Виды приказов
Среди приказов, касающихся кадровой службы, встречаются разные виды приказов по предприятию:
- Приказы по личному составу, при помощи которых происходит регулирование трудовых отношений между администрацией и сотрудниками (например, о приеме сотрудника или его очередном отпуске).
По основанию, установленному ст. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (срок хранения), они подразделяются на:
- приказы, оформляющие трудовые отношения и их значительные условия (увольнение, перевод на другую должность, смена фамилии и др.) и подлежащие хранению в течение 75 лет;
- распоряжения, носящие кратковременный характер (отпуск, командировка, выговор и др.) и подлежащие хранению в течение 5 лет.
Соответственно, целесообразно эти бумаги хранить в разных папках.
- Приказы по административно-хозяйственной деятельности, касающиеся, например, утверждения правил ВТР.
- Оставшиеся приказы принято относить к основной деятельности (из кадровых к ним относится, например, приказ о приеме на работу руководителя). Подобные бумаги хранятся постоянно, до момента ликвидации фирмы.
Порядок нумерации
Присвоение номеров приказам несет в себе определенные цели:
- Упорядочение всей документации.
- Ускорение процедуры поиска и распознавания документации при необходимости.
- Разделение бумаг в зависимости от срока хранения.
Порядок присвоения номеров никак не регламентирован. Определяющим фактором при нумерации приказов в кадровом производстве является ежегодное обновление, то есть с 1-го числа года нумерация начинается с цифры 1.
Чаще всего кадровая служба устанавливает свои правила нумерации, характерные для той или иной категории распоряжений:
- По основной деятельности, административно-хозяйственной деятельности — нумерация сквозная, то есть по порядку (1, 2, 3, 4…).
- По личному составу разрешено применение буквенно-цифровых указателей (1к, 1/лс и т. д.). С помощью аббревиатур «ЛС» (личный состав), «К» (командировка), «Пр» (прием на работу) удобно делить приказы по срокам и порядку хранения.
Следовательно, каждая организация вправе самостоятельно разработать свою систему и правила нумерации приказов, утвердив при этом положения в локальном нормативно-правовом акте, например, инструкции по делопроизводству. С указанным документом следует ознакомить всех сотрудников, имеющих доступ к работе с документами.
Для удобства присвоения номеров рекомендуется использовать специальные книги (журналы) учета.
Журналы учета приказов
Трудовое законодательство не содержит никаких положений, которые обязывают кадровую службу вести журналы учета приказов. А значит, каждое предприятие имеет право свободно определять количество журналов, необходимых к ведению:
- один журнал учета на все виды распоряжений;
- несколько журналов, разделенных в зависимости от вида приказов;
- ни одного журнала.
Унифицированных форм указанных книг нет, соответственно, кадровая служба может их разработать самостоятельно.
В том числе допустимо ведение журналов в электронном виде, если это оговорено локальной инструкцией по делопроизводству.
Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве может значительно упорядочить процесс регистрации и учета документации в целом. Какой способ использовать при этом, каждая организация вправе определить самостоятельно.