Виды приказов по личному составу и процедура их издания
Унифицированная форма приказа: пример
Подготовка приказа по личному составу
Оформление, нумерация, образец приказа по личному составу
Отмена приказа, внесение изменений
Что такое приказ
Приказ — это правовой акт, который может издаваться руководителем предприятия на условиях единоначалия. Главное его назначение состоит в разрешении задач и проблем, стоящих перед предприятием.
Вопросы, которые решаются путем издания соответствующего распоряжения, следующие:
- по деятельности предприятия в целом, требующие правового решения;
- трудовые вопросы, направленные на регулирование взаимоотношений между его сотрудниками и администрацией.
Соответственно, в деятельности предприятия принято различать несколько видов издаваемых приказов:
- По основной деятельности, направленные на урегулирование функционирования организации в целом.
- По личному составу, такие как при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ). Следует отметить, что распоряжения о назначении руководителей, главных бухгалтеров, первых лиц предприятия будут относиться к документации по основной деятельности.
Приказ является важнейшим документом в кадровой политике предприятия. С его помощью оформляется прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т. д.
При помощи этого документа осуществляется формирование таких бумаг, как личная карточка работника (форма Т-2), личные дела, трудовые книжки и пр.
Приказ по личному составу кроме распорядительной роли выполняет доказательственную — подтверждает факт работы гражданина у определенного работодателя.
Виды приказов по личному составу и процедура их издания
Оформлением приказов по личному составу сопровождаются следующие процедуры:
- прием гражданина на работу;
- перевод на другую работу;
- увольнение;
- командировка;
- отпуск, отгул;
- изменения во всех имеющихся учетных документах;
- поощрение работника;
- наложение дисциплинарного взыскания;
- совмещение должностей;
- установление заработной платы и пр.
Все документы по личному составу подготавливает кадровая служба, а при отсутствии таковой — работник, отвечающий за определенную документацию.
Процедура издания распоряжения и его введение в действие делится на несколько этапов:
- разработка проекта;
- надлежащее оформление окончательной версии документа;
- регистрация или присвоение номера с внесением при необходимости в определенный журнал регистрации;
- согласование распоряжения у руководства предприятия;
- ознакомление работника (или группы людей) с бумагой под роспись.
В соответствии со ст. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов...”» от 25.08.2010 № 558 документация по личному составу хранится 75 лет. Исключениями из этого правила являются распоряжения об отпусках, взысканиях, обучениях, направлениях в командировку, которые полагается хранить лишь 5 лет.
Унифицированная форма приказа: пример
Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы и повсеместно используются на предприятиях работниками кадровой службы.
На сегодняшний день применяются бланки, принятые постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Общие требования по их заполнению установлены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999 № 20.
Итак, установлены следующие бланки приказов:
- о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
- о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
- о расторжении трудового договора (формы Т-8, Т-8а) и некоторые другие.
Добавление буквы «а» к номеру формы дает понять, что она предназначена для волеизъявления работодателя относительно группы лиц. Бланки без такой буквы применяются при оформлении распорядительного действия в отношении одного работника.
Следует отметить, что до 2013 года приказы составлялись строго по утвержденным формам. Если же какого-либо образца не было, то документ составлялся произвольно. Однако начиная с 01.01.2013 (с принятием закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) некоторые бланки не являются обязательными к применению, но многие предприятия продолжают их использовать в процессе своей деятельности.
Пример приказа по унифицированной форме можно скачать здесь: Образец приказа по форме Т-5.
Подготовка приказа по личному составу
Допустимо использовать унифицированные формы распоряжений, однако разрешено также их составление в свободной форме. В то же время нельзя забывать о соответствии данной самостоятельно разработанной формы ТК РФ и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (приказ зачастую является документом — основанием для перечислений).
Перед разработкой проекта приказа сотруднику кадровой службы необходимо проверить документы, которые будут являться его основанием. В подавляющем числе случаев это бумаги, исходящие от самих работников, например заявление на увольнение. Кроме того, в приказе необходимо ссылаться на наименование этого основания, его число и автора.
До подготовки проекта приказа сотрудник кадровой службы получает резолюцию от руководителя, выражающую его волеизъявление по решению этого вопроса.
На сегодняшний день существует несколько нормативных документов, регламентирующих порядок подготовки и оформления приказов:
- Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» от 03.03.2003 № 65-ст.
- «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).
Требования указанных документов носят рекомендательный характер.
Также существуют методические рекомендации, закрепленные для применения некоторыми структурами, например приказ Росархива «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009 № 76.
Оформление, нумерация, образец приказа по личному составу
Оформление приказа по личному составу включает в себя внесение в него следующих сведений:
- Наименование организации, издающей документ.
- Наименование вида документа.
- Указание на место его составления.
- Заголовок принимаемого документа, например «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания».
- Текст, состоящий из двух частей:
- констатирующей, то есть обосновывающей принятие этого документа;
- распорядительной, выражающей волю лица, его издающего.
- При необходимости допускается внесение строк по согласованию бумаги с другими должностными лицами предприятия.
- Подписи руководителя с указанием должности подписанта, его инициалов, а затем — фамилии.
- О регистрационном номере, присваиваемом после внесения сведений в журнал регистрации приказов по личному составу. При нумерации таких бумаг, как правило, через дефис или слеш, добавляется аббревиатура ЛС (личный состав). Некоторые допустимо регистрировать с дополнением буквы «к» (краткосрочные), такие как командировка, отпуск. Эта нумерация удобна при формировании дел в зависимости от их сроков хранения.
- Об ознакомлении с приказом.
Отмена приказа, внесение изменений
В процессе деятельности предприятия нередко возникают случаи, когда необходимо отменить приказ по личному составу либо внести изменения в уже существующий.
Наиболее частыми являются случаи при изменении обстоятельств, связанных:
- с приемом на работу;
- с предоставлением отпуска;
- с направлением в командировку;
- с увольнением.
Причем обстоятельства должны быть юридически значимыми (их наступление делает ранее изданное распоряжение незаконным либо вовсе основания для его исполнения перестают существовать).
В приказе об отмене помимо основных требований отражаются следующие сведения:
- об основном приказе, подлежащем отмене;
- об основаниях отмены с кратким изложением причин;
- о действиях, которые следует выполнить в связи с отменой ранее выданного документа;
- о лицах, на которых возложен контроль за его исполнением.
При необходимости внесения изменений в приказ, причины для этого должны указывать на то, что ранее изданное распоряжение будет являться неточным.
Наиболее частыми причинами для этого могут являться:
- изменения в законодательстве;
- изменения в обстоятельствах места и времени, которые ранее являлись существенными для исполнения распоряжения;
- изменение личных обстоятельств у работника.
Порядок содержания приказа о внесении изменений аналогичен его отмене.
Отвечая на вопрос: «Приказы по личному составу - это какие приказы?», можно однозначно заявить, что это распоряжения руководителя относительно трудовых отношений с работниками предприятия. Специальных правил их издания и регистрации на государственном уровне не существует, поэтому приказы должны соответствовать требованиям трудового законодательства и законодательства о бухучете.