Почему нужно принять приказ
С 2020 года работодатели смогут вести учет трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Законодатель вводит новый порядок постепенно (ст. 2 закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ» от 16.12.2019 № 439-ФЗ). До 30.06.2020 необходимо сообщить о новшестве сотрудникам, до 31.12.2020 они могут написать заявление о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК).
Переход на ЭТК — сложный процесс. Работодателям нужно урегулировать его на локальном уровне. Для этого они до конца 2020 года должны принять приказ о введении электронных трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Пенсионный фонд России (ПФР) рекомендует принять приказ в первые 2–3 месяца, чтобы упростить процесс перехода.
Если вопрос о ведении трудовых книжек урегулирован правилами внутреннего трудового распорядка, нужно указать об этом в приказе.
Важно! При наличии профсоюза работодатель принимает приказ только с учетом его мнения (п. 1 ч. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ).
Что должно быть в приказе
В новой редакции Трудового кодекса РФ и законе № 439-ФЗ не сказано, что нужно писать в приказе об электронных трудовых книжках.
Если проанализировать ст. 1 закона № 439-ФЗ и ст. 66.1 ТК РФ, можно определить примерное содержание приказа:
- ссылка на изменения в трудовом законодательстве;
- порядок и сроки уведомления сотрудников о новом порядке;
- порядок и сроки подачи заявлений работниками;
- перечень документов, в которые нужно внести изменения.
Важно! Работодатели не могут изменять сроки уведомления сотрудников и представления ими заявлений.
Положения об ЭТК обычно встречаются в следующих локальных актах:
- правилах внутреннего трудового распорядка;
- правилах ведения, учета и хранения трудовых книжек;
- коллективном договоре.
Образец приказа об электронных трудовых книжках можно скачать на нашем сайте.
***
Государство вводит электронные трудовые постепенно. Чтобы урегулировать процесс, работодатели принимают приказы о переходе на ЭТК. В законодательстве не обозначены четкие требования к документу. Но внимательное изучение закона № 439-ФЗ поможет работодателям составить грамотный приказ.