Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
Рубрикатор
Поиск

Что лучше - бумажная трудовая книжка или электронная

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки сейчас активно обсуждаются в Сети и между работниками и работодателями. Каждому трудящемуся в ближайшее время придется сделать выбор в пользу традиционной бумажной книжки или присоединиться к передовому цифровому сообществу и остановиться на электронной форме. В нашей статье мы проанализировали положительные и отрицательные моменты данного нововведения.

Что представляет собой электронная трудовая книжка и когда на нее нужно перейти

Преимущества электронной трудовой книжки для работника

Недостатки электронной трудовой книжки для работника

Плюсы и минусы для работодателя

Что представляет собой электронная трудовая книжка и когда на нее нужно перейти

На фоне всеобщей цифровизации и стремления перейти на электронный документооборот и уменьшить количество бумажных документов, совершенно закономерным выглядит начавшийся переход от бумажных трудовых книжек к электронным.

Законами от 16.12.2019 № 436-ФЗ и № 439-ФЗ были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ, в соответствии с которыми на работодателей с 01.01.2020 возложена обязанность фиксировать сведения о трудовой деятельности своих подчиненных в электронном виде и сообщать их в общую базу Пенсионного фонда РФ (далее — ПФР). То есть вести так называемую электронную трудовую книжку (законодатель не использует данный термин, ч. 1 ст. 66.1 Трудового кодекса РФ).

Нет времени листать кодекс и выяснять все детали об электронных трудовых? Оформляйте бесплатный доступ в КонсультантПлюс, где опытные специалисты разместили обзоры об электронных трудовых книжках и готовые решения.

В связи с этим руководство организаций обязано уведомить всех своих работников о наличии у них права отказаться от бумажной трудовой книжки и вести только электронную (подп. 4 п. 1 ст. 2 закона № 439-ФЗ). Если работник не согласен или промолчал в ответ на данное предложение, работодатель обязан продолжать вести обычную трудовую книжку и параллельно представлять сведения об этом работнике в ПФР в электронном виде (п. 2 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

При этом работник может принимать такое решение в течение всего текущего года. Главное — подать заявление не позднее 31.12.2020. Если работник в настоящее время не трудоустроен, либо находится в отпуске, на больничном, либо по иным причинам не работает при сохранении за ним рабочего места, то подать работодателю заявление о своем выборе он может и после этой даты (п. 6 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Обратите внимание! Данное право выбора установлено для работников, уже имеющих стаж. Гражданам, которые начнут профессиональную деятельность с 31.12.2020, бумажную трудовую книжку заводить не будут (п. 8 ст. 2 закона № 439-ФЗ).

Что представляет собой электронная трудовая книжка и когда на нее нужно перейти

Таким образом, перед работодателями вопрос, стоит переходить на электронные трудовые книжки или отказаться, вообще не стоит. А вот у работников есть выбор, и многие из них рано или поздно столкнутся с этой дилеммой.

Разберемся, что лучше - бумажная трудовая книжка или электронная с точки зрения работника.

Преимущества электронных трудовых для работников

Безусловно, переход на электронную систему хранения данных о трудовой деятельности работников имеет изначально благую цель. И действительно, на наш взгляд, нововведение существенно упростит жизнь именно работников.

В качестве ее неоспоримых плюсов можно назвать следующие:

Невозможность потерять или испортить трудовую книжку

Если все данные будут храниться в электронном виде, то уйдут в прошлое переживания работника о том, что с бумажной трудовой книжкой может что-то случиться. Во-первых, сам работник может ее потерять или случайно испортить. Во-вторых, такое может произойти и по вине работодателя или вследствие несчастного случая, например, пожара, наводнения, любого стихийного события. На восстановление сведений о трудовой деятельности могут уйти месяцы. Известны случаи массовой утраты трудовых книжек, когда органам власти приходилось создавать специальные комиссии по воссозданию документов. При электронном ведении книжек любые данные можно будет извлечь из базы за несколько секунд.

Возможность легко и быстро подтвердить свой трудовой стаж

Для граждан, оформляющих пенсию, нередко весьма затруднительным представляется подтверждение информации о трудовой деятельности. Данные теряются, не сохраняются, иногда невозможно отыскать организацию-работодателя.
У владельца электронной трудовой книжки такой проблемы не будет. При назначении пенсии ПФР самостоятельно извлечет нужную информацию. Во всех иных случаях работник вправе будет в любой момент получить выписку из электронной трудовой книжки, в том числе с возможностью ее распечатки на бумажном носителе. Сделать это можно будет самостоятельно через портал «Госуслуги», в личном кабинете на сайте ПФР либо обратившись в ближайший МФЦ (ч. 4 ст. 66.1 ТК РФ). Можно по-прежнему обратиться к работодателю, который по заявлению трудящегося обязан выдать выписку в течение трех дней и обязательно при увольнении (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Возможность устройства на работу и увольнения дистанционно

Такая возможность особенно важна для работников филиалов, а также работающих удаленно. Теперь им не потребуется тратить время и деньги на поездку к работодателю для представления или получения трудовой книжки.

Отсутствие необходимости ждать выдачи трудовой книжки при увольнении

На наш взгляд, это один из наиболее существенных плюсов ведения трудовых книжек в электронном виде. Невыдача трудовой книжки нередко используется работодателями в качестве незаконного способа удержать работника, потребовать от него каких-либо действий, которые он не обязан совершать по закону, например отработать больше положенного по закону срока либо искать себе замену. Теперь работник, имеющий электронную трудовую, может уйти, не дожидаясь ее выдачи. Однако от обязанности отработать 2 недели после подачи заявления это его не освобождает.
Предполагаем, что благодаря изменениям может существенно снизиться количество судебных споров, связанных с удержанием трудовой книжки.

Недостатки электронных трудовых для работников

Рассуждая на тему, какая трудовая книжка - электронная или бумажная - лучше для работника, следует коснуться и недостатков новой формы хранения сведений о работниках. Они не столь существенны, но все же есть:

Психологическая сложность ухода от бумажной формы

Этому особенно подвержены лица старшего возраста, привыкшие к тому, что документ должен быть осязаем. В то же время опыт перехода от бумажных свидетельств на недвижимость к обычным выпискам из ЕГРН, а также от свидетельств о регистрации юрлица и индивидуального предпринимателя к выпискам из ЕГРИП и ЕГРЮЛ показывает, что привыкание к новым формам происходит достаточно быстро.

Боязнь, что все данные пропадут из базы

Этот минус тоже из числа психологических. Но такой страх вполне реален: вдруг все данные из базы пропадут, исчезнут, сотрутся или станут достоянием широкого круга лиц? Однако государство обещает и гарантирует высокий уровень безопасности и сохранности данных в информационной системе ПФР.

Таким образом, работникам электронные трудовые книжки несут больше преимуществ, чем недостатков. Кроме того, они вправе продолжить пользоваться обычной трудовой книжкой, в то время как работодатели все равно будут обязаны вносить все данные в электронную базу, то есть дублировать их.

Плюсы и минусы электронных трудовых книжек для работодателей

Работодателям, по нашему мнению, нововведение принесет значительно больше хлопот, чем их подчиненным.

Обещанное авторами закона уменьшение бумажной волокиты и расходов на бумажные бланки вряд ли оправдается. Скорее работодатель будет обречен вести двойную работу:

  • Сообщать все данные о каких-либо изменениях в трудовых отношениях с работником в ПФР не позднее 15-го числа каждого месяца, а с 01.01.2021 при увольнении и приеме — на следующий же день (п. 2.5 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, далее — закон об учете). Сведения о трудовой деятельности работников будут подаваться по формам, утвержденным постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. Как заполнять электронную трудовую? Объясняет наш эксперт.
  • Одновременно с этим вести учет бумажных трудовых книжек тех работников, которые от них не отказались (а таких первое время будет большинство). Даже если абсолютно все работники дружно решат перейти на электронные книжки, в любой момент может прийти новый работник, пользующийся обычной трудовой.

Кадровой работы станет больше. Особенно много ее будет в первое время, что может повлечь для некоторых работодателей и увеличение штата кадровых работников.

В частности, работодателю потребуется принять локальные нормативные акты, внести соответствующие изменения в коллективные соглашения, обзавестись электронной цифровой подписью, если она отсутствует, обеспечить выход в интернет, письменно уведомить каждого работника об изменениях. Много времени отнимет первоначальное наполнение базы. Большой объем данных грозит ошибками и неточностями. Вряд ли при таком количестве работы можно говорить об уменьшении расходов и экономии времени работодателя, скорее наоборот.

Подробнее о порядке введения электронных трудовых работодателем читайте здесь.

Одновременно с данными изменениями дополнительно устанавливается административная ответственность для работодателей за нарушение сроков предоставления сведений из электронной трудовой книжки (ст. 17 закона об учете).

***

Таким образом, ведение электронных трудовых книжек хотя и имеет благие цели, тем не менее будет достаточно сложным и трудоемким процессом для работодателей. Работники же получат больше плюсов, нежели минусов, особенно с учетом того, что их не ограничивают в праве и далее пользоваться бумажной трудовой книжкой. Стоит ли переходить на электронную трудовую, каждый трудящийся может решить для себя в течение всего 2020 года.

Источники:
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить