средств и оборудования, а также порядок возмещения расходов за использование трудящимся собственного оборудования и расходных материалов (компьютер, принтер, бумага и т. д.).

Если электронный ТД заключается участниками эксперимента, то в такой договор должны быть включены следующие условия (п. 1 ст. 8 закона № 122-ФЗ):

  • перечень кадровых документов, в отношении которых проводится эксперимент у данного работодателя;
  • сведения об использовании работодателем в целях проведения эксперимента собственной информационной системы и (или) системы «Работа в России»;
  • способы и условия использования и хранения работодателем электронных документов, связанных с работой.

Процедура заключения электронного трудового договора

Процедура заключения электронного трудового договора законодательством детально не регламентирована. В частности, ст. 312.2 ТК РФ предусматривает, что это происходит путем обмена электронными документами.

На практике все выглядит следующим образом.

Отправка документов работником

Претендент на должность в электронном виде может предъявить документы, необходимые для поступления на работу (ст. 65 ТК РФ), либо направить их ценным письмом в бумажном варианте.

Если ТД заключается им впервые, то работник может самостоятельно получить документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ). ПФ РФ в письме от 28.06.2019 № 09-19/13246 разъяснил, что работник может выбрать, самому или через работодателя получить документ.

Отправка договора работнику

Работодатель направляет трудящемуся файл с текстом трудового договора. Файл содержит электронную подпись работодателя. Будущего работника нужно в этот момент подключить к системе электронных подписей (такие сервисы существуют и предоставляют свои услуги для организаций).

Подписание договора работником

Метка доверенного времени в электронной подписи - когда и для чего используется Подробнее

Работник знакомится с ним, подписывает его своей электронной цифровой подписью и направляет руководителю. О том, как подписать трудовой договор электронной подписью, мы подробнее расскажем ниже.

Одновременно работник может подать заявление о том, что ему нужен экземпляр договора на бумаге и подписать заявление тоже электронной подписью (абз. 2 ст. 312.2 ТК РФ).

Дальнейшее оформление трудоустройства

Работодатель помещает трудовой договор на хранение в заранее подготовленную базу данных, где документы защищены от изменений. Работодатель направляет на подпись работнику инструкцию по охране труда, должностную инструкцию и т.п. (ч. 3 ст. 68, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Данные документы содержат возможность расписаться электронной подписью в ознакомлении.

Если работник подал заявление на бумажный трудовой договор, то он распечатывается, подписывается работодателем и направляется по почте работнику.

Подпись электронного трудового договора

Ключевым моментом при заключении электронного ТД является его правильное подписание сторонами. Как в случае с удаленщиками, так и в случаях, предусмотренных законом № 122-ФЗ, работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (ст. 7 закона № 122-ФЗ, абз. 1 ст. 312.3 ТК РФ). Работнику достаточно иметь усиленную неквалифицированную или простую электронную подпись (если это предусмотрено локальными нормативными актами или трудовым договором, а также для участников эксперимента, если используется система «Работа в России»).

Подписанный таким образом документ по юридической силе равен бумажному с личной подписью стороны (ч. 1 ст. 6 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Требование о получении электронной подписи, конечно, затрудняет переход на электронные ТД, так как для этого необходимо пройти отдельную процедуру. Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (п. 1 ч. 4 ст. 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Он выдается аккредитованным удостоверяющим центром (п. 3 ст. 2, ч. 1 ст. 18 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ) и Минцифры России (для нужд органов госвласти, органов местного самоуправления).

Дополнительные обязанности работодателя при заключении электронных трудовых договоров

При заключении электронных ТД на руководство ложится обязанность обеспечить защиту персональных данных трудящихся от незаконного доступа, уничтожения, копирования и т. д., а также их хранение (п. 4 ст. 5 закона № 122-ФЗ).

Одновременно с этим работодатель обязан обеспечить доступ работника к электронному ТД, в том числе для снятия копии (пп. 5, 7 ст. 5 закона № 122-ФЗ).

Электронные ТД, заключаемые в рамках эксперимента, подлежат учету в собственной системе учета работодателя или в единой системе учета электронных трудовых договоров на портале «Работа в России». Если работодатель имеет свою систему учета, то он обязан обеспечить ее взаимодействие с системой «Работа в России» для того, чтобы работник мог обратиться к руководителю через личный кабинет на данном ресурсе (п. 15 Положения о порядке проведения эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой, утвержденного приказом Минтруда России от 14.05.2020 № 240н).

***
Таким образом, электронные ТД в России в настоящее время могут заключаться только с дистанционными сотрудниками либо работодателями, участвующими в эксперименте, при согласии работников на это. Электронный ТД должен подписываться усиленной цифровой электронной подписью. По итогам эксперимента с электронным трудовым договором Минтруда предполагает подготовить законопроект об изменении Трудового кодекса РФ (информация с сайта Министерства труда и социальной защиты РФ, автор неизвестен, ссылка на источник - здесь).

Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить