Как заполняется книга учета движения трудовых книжек?

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей 

Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), предусмотрен определенный порядок обращения с трудовыми книжками. Подробнее о нем можно узнать из статей Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек и Образец заполнения трудовой книжки.

В Правилах также говорится, что для организации и систематизации хранения и регистрации прибытия/убытия книжек требуется оформление специального журнала — книги учета движения трудовых книжек (п.40, 41).

Наличие книги учета движения трудовых книжек является обязательным требованием в компаниях любой организационно-правовой формы, а также у предпринимателей. Невыполнение такого требования либо нарушение порядка ведения книги влечет административное наказание по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (например, решение Мосгорсуда от 04.06.2012 по делу № 7-1011). 

Как оформить книгу 

Записи, нашедшие отражение в книге учета движения трудовых книжек, позволяют контролировать прибытие и движение трудовых книжек.

Кроме того, благодаря этому документу можно выяснить, какие трудовые книжки:

• получены от сотрудников при их трудоустройстве;
• оформлены самой организацией для работников, трудоустраивающихся впервые;
• закончились и дополнены вкладышами. 

Ведение и хранение книги учета движения трудовых книжек возложено на кадровую службу или иное лицо, которое занимается оформлением документации при приеме и увольнении сотрудников компании. При оформлении журнала учета следует придерживаться следующих требований:

1. Наличие твердого переплета, так как использование журнала возможно в течение продолжительного периода и он подлежит хранению в течение 75 лет.
2. Нумерация внутренних страниц по порядку.
3. Указание на сшиве количества прошитых листов с удостоверяющей подписью руководителя предприятия.
4. Скрепление сургучной печатью или пломбой (последняя должна соответствовать требованиям раздела 3 ГОСТ 31282-2004, соответственно, не может представлять собою просто полосу бумаги).
5. Заполнение журнала гелевой или шариковой ручкой. 

Скачать бесплатно образец заполнения книги учета трудовых книжек 

Унифицированная форма книги учета принята и утверждена постановлением Министерства труда РФ «Об утверждении…» от 10.10.2003 № 69. Ее структура включает 13 разделов, содержащих следующие сведения:

• порядковый номер документа, в отношении которого вносится запись;
• дату заполнения трудовой (вкладыша) и дату приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4) — указанные графы заполняются цифрами;
• Ф. И. О. обладателя трудовой (5-й столбец) — допустимо использование инициалов;
• данные трудовой или вкладыша, а именно серию и номер (6-й столбец);
• наименование должности лица, которое трудоустроилось либо увольняется (7-й столбец);
• наименование места работы, куда трудоустраивается лицо (8-й столбец);
• данные приказа, на основании которого производится прием на работу, а именно номер и дату (9-й столбец);
• подпись лица, вносящего соответствующие записи (10-й столбец);
• количество денежных средств, принятых за заполненную трудовую или вкладыш (11-й столбец);
• дату выдачи трудовой — заполнение этого поля необходимо при оформлении увольнения сотрудника (12-й столбец);
• подпись увольняемого лица в качестве подтверждения получения им трудовой книжки (13-й столбец). 

Скачать образец журнала можно, пройдя по ссылке: Книга учета трудовых книжек - образец заполнения. 

Книга учета движения трудовых книжек является документом строгой отчетности. В ней отражаются все сведения относительно движения трудовых в фирме. Форма указанного документа, а также порядок ее заполнения закреплены на законодательном уровне.