Образец оформления служебной записки

Назначение и виды служебных записок

Служебная записка — это внутренний документ организации, применяющийся в делопроизводстве для следующих целей:

• для информирования коллег:

• о совершении тем или иным специалистом каких-либо действий;
• изменениях в рабочем процессе;
• изменениях в локальной документации;
• изменениях в составе информации, используемой для производственных целей;

• делегирования руководителем заданий к исполнению подчиненным по должности работникам;
• информирования сторонних организаций (контрагентов, государственных органов и т. д.) об изменениях в сложившихся между организациями правоотношениях, нарушениях с той или другой стороны, имеющихся предложениях о сотрудничестве и т. д.

Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.

На этом основании выделим следующие основные группы служебных записок:

• о премировании;
• применении дисциплинарного взыскания;
• проведении служебного расследования;
• списании материальных ценностей;
• направлении в командировку;
• выдаче денежных средств под отчет;
• предоставлении материальной помощи;
• неисполнении служебных обязанностей;
• проведении проверки контрагента;
• исполнении сотрудником порученного задания и его результатах;
• согласовании изменений в типовых формах документов и др.

Как видно, всякое действие на производстве может быть оформлено с помощью подходящего образца служебной записки. Необходимость в использовании такого документа в производственном процессе определяется локальной документацией организации и сложившейся в компании практикой документооборота.

Как правильно написать служебную записку: нормативная база

На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.

Теоретически делопроизводство может и не подразумевать документов такого вида. Тем не менее на практике такое встречается крайне редко. Оформление служебной записки — это еще и акт фиксации предпринятых действий со стороны самого составителя служебной записки, что в некоторых случаях может выступить доказательством надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей со стороны такого лица (например, решение Автозаводского райсуда г. Тольятти от 24.05.2018 по делу № 2-2-1852/2018 и т. п.).

При написании служебной записки за основу можно взять, например:

• ГОСТ 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;
• ГОСТ 7.0.8-2013 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и др.

Эти ГОСТы могут быть использованы и при разработке различных локальных регламентов и рекомендаций по оформлению документации в той или иной компании, хотя закон этого и не требует.

Образец - как правильно написать служебную записку, доступный для скачивания, читатель найдет ниже.

Как правильно составить и заполнить бланк служебной записки

Если в организации имеется утвержденный образец бланка служебной записки, рекомендуется использовать именно его.

Если такого бланка нет или необходимо разработать правила его составления, можно опираться на рекомендации ГОСТа (например, раздел 4 «Реквизиты документа» ГОСТ 7.0.97-2016) и общую сложившуюся практику делопроизводства.

Так, любой образец служебной записки обычно имеет следующую структуру:

• Адресат (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
• Дата составления.
• Место составления.
• Наименование документа.
• Сведения о работнике, составившем документ (Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения, наименование организации).
• Тема служебной записки (например, «о проведении проверки … (наименование контрагента) для целей заключения договора поставки» и т. п.).
• Текст служебной записки, содержащий распоряжение или иную информацию, адресованную соответствующему лицу. В состав служебной записки нередко включается также материальное и техническое обоснование того или иного действия, если требуется предоставление каких-либо материальных ценностей.
• Приложения (расчеты, акты, список необходимых материальных ценностей, документы контрагента для проверки, сметы, фотографии, свидетельские показания, иные служебные записки, новые редакции документов и др. — в соответствии с содержанием служебной записки и требуемыми действиями адресата);
• Подпись составителя.

В определенных локальной документацией случаях служебная записка может также предусматривать визу непосредственного руководителя составителя служебной записки или других подразделений (например, юридического отдела, бухгалтерии, службы финансового мониторинга и др.).

Итак, мы рассмотрели, как составить образец служебной записки, остановимся теперь подробнее на форме такого документа.

Форма служебной записки

Законом не установлено требование обязательно использовать служебные записки в делопроизводстве на предприятии. Каждая организация сама определяет случаи, когда это необходимо.

Уже исходя из самой формулировки понятно, что форма служебной записки — письменная. На практике служебная записка может оформляться:

• от руки на бумажном носителе;
• путем набора текста в электронной форме с дальнейшей печатью на бумажном носителе и собственноручно исполненной подписью составителя;
• с использованием специального программного обеспечения, позволяющего регистрировать документы и подписывать их электронной подписью пользователя.

Использование электронного документооборота, помимо прочего, дает возможность точно зафиксировать:

• дату и время составления служебной записки;
• ее автора;
• дату отправки адресату и приема в работу;
• а также прочие этапы ее исполнения.

Независимо от выбранной формы образца служебной записки, ее содержание обычно соответствует указанному выше.

Юридическая значимость служебной записки также не зависит от выбранной формы документа. В данном случае решающее значение имеет именно факт достоверности передачи изложенной в ней информации и своевременной и надлежащей отправки адресату.

Например, уполномоченный работник направлял служебные записки о фактах недостачи на имя генерального директора по электронной почте, которые последний не получал, т. к., с его слов, электронной почтой не пользовался. По мнению суда, направление вышеуказанных служебных записок не может расцениваться как принятие со стороны этого сотрудника действенных мер по установлению причин и устранения недостачи и являться основанием для его освобождения от уголовной ответственности (см. приговор Новокуйбышевского горсуда Самарской обл. от 07.09.2015 по делу № 1-2/2015).

Пример написания служебной записки

Выше мы рассмотрели основные случаи и правила составления служебных записок, а теперь предлагаем читателю воспользоваться составленным нами универсальным образцом оформления служебной записки, который можно скачать по данной ссылке: Служебная записка - образец.

Служебные записки обычно выступают как средство коммуникации между работниками подразделения или различными подразделениями внутри организации.

Также служебные записки могут использоваться для коммуникации и между разными организациями. Обычно такие служебные записки называют внешними, хотя, по сути, их можно рассматривать в т. ч. как коммерческие предложения, жалобы, уведомления и т. д.

Вопросы о деловой переписке между контрагентами более детально раскрыты в других материалах на нашем сайте, например:

• «Образец претензионного письма о невыполнении условий договора»;
• «Письмо от поставщика о задержке поставки товара» и др.

Служебная и докладная записка: отличия

Поскольку законодательное регулирование в части составления и использования служебных записок отсутствует, четко сказать, где проходит грань между служебной и докладной запиской, не представляется возможным.

Обычно данные термины используются в следующих значениях:

• Служебная записка — документ, информирующий или предупреждающий другое лицо (например, коллегу или группу коллег) о том или ином факте, касающемся производственной деятельности, или служащий для делегирования поручения от вышестоящего по должности лицу подчиненному.
• Докладная записка — документ, предназначенный для уведомления уполномоченных лиц о свершившихся фактах нарушения со стороны должностных лиц организации (в т. ч. сторонней организации, являющейся контрагентом данной компании) либо содержащий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладные записки, в отличие от служебных, направляются на имя вышестоящего руководства (служебные обычно предназначаются должностным лицам независимо от их статуса по отношению к исполнителю служебной записки).

Тем не менее такое различие в используемой терминологии в каких-либо официальных актах не закреплено, поэтому их замена при использовании в делопроизводстве никакого правового значения не имеет: юридическое значение документа определяется исходя из его предмета, действительного содержания, а не названия (по аналогии см. п. 5 постановления Пленума ВАС РФ от 14.03.2014 № 16).

Помимо этой терминологии в отдельных сферах деятельности для обозначения аналогичных документов могут использоваться и иные наименования, например: рапорт, информационное письмо, справка, ходатайство и т. д.

Как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины

Одним из самых распространенных видов служебных записок (докладных, рапортов) является служебная записка о нарушении трудовой дисциплины. Общий порядок составления такой служебной записки аналогичен рассмотренному нами ранее, но есть в данном случае и свои нюансы.

Законодательно требования к содержанию такого рода документа не установлены, однако на его основании в дальнейшем составляется приказ о применении к работнику дисциплинарного взыскания (см. ст. «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания»). Обязательным требованием при этом является указание в приказе четких оснований для применения к работнику таких мер. Соответственно, и в служебной записке должно быть конкретно указано:

• каким работником было совершено дисциплинарное нарушение;
• какие именно должностные обязанности были нарушены;
• в какое время и дату указанное дисциплинарное нарушение было совершено.

Так, суд указал, что не только из самого приказа, но и из соответствующей докладной записки не усматривается, какие дисциплинарные поступки и когда именно совершил работник, поэтому применение к нему мер дисциплинарной ответственности не может быть осуществлено (см. решение Хостинского райсуда г. Сочи от 20.06.2011 по делу № 2-1114/2011).

В своей докладной руководитель совершившего дисциплинарное нарушение работника также может указать вид дисциплинарной ответственности, к которому он предлагает привлечь такого работника. Однако возможна и другая ситуация, когда руководитель, наоборот, ходатайствует о неприменении к провинившемуся работнику таких мер.

Образец - как писать служебную записку о нарушении трудовой дисциплины - размещен ниже: Служебная записка о нарушении трудовой дисциплины - образец.

Служебная записка о списании материальных ценностей

Такого вида служебная записка требуется в тех случаях, когда необходимо списать вышедшее из строя или устаревшее (в техническом или моральном плане) имущество, используемые в производственной деятельности, утерянные или поврежденные ценности, находящиеся на балансе организации, и т. д.

Пример служебной записки можно скачать здесь: Служебная записка о списании материальных ценностей - образец.

В этом документе следует указать:

• какие конкретно материальные ценности подлежат списанию;
• в каком количестве;
• по каким основаниям;
• в какие сроки;
• требуется ли замена таких материальных ценностей после списания другими, и если да, то какими именно.

Если имеются основания полагать, что порча или утрата материальных ценностей произошла по вине сотрудников, одновременно в данной служебной записке можно указать на необходимость проведения служебного расследования (см. ст. «Порядок проведения служебного расследования»).

Такая служебная записка обычно пишется на имя руководителя организации, который в дальнейшем может отписать ее для исполнения соответствующему подразделению в компании или оставить исполнение за собой.

Служебная записка о премировании работника

Служебная записка (докладная, рапорт, ходатайство) о премировании работника обычно составляется непосредственным руководителем такого работника и содержит все прочие реквизиты служебной записки, которые мы перечисляли выше.

В тексте такого документа следует отразить:

• какого работника надлежит поощрить (Ф. И. О., должность, наименование подразделения);
• каковы основания для поощрения данного работника;
• каким образом предлагается поощрить сотрудника и т. д.

Служебная записка такого рода оформляется непосредственным руководителем работника, хотя составить ее может и уполномоченное лицо из другого подразделения, если на то имеются основания. Адресатом записки, как правило, выступает руководитель организации.

Данная тема более подробно раскрыта в другой нашей статье — «Составляем ходатайство на премию - образец», рекомендуем ее к прочтению.

Если такое ходатайство будет удовлетворено, на его основании составляется соответствующий приказ. Об этом читайте в нашей статье «Как составить приказ о премировании работников - образец».

***

Подведем итоги. Служебная записка — это документ, служащий для информирования или побуждения к определенным действиям работников внутри одной организации. Однако такой документ также может быть адресован и другой компании (например, контрагенту и т. д.). Форма служебной записки письменная (в т. ч. на бумажном или электронном носителе). Состав реквизитов документа на законодательном уровне не регламентирован, однако обычно он включает сведения о составителе и адресате записки, а также предмет обращения, дату и место составления, подпись (в т. ч. электронную) инициатора.

***

Статья оказалась полезной? Подписывайтесь на наш канал RUSЮРИСТ в Яндекс.Дзен!