Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Как составить дефектную ведомость - образец заполнения

Как составить дефектную ведомость, мы расскажем в настоящей статье. Кроме того, мы рассмотрим такие вопросы, как предназначение дефектной ведомости, ее роль в документообороте и учете организации, и, конечно, представим образец заполнения этого документа.

Для чего нужна дефектная ведомость 

До ответа на вопрос, как составить дефектную ведомость, рассмотрим ее предназначение. Дефектная ведомость — это документ, в котором отражаются изъяны, дефекты, брак, недостатки оборудования, расходных материалов, товара, результата производственной деятельности и иных материальных ценностей (далее — МЦ). Также она может быть использована при приемке работ или товаров потребителем, обнаружившим в них определенные недостатки.

Все это необходимо:

  • для обоснования причин списания тех или иных МЦ;
  • обоснования возникновения расходов у организации, связанных с ремонтом, восстановлением или заменой МЦ, указанных в такой ведомости (в т. ч. для целей налогообложения);
  • целей бухгалтерского учета на предприятии;
  • общего учета МЦ на предприятии после инвентаризации (см. статью Образец акта инвентаризации товарно-материальных ценностей);
  • планирования финансово-экономической и инвестиционной политики предприятия (например, для составления смет на ремонт, закупку оборудования и пр.) и т. д. 

Кроме того, дефектная ведомость, составленная и оформленная надлежащим образом, может быть использована в суде как вещественное доказательство. Сама по себе такая ведомость не всегда может послужить в качестве доказательства, зачастую помимо нее требуются также иные документы (в т. ч. акт осмотра, смета восстановительных работ, акты приема выполненных работ и т. д.). 

Как правильно составить дефектную ведомость 

Унифицированной (типовой) формы дефектной ведомости не существует. Дополнительно отметим, что имеются отдельные исключения (например, дефектная ведомость, утв. постановлением Минтранса от 09.01.2004 № 2, для оформления дефектов подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов), однако в нашей статье мы их не рассматриваем.

Названный документ часто используется для целей бухучета. Он выступает в роли первичного документа (поскольку с помощью такого документа фиксируются определенные хозяйственные операции на предприятии), поэтому мы рекомендуем при составлении руководствоваться требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402 (далее — закон «О бухучете»).

"Шапка" дефектной ведомости

В заглавной части ведомости должны быть отражены:

  1. Наименование документа - "дефектная ведомость", "дефектный акт".
  2. Дата его составления.
  3. Наименование хозсубъекта, составившего данную ведомость.

Описание материального объекта

Закон о бухгалтерском учете требует пояснить содержание факта хозяйственной жизни. Поскольку факт - повреждение, износ объекта, то важно описать сам объект

  1. наименование МЦ;
  2. характеристики дефектов и повреждений;
  3. причины возникновения дефектов.

Описание принятых решений по списанию или ремонту

Решение по ремонту или списанию нужно обосновать. Поэтому в дефектной ведомости по каждому объекту прописывается - возможен ли ремонт и какой именно. Если же ремонт невозможне, указывается на необходимоть списания:

  1. Виды работ, направленных на устранение указанных дефектов или повреждений;
  2. Указание, что тот или иной дефект не подлежит устранению, и вывод, что соответствующая МЦ должна быть списана;
  3. Сроки устранения дефектов, подлежащих устранению.
  4. Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения (шт., руб., кв. м и иные).

Кто подписывает дефектную ведомость

Дефектная ведомость составляется комиссионно. В самой ведомости необходимо указать (сразу после названия документа), что "ведомость подготовлена комиссией в составе" - и перечислить должности, ФИО всех членов комисиии. Зачастую это будут члены комиссии по инвентаризации, либо специально образованной для дефектовки комиссии.

Подписывает дефектную ведомость руководитель организации.

Порядок заполнения дефектной ведомости

Скачайте образец ведомости здесь:

Образец заполнения дефектной ведомости Скачать

Адаптируйте ее для своей организации с учетом следующих формальных правил заполнения:

  • наименования ремонтных работ, материалов и оборудования необходимо указывать в соответствии с принятой номенклатурой;
  • ведомости должен быть присвоен порядковый номер и дата составления;
  • наименования, артикулы и прочие характеристики (работ, оборудования, материалов) следует указывать без сокращений;
  • при описании дефектов нужно максимально точно описывать нарушения, а также их объемы и сроки устранения;
  • следует назначить ответственных лиц за каждый этап работ и ознакомить их с этой информацией под подпись;
  • прописывать полностью характеристики материалов, оборудования: марки, модели, цвет, артикул и прочее;
  • к ведомости приложить документы, подтверждающие те или иные повреждения, дефекты, приобретение деталей, факт ремонта и т.д.

Лучше избежать исправлений и ошибок в документе. Если все же требуется корректировка ведомости, рекомендуется просто подготовить еще один экземпляр, уже без ошибок. Внести исправления в ведомость можно, если рядом с исправлением сделать пометку «исправленному верить», должность, ф.и.о. и подпись уполномоченного лица, внесшего исправления.

Правила оформления документа

Требования по оформлению дефектной ведомости законодательно не установлены. По этой причине нужно руководствоваться общими правилами делопроизводства, сущществующими на предприятии, в т.ч.:

  • ведомость может быть оформлена на стандартном листе формата А4 или на фирменном бланке организации иного формата;
  • если ведомость будет оформляться и храниться на электронном носителе (что допустимо), рекомендуется также иметь экземпляр/ копию на бумажном носителе;
  • ведомость может быть написана как от руки, так и выполнена машинописным способом;
  • ведомость обычно составляется в нескольких экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон;
  • проставление печати организации необязательно. Во-первых, дефектная ведомость относится к внутренней документации, во-вторых, печати у организации в принципе может не быть.

Эти правила являются рекомендованными и могут быть дополнены или изменены локальной документацией.

Пример заполнения дефектной ведомости (скачать образец заполнения дефектной ведомости) 

Выше мы описали, как составляется дефектная ведомость в соответствии с законом «О бухучете». Вместе с тем набор необходимых атрибутов каждая организация определяет самостоятельно, и приведенный выше список сведений может быть значительно сокращен (если дефектная ведомость составляется не для целей бухгалтерского и налогового учета, когда первичный документ должен соответствовать четким требованиям) или расширен.

Ниже по ссылке мы разместили шаблон дефектной ведомости на ремонт помещения с примером заполнения:

Образец дефектной ведомости Скачать

Как видно, дефектная ведомость на ремонт помещения в части описания хозяйственной операции должна отражать такие параметры, как:

  • описание обнаруженных дефектов и повреждений;
  • перечень ремонтных и восстановительных работ;
  • объем выявленных дефектов;
  • сроки устранения выявленных дефектов;
  • стоимость ремонтных и восстановительных работ. 

Если же производится осмотр, например, технического механизма, то комиссия оценивает состояние его отдельных частей, на основании чего делает вывод о необходимости ремонтных/восстановительных работ или списании части или всего такого механизма. 

Как заполнить дефектную ведомость на ремонт основного средства, подробно рассказывает КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Оформление дефектной ведомости по ГОСТ 

Перечень действий при оформлении дефектной ведомости в общем случае таков:

  • создание специальной комиссии, которая будет осуществлять осмотр МЦ и производить оценку выявленных дефектов (порядок создания и работы комиссии обычно определяется локальной документацией организации);
  • непосредственная работа комиссии с МЦ;
  • подготовка проекта дефектной ведомости;
  • утверждение и подписание дефектной ведомости уполномоченными лицами. 

Как мы уже указывали, унифицированной (в т. ч. рекомендованной к использованию на законодательном уровне) формы дефектной ведомости нет. В связи с этим какой-либо ГОСТ дефектную ведомость, ее форму и содержание не регламентирует и требований к ней не устанавливает.

Однако при оформлении документов рекомендуем опираться:

  • на ГОСТ Р 6.30-2003 как на документ, устанавливающий общие критерии оформления;
  • требования положений по бухгалтерскому учету (например, «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н). 

Дефектная ведомость - первичный учетный документ 

Выше мы уже упомянули, что составленная в соответствии с требованиями закона «О бухучете» дефектная ведомость может выполнять функцию первичного учетного документа. Для этого она должна содержать все необходимые сведения (п. 2 ст. 9 закона «О бухучете») — их состав мы рассматривали выше. 

ВАЖНО! Обязательное составление дефектных ведомостей в целях подтверждения обоснованности затрат на содержание и ремонт помещения, оборудования, транспорта или иных МЦ законодательством не регламентировано. 

Гл. 25 Налогового кодекса РФ предусматривает как определяющие для возможности отнесения на расходы, уменьшающие полученные доходы в целях налогообложения налогом на прибыль, их производственный характер, экономическую обоснованность и документальное подтверждение этих расходов.

В качестве такого документального подтверждения могут выступать акты на списание, чеки, авансовые отчеты и др. (например, постановление ФАС ЗСО от 05.03.2007 № Ф04-231/2007 (31203-А70-25)).

Дефектная ведомость на списание - образец Подробнее

Дефектная ведомость как первичный учетный документ составляется в момент проведения хозоперации, в рассматриваемом нами случае — при осмотре и обследовании материальной ценности или помещения (п. 3 ст. 9 закона «О бухучете»). 

***

Итак, дефектная ведомость, как правило, составляется в произвольной форме. Содержание документа также может быть свободным (с учетом цели составления ведомости в каждом конкретном случае). Однако если его планируется использовать в качестве первичного учетного документа, то при составлении надлежит руководствоваться положениями закона «О бухучете».

Источники:
закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить