График отпусков и выписка из графика отпусков
Одним из обязательных документов, которые должны быть приняты на предприятии, является график предоставления отпусков (далее — ГО). ГО содержит информацию о днях отдыха всех сотрудников предприятия на предстоящий календарный год (ст. 123 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ). Сроки утверждения ГО на будущий период — не позднее 17 декабря текущего года.
При составлении ГО работодатель, как правило, использует стандартную форму графика Т-7, принятую постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 1. Вместе с тем в нее могут быть внесены изменения или дополнения в зависимости от особенностей деятельности предприятия.
ВАЖНО! Предусмотренное в ГО расписание отпусков носит императивный характер как для работника, так и работодателя (абз. 2 ст. 123 ТК РФ). При этом работодатель должен известить работника о предстоящем отдыхе не менее чем за 14 дней до его начала. Нарушение данного правила дает работнику возможность уйти в отпуск в любой подходящий для него период вне зависимости от желания начальника (ст. 124 ТК РФ).
Подробнее о том, как правильно известить работника, рассказывается в статье Уведомление об отпуске по графику - образец.
Выписка из графика отпусков, пример которой представлен ниже, представляет собой сокращенную версию документа. Выписка дословно отображает запрошенную часть информации. В ней, как правило, содержатся данные по отпускам конкретных работников, которые ее запрашивали, и другая интересующая их информация.
Пример выписки из графика отпусков
Не существует отдельных правил по составлению выписки из ГО. Общие требования к делопроизводству предприятий, в том числе по оформлению выписок из документов, предусмотрены в ГОСТ 6.30-2003, принятом постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, а также указе Верховного совета СССР «О порядке выдачи…» от 04.04.1983 № 9779-Х.
ВАЖНО! С 01.07.2018 планируется вступление в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором будут закреплены правила оформления непосредственно выписок из документов.
Учитывая данные правила, в выписке из ГО за 2017 год может быть указана следующая информация:
- название документа: «Выписка из графика отпусков за 2017 год»;
- название и ОГРН предприятия;
- запрашиваемая часть текста, идентичная оригиналу документа;
- должность, Ф. И. О. лица, утвердившего ГО;
- дата утверждения ГО и номер приказа, если ГО утверждался на его основании;
- слово «Подпись» вместо собственноручной подписи лица, подписавшего ГО;
- пометка: «Верно», должность, Ф. И. О. и живая подпись лица, составившего выписку из ГО;
- дата составления выписки.
ВАЖНО! При наличии в графике отпусков пометок и замечаний они также должны быть отражены в выписке.
Как сделать выписку из графика отпусков: образец
Работодатель самостоятельно определяет, как сделать выписку из графика отпусков (образец которой можно скачать ниже), ориентируясь на положения ТК РФ и других нормативных правовых актов.
Как правило, выписка из ГО составляется на основании соответствующего заявления работника. Заявление о предоставлении выписки из ГО должно быть подписано и обычно содержит следующую информацию:
- Ф. И. О. работника;
- промежуток времени, за который оформляется выписка;
- цель получения документа;
- дату заявления.
Выписка из ГО составляется на специальном бланке предприятия. Для придания выписке правовой силы она должна быть заверена. Порядок заверки выписки аналогичен удостоверению копии документов и состоит в следующем:
- на документе указывается пометка: «Верно»;
- проставляется печать предприятия (при ее наличии);
- указывается должность, Ф. И. О. и собственноручная подпись лица, уполномоченного на составление выписки.
Срок изготовления выписки — не более 3 дней после получения заявления (ст. 62 ТК РФ).
Пример выписки из графика отпусков можно скачать по ссылке: Выписка из графика отпусков (образец).
Подробнее о том, что представляют собой специальный бланк и печать предприятия, рассказывается в статье Фирменный бланк и печать организации - образцы для ООО.
Зачем нужна выписка из графиков отпусков
Выписка из ГО может оформляться по разным причинам. Среди них можно выделить:
- объемность (многостраничность) ГО, если запрашиваемая информация составляет его незначительную часть;
- необходимость соблюдения конфиденциальности данных при представлении выписки третьим лицам (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
- получение выписки работником, который является супругом лица, проходящего военную службу, для реализации права совмещения их отпусков (ст. 123 ТК РФ, ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ);
- представление выписки из ГО в качестве доказательства в рамках судебного спора между работником и работодателем (например, если требуется подтвердить присутствие/отсутствие работника на работе);
- выявление на предприятии недочета или излишка выплаченной суммы отпускных конкретному работнику, в связи с чем необходимо осуществить перерасчет;
- для передачи документа работодателю, у которого лицо работает в качестве совместителя (дни отдыха данных категорий работников совпадают с их отпусками на основном месте работы, ст. 286 ТК РФ);
- для формирования ГО на предстоящий год какого-то конкретного подразделения предприятия (выписка представляется по запросу руководителя данного подразделения).
***
Таким образом, выписка из графика отпусков является сокращенной версией документа, которая вместе с тем дословно повторяет его определенную часть. При этом в названии обязательно должна присутствовать фраза: «Выписка из графика отпусков». Документ оформляется на фирменном бланке работодателя и заверяется уполномоченным лицом.