Как заполнять электронные трудовые книжки

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку

Электронная трудовая книжка фактически представляет собой аналог бумажной. Отличие только в том, что все сведения заносятся туда в электронном виде и направляются в Пенсионный фонд РФ (далее — ПФР).

Ведение электронных трудовых книжек обязательно для всех работодателей с 01.01.2020 (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Работники вправе оставить бумажную трудовую, тогда работодателю придется параллельно вести и ее.

Законодатель не использует термин «электронная трудовая книжка», а оперирует понятием «сведения о трудовой деятельности работника». Такие сведения должны поступать в ПФР по специальной форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее — постановление № 730-п), в отношении каждого лица, с которым работодателя связывают трудовые отношения.

По своему содержанию информация практически идентична той, что указывается в привычной всем бумажной трудовой книжке. Ее условно можно разделить на 3 раздела:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• сведения о трудовой деятельности.

Подробнее остановимся на том, как заполнять электронные трудовые книжки правильно, по установленной форме.

Как заполнить графы электронной трудовой книжки. Образец заполнения

Порядок заполнения вышеуказанной формы установлен постановлением № 730п (приложение 2).

Раздел о работодателе

Название организации указывается в полном соответствии с учредительными документами, а если это индивидуальный предприниматель, то в соответствии с его паспортом (п. 2.1.2 приложения 2 к постановлению № 730п).

Кроме названия в соответствующих полях нужно указать ИНН и КПП работодателя согласно свидетельству о его постановке на налоговый учет (п. 2.1.3–2.1.4 приложения 2 к постановлению № 730п).

Раздел о работнике

Информация о трудящемся довольно краткая и включает в себя (п. 2.2 приложения 2 к постановлению № 730п):

1. Ф. И. О. Эти данные указываются полностью, на русском языке, без сокращений и в именительном падеже. Если отчества нет, в поле ничего указывать не нужно.
2. Дату рождения.
3. СНИЛС из 11 цифр.

Таблица по трудовой деятельности

Таблица, содержащая информацию непосредственно о трудовой деятельности работника, очень напоминает разворот традиционной трудовой книжки. Здесь нужно заполнить необходимые графы и вписать (п. 2.5 приложения 2 к постановлению № 730-п):

1. Порядковый номер записи.
2. Дату кадрового события цифрами.
3. Само кадровое событие (указывается кратко). Всего их может быть 6:
   
   • прием на работу;
   • перевод на другую работу;
   • изменение названия организации;
   • присвоение новой профессии, разряда, специальности, квалификации и т. д.;
   • увольнение с работы;
   • лишение права на определенную деятельность или профессию по приговору суда.

4. Трудовую функцию. Указывать ее следует в соответствии со штатным расписанием и трудовым договором, то есть пишется должность, профессия, квалификация. Если для работников данной профессии предусмотрены какие-либо льготы или, напротив, ограничения, то указывать трудовую функцию нужно очень внимательно, используя формулировки и названия, установленные соответствующим нормативным актом (профстандартом). У госслужащих нужно также указать код должности по реестру должностей.
5. Причины увольнения и ссылка на пункт/статью закона.
6. Документ-основание со всеми реквизитами (приказ, распоряжение).

В электронной форме также обязательно делается отметка о заявлении работника об отказе от бумажной книжки или продолжении ее ведения.

Сведения должны быть подписаны электронной цифровой подписью работодателя.

Заполненный образец записи в электронной трудовой книжке можно скачать здесь.

Что делать, если работодатель заполнил форму неправильно

В случае ошибки в обычной трудовой книжке достаточно вручную внести исправления, подтвердив их подписью и печатью заполняющего лица. Как быть в такой ситуации с электронной трудовой?

Если уже сделанную и отправленную в ПФР запись нужно отменить, работодатель должен заново представить заполненную форму по этому работнику и поставить знак Х в графе 10 (п. 2.6 приложения 2 к постановлению № 730п). Если запись нужно исправить, то делается то же самое и сразу вносится верная запись (п. 2.7 приложения 2 к постановлению № 730п).

Обратите внимание! Если никаких кадровых событий в 2020 году не происходит, а работником не подано заявление относительно порядка ведения трудовой книжки, то форму не нужно ни заполнять, ни отправлять. Нулевые отчеты за текущий год в ПФР не направляются (пп. 2.4, 2.5 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Когда работодатель делает первую запись в электронной трудовой книжке, он должен также внести последнюю запись в бумажную трудовую книжку данного работника.

***

Итак, мы рассказали, как вести электронные трудовые книжки. В целом процедура не сложна и очень напоминает внесение записей в классические трудовые книжки.