Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
Рубрикатор
Поиск

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки

Переход на электронные трудовые книжки пошагово будет рассмотрен в нашей статье. Обязательно ли переходить на электронные трудовые, как правильно и в какие сроки это нужно сделать, расскажем далее.

Переход на электронную трудовую книжку - 2020

Составляем план перехода на электронные трудовые

Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки

Издание приказа о переходе на электронные трудовые книжки

Проверка бумажных трудовых сотрудников

Уведомление работников

Сбор заявлений с согласием на ведение трудовых в электронном виде

Если работник отказывается заводить электронную трудовую

В какие сроки нужно осуществить переход

Взаимодействие с ПФР

Переход на электронную трудовую книжку - 2020

Согласно введенной в Трудовой кодекс РФ ст. 66.1 все работодатели с 2020 года обязаны формировать основные сведения о трудовой деятельности (далее — СвТД) каждого работника в электронном виде и представлять их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

 

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки

То есть передаваться будут все те сведения, которые содержатся в бумажных (документарных) трудовых книжках, за исключением сведений о поощрениях. Поэтому указанные данные, сформированные в электронном виде, получили название «электронная трудовая книжка».

Результат таких нововведений — возможность для нанимателей и их работников отказаться от документарных трудовых книжек в пользу их цифрового формата. Причем для работника такой отказ должен быть добровольным.

Обратите внимание! Исключение — работники, которые впервые начнут трудовую деятельность после 31.12.2020. Для них бумажный документ заводиться не будет.

Готовиться к переходу на электронные трудовые и работодателям, и работникам имеет смысл заранее. Даже если все работники откажутся от нововведений, нанимателю все равно придется подготовиться к переменам, поскольку с 2021 года молодые специалисты будут начинать трудовую жизнь исключительно с электронными трудовыми книжками. Расскажем, как работодателю перейти на электронные трудовые книжки.

В чем плюсы и минусы электронных трудовых - читайте здесь.

Составляем план перехода на электронные трудовые

Любое нововведение в конкретной организации должно начинаться с разработки плана мероприятий. С этой целью надо изучить следующие нормативные документы:

  • закон «О внесении изменений в ТК РФ… (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» от 16.12.2019 № 439-ФЗ;
  • закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ (в ред. от 16.12.2019);
  • постановление правления ПФ РФ «Об утверждении формы и формата сведений…» от 25.12.2019 № 730п.

В общем виде алгоритм перехода на электронные трудовые книжки представлен в ст. 2 закона № 439-ФЗ. Выглядит он так:

 

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки

Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки

В представленной далее пошаговой инструкции по переходу на электронные трудовые книжки учтены требования названных выше нормативных актов. Она может быть использована для разработки собственного плана перехода на новый формат трудовых книжек. Для удобства все этапы мы свели в таблицу.

 

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки

Остановимся подробнее на некоторых пунктах плана.

Издание приказа о переходе на электронные трудовые книжки

Как и любое значимое событие в организации, план перехода на электронные трудовые книжки необходимо утвердить приказом по организации за подписью ее руководителя.

Основные правила оформления документов, являющихся организационно-распорядительными, закреплены в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Как и любой приказ, приказ по данной тематике состоит из вводной (указывающей его цель) и распорядительной части. Распорядительная часть должна содержать:

  • Комплекс мероприятий (с разбивкой на конкретные задания) по переходу на электронную запись сведений о работниках и их труде с указанием Ф. И. О и должности лиц, ответственных за выполнение.
  • Сроки, отведенные руководством на выполнение задания. Если выполнение поручения связано с периодичностью реализации мероприятий, то можно обязать сотрудника представлять ежемесячный отчет о выполнении работ.
  • Указание внести соответствующие изменения в должностные инструкции работников, которым будет поручена работа по формированию электронных баз данных и взаимодействие с ПФР.

Количество исполнителей может быть любым. Детали поручения (графики, инструкции) обычно оформляются в виде приложения.

Приказ вступает в силу с даты издания или с момента, указанного в самом документе.

Проверка бумажных трудовых сотрудников

Основные сведения, которые работодатели должны будут передавать в ПФР с этого года, указаны в п. 2.1 ст. 6 закона № 27-ФЗ:

 

Как работодателю перейти на электронные трудовые книжки

Поэтому перед тем, как перейти на электронные трудовые книжки, т. е. начать формировать и передавать в ПФР указанные выше сведения, необходимо проверить правильность заполнения документарных трудовых работников. Целесообразно поручить эту работу специально назначенному сотруднику, который сверит следующие параметры:

  • личные данные работника (Ф. И. О., дату рождения, образование, специальность);
  • наименование организаций и должностей;
  • наличие печатей;
  • наличие записей и дат приемов, переводов и увольнений, включая ссылки на соответствующие приказы;
  • правильность формулировок об увольнении и наличие в записях ссылок на статьи ТК РФ.

Проверка касается только записей в трудовых книжках по текущему месту работы. При выявлении ошибок или недочетов работодатель обязан принять меры по их исправлению.

Обратите внимание! В Госдуме в первом чтении принят законопроект № 748758-7 о внесении дополнений в ст. 5.27 КоАП РФ. Поправки касаются наступления ответственности для работодателей за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных СвТД работника в территориальный орган ПФ РФ.

Если неверную/неполную информацию в электронном регистре записей о своей трудовой деятельности заметит работник, он вправе обратиться к нанимателю с письменным заявлением о внесении исправлений.

Уведомление работников

Для работников мероприятия по переходу на электронные трудовые книжки начнутся с получения информации об этом от руководства организации.

Согласно ст. 2 ФЗ № 439-ФЗ все работодатели до 30.06.2020 включительно должны письменно уведомить каждого работника о том, что:

  • в законодательство внесены изменения, обязывающие их с 2020 года формировать и передавать в ПФ РФ в электронном виде СвТД всех работников (ст. 66.1 ТК РФ);
  • в связи с этим до конца текущего года каждый работник должен сделать выбор между документарной трудовой книжкой и ее электронным вариантом, подав своему нанимателю соответствующее заявление.

Унифицированных форм уведомлений нет. Организации должны разработать их самостоятельно.

Рекомендуем! Целесообразно дополнить уведомление памяткой о переходе на электронные трудовые книжки, чтобы работники могли сделать правильный выбор. В ней следует изложить информацию о том, что такое электронная трудовая книжка, ее преимущества, а также рассказать, как и где граждане смогут получать сведения о своей трудовой деятельности.

Важно! Нелишним будет предупредить работников о необходимости сохранять бумажную трудовую книжку при ее замене на электронный вариант. Этот документ остается источником сведений о трудовой деятельности гражданина в предшествующий период, поскольку в электронной версии фиксируются сведения только начиная с 2020 года.

Уведомить необходимо и тех, кто находится в длительном отпуске, в командировке, декретном отпуске или отпуске по уходу за ребенком. Допускается направление уведомления заказным письмом по почте.

Сбор заявлений с согласием на ведение трудовых в электронном виде

Согласно правилам перехода на электронные трудовые книжки (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ) работник в установленные сроки пишет заявление о продолжении ведения трудовой книжки в документарной форме или о ее замене на электронную форму.

Нужно ли переходить на электронные трудовые книжки? Для работодателей эта обязанность установлена законодательством. Но такой переход не означает автоматической отмены документарных трудовых книжек. Чтобы этого добиться, потребуется проведение большой разъяснительной работы среди сотрудников организации.

Рекомендуем! Кроме подготовки памятки по электронным трудовым книжкам можно подготовить форму (бланк) заявления с согласием работника на ведение трудовой в электронном виде и приложить его к уведомлению.

Следует иметь в виду, что наниматель не вправе обязать работника написать подобное заявление. Если оно работником не подано, трудовая книжка ведется дальше в документарной форме. Более того, работник, решивший оставить документарную трудовую книжку, сохраняет ее и при последующем трудоустройстве к другим нанимателям (п. 4 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Но если работник планирует заменить свою документарную книжку на электронный формат, то ему необходимо заявить об этом в письменном виде. Сделать это можно в любое время, в том числе после окончания установленного срока (п. 5 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Сотрудникам, принявшим решение о переходе на формирование СвТД в электронном виде, трудовая книжка выдается на руки под подпись (п. 3 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Если работник отказывается заводить электронную трудовую

Обязательно ли переходить на электронные трудовые книжки? Данный вопрос каждый гражданин должен решить для себя самостоятельно. Обязанности такой у работников нет.

В любом случае весь 2020 год наниматели будут формировать электронный регистр СвТД работников и, как прежде, вести бумажные трудовые.

После 01.01.2021 документарные трудовые книжки останутся у тех, кто сообщит об этом письменно, и у тех, кто промолчит о своем решении. При этом работодатели будут вынуждены вести бумажные трудовые и формировать электронный регистр данных.

Право на оба формата сохранится за работником, пока он не выберет новый электронный вариант. Отказаться от привычной бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Обратите внимание! С 2021 года, принимая на работу нового сотрудника, необходимо будет проверять через ПФР наличие информации о его отказе от документарной трудовой книжки. Если такой отметки нет, работник должен будет предоставить трудовую книжку, а при ее отсутствии работодателю придется завести новую.

В какие сроки нужно осуществить переход

Сроки перехода граждан на электронные трудовые книжки зафиксированы в ст. 2 закона № 439-ФЗ:

  • в 2020 году все организации сохранят документарные трудовые книжки своих сотрудников и одновременно начнут формировать СвТД работников в электронном виде;
  • с 2021 года начнется последовательный и постепенный уход от документарного формата трудовых книжек.

Законодателем не предусмотрены предельные сроки замены бумажных трудовых книжек на их электронную версию.

Можно предположить, что нанимателям еще долго придется параллельно с представлением СвТД каждого сотрудника в ПФР вести трудовые книжки на отдельных работников. Нельзя исключить, что многие не рискнут перейти на новый порядок, а обязать их сделать это нельзя.

Взаимодействие с ПФР

С этого года все организации начнут передавать в Пенсионный фонд РФ данные о трудовой деятельности своих работников по форме СЗВ-ТД (постановление № 730п). СвТД должны направляться в случаях:

  • принятия в штат нового сотрудника;
  • перевода работника на иную постоянную должность;
  • увольнения работника из организации;
  • подачи сотрудником заявления о выбранном им формате трудовой.

Информировать ПФР следует также при других кадровых изменениях, например при получении работником очередной квалификации.

Сроки направления отчетов в фонд установлены п. 2.5 ст. 11 закона № 27-ФЗ:

  • в 2020 году — не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным;
  • с 2021 года сообщать о принятии и увольнении работников придется не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.

При подаче СвТД в первый раз необходимо дополнить их информацией о трудовой деятельности работника в организации на 01.01.2020.

Направлять СвТД нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Согласно п. 2.6 ст. 11 закона № 27-ФЗ делать это следует в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью. Наниматели, у которых сотрудников меньше 25 человек, могут представлять СвТД в бумажном формате (абз. 2 п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

***

Таким образом, необходимо провести серьезную подготовительную работу по внесению данных в электронные базы, провести проверку документов, отработать взаимодействие с ПФР. Несомненно, на начальном этапе это приведет к определенному повышению нагрузки на кадровые службы, но в дальнейшем значительно облегчит их работу, а также упростит получение работником подтверждения сведений о его трудовой деятельности.

Ожидается перевод в электронную форму и трудовых договоров - подробнее здесь.

Источники:
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить