Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Приказы по основной деятельности - это какие приказы?

Приказы по основной деятельности - это какие приказы? Над этим вопросом ломают голову кадровики, делопроизводители и руководители организаций. Какие это приказы - приказы по основной деятельности, разъясним в нашей статье.
Приказы по основной деятельности
Фото: Фотобанк Лори

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов 

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам. 

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании

Важно! Приказы по основной деятельности имеют основной критерий: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 532-616 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Росархива № 236, далее — перечень № 236).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации. 

Сколько хранится приказ по основной деятельности

В организации, издавшей прика, приказ, он хранится постоянно. Если передача документов в государственный/муниципальный архив не планируется, то приказ по основно деятельности хранится до ликвидации организации.

Журналы регистрации приказов по основной деяетльности также хранятся постоянно.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры) 

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 236 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 236).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 236, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

  • об определении структуры организации и ее изменении;
  • введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
  • определении штатного расписания и его изменениях;
  • организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
  • создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
  • утверждении планов развития деятельности;
  • осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
  • определении финансовой политики организации;
  • определении научно-технической политики деятельности;
  • установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
  • принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д. 

Приказы о назначении И.О. - по основной деятельности или по личному составу?

Нет однозначного решения, каким приказом является приказ о назначении И.О.

Точку зрения, что приказ о назначении И.О. директора - приказ по личному составу, обосновывают тем, что это зачастую приказ о внутреннем совместительстве. Например, заместителя директора назначают совмещать его должность с И.О.директора. Приказы о совместительстве - это приказы по личному составу (п. 434 "Перечня типовых управленческих архивных документов...", утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Противоположная точка зрения (приказ о нзначении И.О. директора - приказ по основной деятельности) тоже имеет своих сторонников и обоснование. Так, вопросы совместительства можно урегулировать и отдельным приказом. В приказе же о назначении И.О. главное - передача полномочий руководителя, права подписи документов другому лицу, пусть и на время. Т.е. это вопрос, который касается не конкретного работника, а всей организации в целом. Поэтому его можно отнести в организационым приказам по основной деятельности.

Мы придерживаемся мнения, что приказ о назначении И.О. - приказ по основной деятельности, поскольку постоянно хранение приказа может пригодиться в случае различных внешних споров (с другими организациями, госорганами и т.п.) Поскольку И.О. директора подписывает важнейшие документы, в том числе о передаче недвижимости, имущественных прав, спор может возникнуть в течение длительного времени (например, срок приобретательной давности для недвижимости - 15 лет). Подтверждение приказом полномочий лица, подписавшего передаточный документ или договор, сыграет ведущую роль в возможном споре.

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия 

Нумерация приказов по основной деятельности ведется отдельно от других приказов, в отдельном журнале регистрации. Традиционно приказы ведут нумерацию от начала календарного года. Образовательные организации начинают нумеровать приказы с начала нового учебного года, т.е. с каждого 1 сентября.

Воможны два варианта нумерации приказов:

  1. Регистрация всех приказов по номерам ОД подряд, в порядке их поступления. Этот способ можно посоветовать небольшим организациям.
  2. Регистрация приказов по ОД по номерам по порядку с использованием дополнительных буквенных индексов. Буквенные индексы могут означать наименование подразделения, подготовившего приказ (например - "Б" - бухгалтерия, "П" - производство и т.п.), либо сферу действия приказа, либо номер дела по номенклатуре дел, где будет храниться приказ.

Пдробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности Подробнее

Форму журнала учета приказов по основной деятельности можно взять на сайте КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности 

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению. 

В указаниях по применению перечня № 236 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. примечание 1 к перечню № 236).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526). 

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец) 

Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.

Посмотреть примеры оформления приказов по ОД можно здесь:

Образец приказа о переименовании организации Скачать Образец приказа об утверждении положения о командировках Скачать Образец приказа о приостановке деятельности Скачать

Формируем структуру приказа

Структура документа может быть следующей:

  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место (населенный пункт) составления или издания документа;
  • наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
  • основное содержание приказа;
  • список приложений (при наличии);
  • подпись руководителя;
  • подписи ознакомления от специалистов. 

Указываем название организации

Возможны 2 варианта указания названия организации. Либо приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации, либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается:

  1. Т.е., если приказ напечатан на бланке, текст может не содержать дополнительных указаний на организацию. Бланк приказа рекомендуем составлять согласно указаниям ГОСТ Р 7.0.97-2016 (для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке).
  2. Напротив, приказ на обычном листе должен содержать название организации в тексте. Например, его можно добавить в название приказа ("О введении масочного режима в ООО "Ромашка") или упомянуть после слова "Приказ" ("Приказ по ООО "Ромашка"). Кроме того, в отсутствие бланка, в подпись директора на приказе обязательно включается название организации (не "Директор", а "Директор ООО "Ромашка").

При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов 

В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:

  • для граждан — от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ). 

Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:

  • для должностного лица — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • для организации — от 200 000 до 300 000 руб. 

Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.

Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013). 

***

Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.

Четкого ответа на вопрос, какие это приказы - приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия. 

Источники:
приказ Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 № 236
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить