Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Каков срок хранения штатного расписания в организации?

Срок хранения штатного расписания и последствия его несоблюдения исходя из действующего законодательства и судебной практики будут раскрыты в настоящей статье.
Хранение штатного расписания
Фото: RusЮрист

Сколько лет хранится штатное расписание в организации 

Штатное расписание — один из наиболее важных документов по кадрам в организации. Более полно с необходимым комплектом кадровых документов на примере ООО можно ознакомиться в нашей статье по ссылке: Необходимые кадровые документы с нуля для ООО.

Вопрос о том, сколько хранить штатное расписание, представляет особую важность как для оптимизации кадровой работы, так и для предотвращения негативных правовых последствий.

Обратите внимание! Сроки хранения штатного расписания установлены п. 40 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — перечень). Эта информация актуальна по состоянию на 2021 год.

Согласно перечню сроки хранения штатного расписания являются следующими:

  • постоянное хранение — для организаций, где расписание было разработано и (или) утверждено;
  • 3-летнее хранение — для иных организаций. 

Важно! В пределах сроков хранения штатного расписания организация должна обеспечить выдачу копии штатного расписания лицам, которые обладают правом на получение такой документации, в частности участникам ООО (постановление 8-го арбитражного апелляционного суда от 12.10.2010 по делу № А46-1925/2010).

Также согласно перечню установлены следующие сроки хранения документов, связанных с расписанием:

  • проекты расписания, справки и заключения — до минования надобности;
  • переписка по разработке расписания — до минования надобности;
  • штатные расстановки (списочный состав сотрудников) — 75 лет, законченные делопроизводством до 01.01.2003 и 50 лет, законченные позднее. 

После истечения срока хранения документы уничтожаются. О порядке оформления уничтожения 

Образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения Подробнее

О том, как составить штатное расписание, читайте типовую ситуацию КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Срок хранения в отделе кадров

В приказе Росархива обозначено, что хранить штатное расписание нужно постоянно по месту его утверждения. При этом под местом утверждения понимается организация, а не ее конкретное подразделение.

Так, будет документ на постоянной основе храниться именно в кадровой службе, у секретаря руководителя  или в архиве организации, значения не имеет – штатное расписание следует передать на хранение в установленное подразделение по решению работодателя, в соответствии с локальной документацией.

Если же штатное расписание передается в другую организацию, то там оно хранится 3 года.

Сколько должно храниться штатное расписание, если документооборот ведется в электронном виде? Законодательством этот вопрос прямо не урегулирован. Рекомендуется ориентироваться на те же сроки, что для бумажных носителей.

Срок хранения в архиве

Разделим понятие «архив»:

  • архив хозяйствующего субъекта, утвердившего штатное расписание. Согласно приказу Росархива, документ должен храниться здесь на постоянной основе. Это предписание дейсвтует, если речь идет об организациях, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов (а это все государственные и муниципальные учреждения, а также частные фирмы, имеющие договор с архивом). В прочих же компаниях (т.е. не являющихся источником комплектования госархивов) штатка хранится до момента их ликвидации;
  • государственный или муниципальный архив – именно он принимает на постоянное хранение штатное расписание после того, как организация прекращает свое существование (в случае ликвидации юрлица его документы и архивы не уничтожаются, а передаются на хранение в государственные архивы).

Как организовать хранение штатного расписания

На законодательном уровне не установлено, как именно надлежит хранить штатное расписание, поэтому работодателю следует руководствоваться общими правилами хранения кадровых документов и желательно ввести для этих целей свои внутренние регламенты (которые не будут противоречить букве закона).

Можно дать следующие общие рекомендации по хранению штатного расписания.

Исключить доступ третьих лиц к документу

В штатном расписании помимо прочего содержатся личные данные работников, к которым доступ разрешен только определенным сотрудникам (например, отделу кадров или непосредственному начальнику и т.д.). Поэтому документ лучше убирать в недоступное для иных лиц место (например, сейф или отдельное закрытое помещение, где размещен архив организации) после завершения работы с ним. Аналогично, следует защитить и электронную версию штатного расписания. Например, установить пароль, известный лишь ограниченному кругу сотрудников, или убрать в директорию с ограниченным доступом и т.п.

Установить для штатного расписания режим коммерческой тайны

Напоминаем, что у правоприменителей нет единой позиции по вопросу, является ли штатное расписание коммерческой тайной.Но такая мера поможет сделать использование документа более упорядоченным и применять санкции за нарушение введенных правил, за разглашение его содержимого.

Минимизировать риск  повреждения или утраты документа

В законе нет предписаний о необходимости издавать штатное расписание ежегодно, поэтому информация прошлых лет может сохранять актуальность. Соответственно, если документ будет поврежден или уничтожен, то на восстановление сведений потребуется дополнительный временной ресурс. В связи с этим можно рекомендовать хранить бумажный документв сейфе, а в отношении электронной версии установить пароли и исключить возможность удаления или перемещения файла без получения на то специального разрешения и т.д.

Дополнительные советы по хранению

Среди прочих рекомендаций по обеспечению сохранности документа/ файла:

  • хранить штатное расписание одновременно и в бумажной, и в электронной форме. В законе нет предписания вести этот документ только в бумажной или только в электронной форме, поэтому организация может определить это для себя самостоятельно. Тем не менее, дублирование документа на различных носителях минимизирует вероятность утраты штатного расписания;
  • хранить бумажную версию штатного расписания в нескольких экземплярах (в службах, которым он необходим для работы).

Надо ли хранить штатное расписание в одной папке с прочими кадровыми документами (личными карточками, приказами и т.д.)? Здесь компания решает сама для себя, как ей будет удобнее. Для контролирующей организации важно, чтобы штатное расписание в принципе существовало и было оформлено в надлежащем порядке.

Чтобы обеспечить исполнение правил хранения штатного расписания, работодателю нужно подготовить соответствующие локальные правила и утвердить их, издав распорядительные документы (приказы). Будут это общие правила и приказы относительно группы документов (кадровых, например) или изданные в отношении конкретно штатного расписания, значения не имеет.

Последствия несоблюдения срока хранения штатного расписания в организации 

При проверках госорганы вправе затребовать документы, срок хранения которых не истек, включая штатное расписание. Ответственность за преждевременное уничтожение документов и их непредставление проверяющим следующая:

  • в соответствии со ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) ответственность должностных лиц за нарушение норм хранения архивных документов — 3 000 – 5 000 руб., ответственность юрлица — 5 000 - 10 000 руб.; ответственность за нарушение требований о хранении документов для отдельных видов организаций также установлена ст. 13.25 КоАП РФ;
  • за непредставление документов и, таким образом, воспрепятствование проверке может наступить ответственность по ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ (2 000–4 000 руб. для должностных лиц), а за непредставление информации — по ст. 19.7 КоАП РФ (300–500 руб. для должностных лиц и 3 000–5 000 руб. для юридических лиц). 

Обратите внимание! При утрате штатного расписания организация должна принять меры по его восстановлению. Сам по себе факт утраты документа не освобождает компанию от обязанности по его представлению, если такое требование основано на законе (постановление 9-го арбитражного апелляционного суда от 28.03.2017 № 09АП-6389/2017 по делу № А40-192199/16-45-1661).

Необходимость хранения штатного расписания и принятия мер по его восстановлению обусловлена, в частности, тем обстоятельством, что данный документ может быть доказательством при спорах о назначении пенсий (апелляционное определение Брянского облсуда от 16.05.2017 № 33-1954/2017). 

***

Итак, законодательство устанавливает необходимость по общему правилу постоянного хранения штатного расписания, а также сроки хранения сопутствующих документов, таких как проект штатного расписания и документы по его разработке, переписка по согласованию штатного расписания, штатные расстановки.

Преждевременное уничтожение или утеря таких документов предполагает принятие компанией мер по их восстановлению. Непредставление штатного расписания и сопутствующих документов госорганам и иным лицам, имеющим право на их получение, грозит привлечением к ответственности. 

Источники:
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить