График отпусков по форме Т-7 - правила составления

Как и когда нужно составить график отпусков на следующий год 

Ответ на вопрос о том, когда составляется график отпусков на следующий год, дан в ст. 123 ТК РФ: он должен быть полностью оформлен не позднее чем за 2 недели до наступления нового календарного года.

По правилам составления графика отпусков при разработке проекта графика нужно учесть:

• необходимость получения сведений о желаемом времени отпуска от всех членов трудового коллектива;
• время, которое потребуется на принятие локального нормативного акта в порядке ст. 372 ТК РФ. 

Разработка проекта обычно начинается с издания приказа по предприятию, обязывающего подготовить график по форме Т-7. Приказ составляется в свободной форме, но в нем указываются лица, ответственные за разработку (обычно специалист или начальник кадровой службы). Приказ может содержать дополнительные указания, например о возможности/необходимости предоставления дополнительных отпускных периодов некоторым сотрудникам.

То, как составляется график отпусков, определено в ст. 372 ТК РФ:

• Разработав первичный проект и обоснование, работодатель должен направить его профсоюзному органу.
• У последнего будет 5 суток на принятие и отправку своего мотивированного мнения.
• В случае разногласий между сторонами социального партнерства возможно оспаривание графика в порядке, предусмотренном чч. 4, 5 ст. 372 ТК РФ. 

Важно обеспечить ознакомление каждого работника с графиком как локальным нормативно-правовым актом. Ознакомление подтверждается личной подписью каждого работника. Значимость этого этапа можно проследить на примере апелляционного определения Свердловского областного суда от 16.03.2017 по делу № 33-3957/2017. 

Содержание графика отпусков 

График отпусков обязателен для исполнения и работником, и работодателем. Сведения, содержащиеся в нем, можно разделить на 2 группы:

• сведения о работодателе и согласовании с профсоюзным органом;
• сведения о работнике и периоде отпуска. 

К 1-й группе относятся:

• наименование работодателя;
• мнение профсоюзного органа и дата его принятия;
• регистрационные данные документа;
• данные лица, утвердившего график, и дата утверждения. 

К 2-й группе относятся:

• наименование структурного подразделения, где работает сотрудник;
• Ф. И. О. работника;
• должность работника;
• табельный номер работника;
• количество календарных дней отпуска с учетом права на его разделение, при условии что одна из частей продлится не менее 14 календарных дней;
• запланированная и фактическая дата начала отпуска;
• сведения о переносе отпуска;
• примечания (в этой графе можно указать, например, основания для переноса отпуска). 

Документ может содержать отдельную графу для подписи каждого сотрудника об ознакомлении с ним. При отсутствии такой графы можно фиксировать факт ознакомления в специальном журнале.

График подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации. 

Обратите внимание! В течение года на работу могут приниматься новые сотрудники, приобретающие право на отпуск. В таком случае можно дополнить график. Как это сделать, рассказано в статье Как выполнить внесение изменений в график отпусков? 

Однако можно и не корректировать график, предоставляя отпуск по заявлению нового работника. 

Что необходимо учесть, чтобы правильно составить график

Говоря о том, как составить график отпусков, важно помнить, что обязательно принимать во внимание не только общие, но и специальные требования законодательства в части таких моментов, как:

1. Выбор времени отпуска (например, ст. 267, 286 ТК РФ, п. 15 ст. 2 закона «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию…» от 10.01.2002 № 2-ФЗ, п. 1 ч. 1 ст. 23 закона «О донорстве крови…» от 20.07.2012 № 125-ФЗ, п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утв. постановлением Госкомтруда СССР, секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 № 794/33-82 и др.).
2. Возникновение права на отпуск (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).
3. Увеличение продолжительности ежегодного основного отпуска либо наличие права на ежегодный дополнительный отпуск для отдельных категорий работников в зависимости:
   • от определенной профессии (педагоги, руководители образовательных организаций согласно ст. 334 ТК РФ и т. п.);
   • особенностей труда (работники на вредных работах, с ненормированным графиком, ст. 117–119 ТК РФ и др.);
   • принадлежности к социальной категории, требующей особой защиты (несовершеннолетние трудящиеся согласно ст. 267 и др.).
4. Особый порядок расчета отпуска для сезонных работников (ст. 295 ТК РФ), при вахтовом методе (вышеупомянутый п. 7.1 Основных положений о вахтовом методе организации работ). 

Возможные особенности указания отпускных периодов в графике 

Работодатель и работник при составлении графика вправе согласовать разделение отпускного периода на части. При этом нужно учитывать ограничения ст. 125 ТК РФ о том, что хотя бы одна часть отпуска должна быть не короче 14 дней.

Стороны могут договориться о замене части отпуска денежной компенсацией, но с учетом требований ст. 126 ТК РФ:

1. Заменена компенсацией может быть только часть ежегодного отпуска, превышающая 28 дней.
2. Не может заменяться компенсацией отпуск:

• беременных сотрудниц;
• несовершеннолетних работников;
• дополнительный оплачиваемый сотрудникам, трудящимся во вредных или опасных условиях (кроме компенсации при увольнении). 

Обратите внимание! В случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ, стороны могут договорить о переносе отпуска на следующий год. 

Указание продолжительности отпуска в графике: рекомендации 

Говоря о том, как правильно составить график отпусков, стоит отметить, что желательно максимально точно прописать каждый отпуск для каждого работника, стараясь указывать не только месяц, но и даты.

Трудовое законодательство не ограничивает стороны трудового договора в выборе способа определения периода отпуска. Однако нужно учитывать, что если в графике будет указан только месяц, то:

• работодателю придется самостоятельно определить момент начала отпуска заранее и уведомить работника о нем не позднее чем за 2 недели;
• возникает риск спора с работником при предоставлении запланированного на условный июль отпуска в конце июля — начале августа и т. п. 

Если же дата будет уточнена в графике, то необходимости дополнительно согласовывать ее перед отпуском не будет. 

Существует ли образец заполнения графика и где его скачать

Форма Т-7 для составления графика отпусков утверждена Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1. Однако следовать ему в точности нет необходимости, т. к. данное постановление с 01.01.2013 считается рекомендательным актом: можно видоизменить форму до наиболее удобного образца или составить полностью свой вариант. Для того чтобы получить примерный образец заполнения графика отпусков по форме Т-7, достаточно внести все необходимые данные в соответствии с фактическим составом трудового коллектива организации и сохранить его.

В конце года, когда возникнет необходимость составить новый график, будет достаточно внести в образец заполнения графика отпусков актуальные данные с учетом изменений в штатном расписании, пожеланий работников и приоритетных прав, определенных действующим законодательством.

При последующем использовании образца заполнения графика отпусков на 2020 год крайне важно обратить внимание на изменения, которые могли произойти в правовом статусе работников за последний год. Например, кто-то из работников мог приобрести приоритетное право на выбор времени отпуска по причине ухода супруги в отпуск по беременности и родам в соответствии со ст. 123 ТК РФ.

Скачать образец заполнения графика отпусков в 2020 году можно по ссылке: Образец заполнения графика отпусков в 2020 году.

Обратите внимание! Хранится график отпусков на протяжении не менее 3-х лет согласно п. 453 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Причем необходимо соблюдать правило о конфиденциальности персональных данных (ст. 7 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ). 

*** 

Итак, планирование отпускных периодов — обязательная ежегодная процедура, а использование образца заполнения графика отпусков в 2020 году может способствовать оптимизации этой работы. Общеупотребимая форма графика Т-7 может быть скорректирована под нужды работодателя либо заменена им на форму собственного авторства.