Образец заполнения штатного расписания

Кто отвечает за составление штатного расписания на предприятии 

Обратите внимание! Штатное расписание (ШР) представляет собой один из первичных документов, применяемых в целях оплаты труда набранного персонала и ведения бухучета на предприятии. Кроме того, ШР незаменимо в кадровом делопроизводстве. Поэтому ответ на вопрос, кто составляет штатное расписание на предприятии, зависит от масштабов и организационной структуры предприятия.

Заполнение и ведение ШР может быть возложено:

• на инспектора отдела кадров, если таковой функционирует, или сотрудника, на которого возложено ведение кадрового учета (последним может быть юрист, секретарь, офис-менеджер и т. д.);
• главного бухгалтера или сотрудника бухгалтерии, когда такое подразделение создано;
• генерального директора предприятия, когда главный бухгалтер в штате предприятия отсутствует. 

В первом случае в принятии расписания участвуют все 3 звена (кадровик его составляет, главный бухгалтер проверяет и визирует, руководитель утверждает, издавая соответствующий приказ). В последнем случае все действия производятся непосредственно руководителем юрлица. 

Как часто нужно заполнять штатное расписание 

На вопрос, как часто нужно составлять штатное расписание, следует ответить, что расписание оформляется единожды и в дальнейшем корректируется по мере необходимости. Первоначальное ШР составляется, когда предприятие создается и руководство определяется с количеством работников тех или иных должностей и специальностей, необходимых для его функционирования. Для удобства этот момент пытаются соотнести с началом календарного года или первым числом месяца, чтобы избежать вопросов по начислению заработной платы.

Важно! При изменении данных ШР необходимо привести в соответствие с ними путем внесения изменений. О том, как это сделать грамотно, читайте в нашей статье Как правильно вносить изменения в штатное расписание?. 

Как правильно сделать штатное расписание: составляем пример

Нередко руководители небольших юрлиц задаются вопросом: как заполнить штатное расписание и где посмотреть образец его оформления? В этом разделе мы расскажем, как правильно сделать штатное расписание.

Существует унифицированная форма ШР (форма Т-3, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1), однако с 01.01.2013, дня вступления в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, применять такую форму необязательно. Можно разработать собственный шаблон.

Проведем анализ образца заполнения штатного расписания на примере утвержденной формы. В ней рекомендуется прописать:

1. Общие данные:
   • название предприятия;
   • номер и дату оформления, период действия штатного расписания;
   • реквизиты приказа, которым документ утвержден.
   • инспектора отдела кадров (руководителя отдела при наличии);
   • главбуха или лица, исполняющего его обязанности на предприятии.
2. Само расписание в табличной форме со следующими столбцами:
   • название структурного подразделения и его код (при наличии);
   • название необходимых специальностей и должностей персонала;
   • количество штатных единиц, причем число может быть как целым (1, 2), так и дробным (0,5 или 0,25), когда присутствие того или иного работника целый рабочий день не требуется;
   • должностной оклад;
   • надбавки (при наличии);
   • размер платежей по каждой должности и всему предприятию (определяется путем сложения оклада и надбавок по каждой должности и умножения на количество штатных единиц).
3. Подписи:
   • инспектора отдела кадров (руководителя отдела при наличии);
   • главбуха или лица, исполняющего его обязанности на предприятии.

Пример заполнения штатного расписания можно скачать по ссылке: Образец заполнения штатного расписания. 

***

Мы рассмотрели, как составить штатное расписание. Для оформления данного документа можно использовать утвержденную форму или составить его в произвольном виде. Из ШР можно узнать о структуре предприятия, числе работников и ежемесячном размере денежных средств, требуемых, чтобы оплатить труд персонала.