Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Профессиональный стандарт для офис-менеджера

Профстандарт непосредственно для офис-менеджера не разработан. Однако функциональные обязанности офис-менеджера – составная часть общего профстандарта для всех специалистов по административно-хозяйственной деятельности
Профстандарт специалиста по административно-хозяйственной деятельности (офис-менеджера)

Профессия офис-менеджер

Термин «офис-менеджер» в штатных расписаниях российских компаний и организациях появился не так давно — он пришел к нам из опыта работы западных фирм. И сегодня, в эпоху рыночных отношений, эта профессия стала очень востребованной.

В ЕКС-справочниках профессия офис-менеджера носит название «специалист по административно-хозяйственной деятельности». Однако на сегодня это распространенная должность, и она включена в Общероссийский классификатор занятий именно под названием «офис-менеджер», а также в профстандарт специалиста по адмнистративно-хозяйственной деятельности.

Должность офис-менеджера относится к руководящей — как правило, он совмещает функции секретаря и администратора компании. На такого сотрудника кроме обычных обязанностей возлагается координация производственной деятельности отдельных служб организации, ему отводится ключевая роль в организации коммуникации и управления всей корпоративной информацией офиса компании.

Требования к претенденту на должность офис-менеджера

Они устанавливаются в профстандарте специалиста по административно-хозяйственной деятельности, утвержденном приказом Минтруда от 02.02.2018 № 49н. В нем обозначена принадлежность профессии к группам классификаторов ОКВЭД/ОКЗ, объем трудовых основных функций установлен в количестве 8, а вспомогательных — 32.

Важно! По отношению к данной должности действующее социальное законодательство не предусматривает назначение социальных/пенсионных компенсаций и льгот. Соответственно, в связи с этим от руководителей частных предприятий не требуется в обязательном порядке внедрять у себя в организации профессиональный стандарт по данной должности. Для государственных и муниципальных организаций профстандарт обязателен.

В частных компаниях профстандарт офис-менеджера может использоваться работодателем в качестве рекомендательного документа при установлении объема квалификационных требований к работникам, учитывая специфику исполняемых трудовых обязанностей, предопределенных технологий производства, и достигнутого уровня организации трудового процесса. Эта норма законодательства четко прописана в п. 10 Рекомендаций по применению профстандартов в разъяснениях Минтруда от 04.04.2016 № 14-0-10-В/2253.

Обобщенные функциональные обязанности для должностной инструкции

Описание обязанностей офис-менеджера содержится в «ОК 010-2014 (МСКЗ-08) Общероссийский классификатор занятий»:

  1. Координация и анализ результатов работы служащих, которые обрабатывают тексты, обслуживают телефоны и коммутаторы, вводят и распечатывают данные, ведут другую общую административную работу.
  2. Разработка графиков и процедур работы с участием подразделений компании.
  3. Обучение сотрудников офиса по безопасности труда, ознакомление их с должностными инструкциями.
  4. Помощь кадровым службам в проведении собеседований и приеме на работу сотрудников.

Профстандарт специалиста по административно-хозяйственной деятельности содержит следующие функциональные обязанности по трудвой функции офис-менеджера:

  1. Осуществление стратегического направления работы офисного персонала компании.
  2. Финансовый анализ, контроль и управление финансовыми потоками, предназначенными для управленческой деятельности компании.
  3. Управление персоналом управленческих структур компании.
  4. Создание оптимальных условий для трудовой деятельности офисных сотрудников организации, определение необходимых объемов расходных материалов и своевременное снабжение ими всех подразделений.
  5. Ведение договоров на поставку расходных офисных материалов.
  6. Организация деятельности складского подразделения и учет ТМЦ по расходным офисным материалам.
  7. Обеспечение контроля за наличием, исправностью, ремонтом и обслуживанием офисного оборудования, кроме компьютерной техники.
  8. Организация бизнес-поездок сотрудников, снабжение корпоративных и бизнес-процедур.
  9. Приобретение для сотрудников билетов для поездок на любой вид транспорта по заранее согласованному трансферу.
  10. Организация размещения сотрудников и гостей компании в период бизнес-поездок и корпоративных мероприятий.
  11. Получение виз и разрешительных документов для заграничных командировок сотрудников компании.
  12. Выбор генпоставщиков для проведения бизнес-поездок, снабжения корпоративных и коммерческих мероприятий.
  13. Ответственность за эффективную организацию рабочих мест в офисе.
  14. Ответственность за эффективную эксплуатацию помещений, рациональное зонирование и размещение сотрудников.
  15. Контроль за полнотой материально-технического обеспечения производственной деятельности сотрудников офиса.
  16. Ответственность за организацию по приему граждан, работа с корреспонденцией, жалобами и запросами граждан.
  17. Подготовка ответов на обращение граждан, организация презентаций и видеоотчетов.

Кто может работать офис-менеджером

Эта должность открыта для выпускников вузов всех специальностей.

Многие работодатели в качестве требований не указывают академическую квалификацию. Вместо этого для них важны:

  • опыт работы на административной должности;
  • умение работать с компьютером и ИТ-программами;
  • знание трудового законодательства, иностранного языка и делопроизводства;
  • хорошие навыки межличностного общения и управление персоналом.

Код трудовой функции офис-менеджера

Если должность называется «офис-менеджер» или «хозяйка офиса», то в СЗВ-ТД необходимо использовать код трудовой функции 3341.

Если ранее код трудовой функции определялся по профстандарту, то с 01.07.2021 нужно руководствоваться исключительно «ОК 010-2014 (МСКЗ-08) Общероссийский классификатор занятий». Ранее код содержался в графе 5 СЗВ-ТД и применялся только при наличии, а теперь он стал обязательным реквизитом и вносится в графу 6 СЗВ-ТД.

***

Итак, для уточнения должностных обязанностей офис-менеджера стоит воспользоваться Общероссийским классификатором занятий. Что касается требований к этому сотруднику, их можно найти в профстандарте специалиста по административно-хозяйственной деятельности. Данный профстандарт не обязателен для должности с названием офис-менеджер вчастных организаиях. Однако им стоит воспользоваться, если организация государственная или муниципальная.

Источники:
ОК 010-2014
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить