Для чего нужна опись
Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.
Личное дело формируется:
- на кадетов, курсантов;
- госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
- военнослужащих;
- работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса).
Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).
Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.
Личное дело работника включает:
- его автобиографию;
- заполненную анкету;
- заявление о приеме на работу;
- характеристику с прошлого места работы;
- копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу.
Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.
При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.
Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи.
Образец описи документов в личном деле работника
Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.
Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:
- его дату и номер;
- название;
- номер листа в личном деле;
- является документ оригиналом или копией.
Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.
При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.
Перед передачей личного дела в архив в описи:
- пустые поля перечеркиваются буквой Z;
- делается запись об общем количестве документов и страниц;
- ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив.
Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело.
Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.