Обязательно ли составлять график отпусков на предприятии
График отпусков (далее — ГО) — это документ, где фиксируется, каким образом распределяются ежегодные оплачиваемые отпуска всех работников юрлица на календарный год помесячно (ч. 1 ст. 123 Трудового кодекса РФ, Указания по применению…, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
Обязательно ли составлять график отпусков в организации? Да, он в обязательном порядке должен быть разработан и утвержден в компании, на что прямо указано в законе (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику на ежегодной основе (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), соответственно, и ГО составляется каждый год и должен быть утвержден не менее чем за 2 недели до наступления соответствующего календарного года.
Рекомендуем! Работники, которые пойдут в отпуск в четком соответствии с ГО, могут не подавать дополнительно заявление на отпуск. Считается, что убытие в отпуск уже согласовано сторонами в ГО. По теме см. также нашу статью «Отпуск по графику - нужно ли в этом случае заявление?».
Вывод! Обязателен ли график отпусков на предприятии? Однозначно да. Этот документ необходим и прямо предусмотрен ТК РФ.
Подробно рассмотрим порядок составления, оформления и корректировки ГО.
Составление и согласование графика отпусков
ГО составляется с учетом мнения работников, однако не подлежит обязательному согласованию с ними, за исключением выделенных законом категорий работников. Подробно читайте об этом в нашей статье «Как правильно вести график отпусков - образец».
Риски! Организовать работу по составлению и согласованию ГО в организации необходимо таким образом, чтобы в установленный срок (не позже чем за 2 недели до начала календарного года, на который график составляется) документ был в надлежащем порядке утвержден. За нарушение срока предусмотрены меры административной ответственности для работодателя.
Так, согласно ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за данное нарушение трудового законодательства грозят следующие санкции:
- для должностных лиц — предупреждение или штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- лиц, осуществляющих деятельность без образования юрлица, — штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- юрлиц — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Законом не регламентировано, как работодатель должен выяснить у сотрудников желаемые даты отпусков. Например, данные может собрать руководитель подразделения и передать своему непосредственному начальнику. В учреждении может быть приказом установлен определенный регламент составления ГО (см. ст. 372 ТК РФ) и др.
Так или иначе, все данные в упорядоченной форме передаются на рассмотрение и утверждение руководителю организации. Тот, в свою очередь, может внести в график свои коррективы (кроме случаев, когда время и продолжительность отпуска в силу закона подлежат обязательному согласованию с работником, отнесенным к определенной категории, и профсоюзным органом).
Оформление графика
ГО может быть составлен на бланке свободной формы, разработанном в организации. Однако чаще для этих целей используется унифицированная форма Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Бланк ГО содержит следующие атрибуты:
- Наименование организации.
- Номер документа, дату его составления.
- Наименование документа (с указанием, на какой год ГО составлен).
- Собственно ГО (обычно в табличной форме), где перечислены все трудоустроенные на момент составления графика работники (Ф. И. О., структурное подразделение, должность, табельный номер) и обозначены даты начала и окончания отпусков (или их частей), их продолжительность. Также в таблице может быть предусмотрен столбец для подписей работников об ознакомлении с ГО, но это необязательно — отметки можно проставить и в иных специально отведенных местах на бланке.
- Отметку об утверждении ГО руководителем организации.
- Отметку о мнении профсоюзного органа (в установленных законом случаях).
Пример заполнения графика читатель найдет в нашей статье «График отпусков по форме Т-7 - правила составления».
Утверждение графика отпусков
В законе нет нормы о порядке утверждения ГО. Возможны 2 варианта:
- проставление на оформленном ГО визы руководителя о его утверждении;
- проставление визы на ГО и дополнительно издание приказа о его утверждении.
Унифицированной формы такого приказа, разумеется, нет. Он может быть составлен в произвольной форме с указанием всех значимых атрибутов, в числе которых:
- наименование организации-работодателя;
- номер и дата документа;
- наименование (в данном случае «Приказ об утверждении ГО»);
- суть распоряжения со ссылкой на соответствующие нормы закона (в данном случае ст. 122, 123 ТК РФ и т. д.);
- список лиц, ответственных за исполнение приказа, а также лиц, на которых возложен контроль за исполнением поручения;
- подпись руководителя предприятия;
- подписи лиц, упомянутых в распорядительном документе, об ознакомлении с ним.
Дополнительную информацию, а также образец приказа вы найдете в нашей статье «Приказ об утверждении графика отпусков - образец».
Внесение изменений и дополнений в график
ГО может быть скорректирован в течение года с учетом пожеланий сторон трудового договора и производственной необходимости.
Обратите внимание! В унифицированной форме Т-7 ГО для этих целей предусмотрены специальные столбцы (столбцы 8 и 9) под общим названием «Перенесение отпуска». В этих столбцах указываются реквизиты документа-основания (например, заявления работника, приказа работодателя и др.) и предполагаемые даты отпуска. В дальнейшем в ГО также будет отражена информация о фактической дате убытия в отпуск (столбец 7 формы Т-7).
Основания для внесения изменений в утвержденный ГО могут быть такими:
- заявление работника о переносе отпуска в связи с личной необходимостью (см. ст. «Заявление на перенос отпуска по графику - образец»);
- заявление вновь принятого в организацию работника о включении его в ГО;
- отзыв работника из отпуска (см. ст. «Приказ об отзыве из отпуска - образец»);
- продление или перенос отпуска в связи с заболеванием работника и по иным определенным законом и локальными актами причинам (подробно об этом мы рассказываем в статье «Причины переноса отпуска по инициативе работника»).
Так или иначе, внесение любых изменений в документ должно оформляться путем издания соответствующего приказа. Что же касается оформления самих корректив в тексте графика, можно:
- дополнить содержание уже имеющегося ГО при наличии специально отведенных для этих целей свободных полей;
- составить новый документ с неизмененными сведениями из предшествующего ГО и обновленными данными;
- оформить дополнения к ГО в качестве нового документа и утвердить как неотъемлемую часть ГО.
Срок хранения графика отпусков
Срок хранения ГО составляет 3 года (п. 453 приказа Минкультуры России от 20.12.2019 № 236).
При этом срок хранения должен исчисляться с 1 января года, следующего за годом, в котором документ прекращает свою силу.
Вывод! Таким образом, ГО, например, на 2020 год нужно хранить в течение 2021-2023 годов. Затем документ подлежит уничтожению.
Условия и порядок хранения ГО прямо законом не регламентированы, однако в любом случае персональные данные работников не должны стать доступны третьим лицам (гл. 14 ТК РФ, ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Возможно, читателю окажется полезной статья «Приказы по личному составу - это какие приказы?».
Нарушение порядка составления графика отпусков: судебная практика
Отсутствующий или составленный с нарушением сроков ГО может стать основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.
Такими основаниями могут быть признаны:
- сам по себе факт утверждения графика отпусков позже чем за 2 недели до наступления календарного года (например, постановление Саратовского облсуда от 25.07.2018 по делу № 4А-425/2018);
- включение в график только части положенного ежегодного отпуска (с учетом дней дополнительного отпуска, см. решение суда ХМАО-Югры от 06.07.2018 по делу № 12-285/2018);
Риски! В упомянутом решении суда также отмечено, что для разделения отпуска на части требуется письменное согласие работников, в то время как проставление работником подписи в списке ознакомления сотрудников с ГО не свидетельствует о достижении соглашения между работником и работодателем о разделении отпуска на части.
- неознакомление работников с графиком отпусков на соответствующий год (например, решение ВС Удмуртской Респ. от 02.07.2018 по делу № 7-215/2018) и др.
Рекомендуем! Суд признал необоснованными требования работницы восстановить ее на работе после увольнения, основанием которого выступили прогулы истицы. Как было установлено, истица самовольно убыла в отпуск вне графика, тогда как работодатель принял все возможные меры для ознакомления работницы во время ее пребывания в отпуске и на больничном с утвержденным графиком отпуском на грядущий год (см. решение Ленинского райсуда г. Владивостока от 28.06.2018 по делу № 2-1656/2018). Прочитайте также статью «Восстановление на работе - судебная практика».
Отмена графика отпусков
Некоторое время назад прогнозировалась отмена на законодательном уровне некоторых кадровых документов, среди которых трудовые книжки и графики предоставления отпусков.
Тем не менее в настоящий момент действующего акта или находящегося на согласовании законопроекта, отменяющего использование вышеперечисленной документации, нет.
Обратите внимание! Если работодатель, являющийся субъектом малого предпринимательства, отнесен к категории микропредприятий, он имеет право отказаться от некоторых видов локальной документации, содержащей нормы трудового права: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и т. д. (ст. 309.2 ТК РФ). Трудовые книжки и графики отпусков данная норма также не отменяет. Это обязательная документация.
***
Итак, мы разобрались, обязателен ли график отпусков на предприятии. Вывод однозначен: в соответствии с предписаниями закона он должен быть в организации, имеющей работников, с которыми заключены трудовые договоры. Кроме того, законом четко регламентированы и сроки подготовки графика: его окончательная версия должна быть утверждена не позднее чем за 2 недели до начала года, на который график составлялся.