Понятие номенклатуры образовательного учреждения
Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.
Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.
Она направлена на решение таких задач, как:
- классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
- облегчение поиска необходимых материалов;
- облегчение передачи материалов, составления описей;
- подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.
Обратите внимание! Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.
Требования к оформлению номенклатуры в 2021 и в 2022
В 2021 и в 2022 году не введены новые требования к номенклатуре дел, по-прежнему применяется письмо Минобразования от 2000 года.
Для образовательных учреждений установлен примерный бланк-основа для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.
Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.
Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:
- приказом Росархива «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20.12.2019 № 236;
- перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).
Обратите внимание! Не используйте в образовательном учреждении номенклатуру дел для организаций, установленную Правилами организации хранения, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (примерная форма документа содержится в приложениях 25 и 26). Она отличается от рекомендуемой Минобром.
Рекомендуемые разделы номенклатуры образовательного учреждения
Обратите внимание! Примерная форма номенклатуры для учреждений сферы образования содержит следующие основные разделы:
- Канцелярия (устав, распорядительные документы руководителя, личные дела учащихся, паспорт учреждения и пр.). О перечне учредительных документов можно прочитать в статье Перечень учредительных документов юридического лица
- Учебно-воспитательная работа (программы и планы обучения, классные журналы, протоколы заседаний педсовета и пр.).
- Кадры (приказы по личному составу, трудовые книжки и трудовые договоры, личные карточки сотрудников).
- Бухгалтерия (хозяйственные договоры, справки и договоры на оплату пособий, доверенности на получение ценностей и пр.).
- Хозяйственная часть (инвентарные описи, техпаспорта, акты на приемку и списание имущества).
- Медицинская часть (амбулаторные карты детей, требования на медикаменты, документация на прививки, получение и списание медикаментов).
Составление номенклатуры в учреждении образования
Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:
- Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
- Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
- Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:
- первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
- затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
- далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
- затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
- переписка и т. д.
Важно! Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.
- Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
- Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
- Составление и формирование самого бланка.
Номенклатура дел образовательного учреждения: форма
Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2021 году.
Бланк номенклатуры дел образовательной организацииСкачать форму и изучить советы по ее заполнению можно здесь:
Она имеет следующее содержание:
- В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
- Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
- По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
- Далее следует табличная часть:
- В графе 1 указывается индекс дела;
- графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
- в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
- графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
- графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.
Обратите внимание! После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.
Номенклатура дел в ДОУ
Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.
Порядок заполнения аналогичен общему порядку.
Рекомендуемый бланк номенклатуры для учреждений этого вида несколько упрощен и состоит из 3 столбцов:
- порядковый номер дела;
- полное наименование дела;
- срок его хранения.
Указанная форма является рекомендуемой, допускается ее видоизменять, вносить коррективы, добавочные столбцы.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:
- для отдела делопроизводства;
- архива учреждения;
- государственного архива;
- использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.
Утверждение номенклатуры в учреждении образования
Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.
Этапы утверждения номенклатуры следующие:
- Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
- Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:
- на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
- утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
- составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.
- Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.
- В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.
***
Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.