Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
Рубрикатор
Поиск

Образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Акт об уничтожении документов в каких случаях составляется? Каков порядок уничтожения документов? Ответы на эти вопросы, а также образцы документов вы найдете далее.

Сколько нужно хранить документы на предприятии

В каком порядке происходит уничтожение

Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению

Образец акта об уничтожении документов

Сколько нужно хранить документы на предприятии

В процессе деятельности предприятия скапливаются большие объемы документации, хранить которую постоянно нерационально. Периодически компании уничтожают бумаги, потерявшие актуальность.

Важно! Некоторые документы нужно хранить в течение периодов, установленных законодательством РФ.

Примерами могут служить:

  • закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — закон № 125-ФЗ);
  • приказ Минкультуры РФ «Об утверждении перечня…» от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения…» от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Обратите внимание! Сроки хранения документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

Приведем несколько примеров временных интервалов:

  • договоры подряда с юрлицами должны храниться на протяжении 5 лет с момента окончания срока их действия (п. 440 Перечня);
  • личные дела сотрудников — 75 лет (п. 656 Перечня);
  • невостребованные трудовые книжки — 75 лет (п. 664 Перечня);
  • графики предоставления отпусков — 1 год (п. 693 Перечня).

В каком порядке происходит уничтожение

Как правило, ненужная документация предприятия уничтожается в следующем порядке:

  1. Генеральный директор предприятия создает специальную комиссию, в которую могут входить руководители отделов, бухгалтер и другие сотрудники. Ее создание должно быть закреплено приказом.
  2. Члены комиссии отбирают документы, которые будут сожжены или уничтожены другим способом, и оформляют свое решение актом.

    Обратите внимание! Документы включаются в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.

  3. После утверждения акта о списании документов к уничтожению генеральным директором можно приступать к их утилизации. Можно привлечь специализированные организации или сделать все своими силами. Сторонние организации целесообразно задействовать, если речь идет о большом объеме. Документация передается по накладным, в которых указывают дату передачи и вес. Если решено провести уничтожение своими силами, необходимо составить об этом отдельный акт, о котором расскажем ниже.

Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению

Рассмотрим образец акта о выделении документов к уничтожению:

  • документ составляем на фирменном бланке предприятия;
  • в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
  • в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
  • перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
  • в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
  • в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
  • в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.

Скачать образец акта о списании документов на уничтожение можно здесь.

Образец акта об уничтожении документов

Рассмотрим основное содержание акта организации об уничтожении документов:

  • Акт составляем также на фирменном бланке предприятия. Подробнее о том, как его изготовить, можно прочитать в статье «Фирменный бланк и печать организации - образцы для ООО».
  • Проставляем название и номер документа, а также дату его составления.
  • В тексте акта делаем ссылку на акт о выделении документов к уничтожению, общее количество уничтоженных документов и способ их уничтожения (например, сожжение, измельчение в шредере и др.).
  • Прописываем должности и Ф. И. О. лиц, состоящих в комиссии.

Обратите внимание! Акт составляется, подписывается и утверждается генеральным директором предприятия после того, как бумаги были уничтожены.

Скачать образец акта на уничтожение бухгалтерских документов можно по ссылке.

***

Таким образом, предприятие может утилизировать документы, которые потеряли свою актуальность. В этом случае надлежит составить специальные акты, о которых мы рассказали выше.

Источники:
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить