Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
Рубрикатор
Поиск

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения не означает, что можно просто порвать или выкинуть бумаги, когда они перестали быть нужны. Это сложная процедура, заключающаяся в проведении специальной экспертизы, составлении актов, описей и т. п. Подробности — далее.

Как уничтожить документы с истекшим сроком хранения

У любой организации в процессе работы образуется множество документов. Большинство из них имеет юридическое значение, и выкинуть их просто так нельзя.

Важно! Госорганы, муниципалитеты, юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны хранить документацию, образующуюся в процессе их работы (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Какие именно бумаги в обязательном порядке должны быть сбережены и в течение какого периода, предусматривается в законодательных актах и специальных перечнях. Наиболее общим является Перечень типовых управленческих архивных документов…, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).

О сроках хранения документов организаций читайте справочную информацию КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

После истечения положенного времени материалы можно утилизировать. Общий для госорганов, муниципалитетов и частных компаний порядок уничтожения документов, составляющих их архивный фонд, установлен в Правилах организации хранения…, утв. приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила).

Важно! Согласно п. 4.5 Правил уничтожение архивных документов может быть произведено только по результатам экспертизы ценности (далее — ЭЦ).

Обратите внимание! Процедура утилизации бумаг, не относящихся к архивному фонду, законодательно не установлена. Однако описанный далее порядок подходит для всех, т. к. в случае спора позволит доказать существование уже уничтоженных материалов.

Какие бумаги должны быть оформлены

Для осуществления ЭЦ на основании приказа об уничтожении документов создается специальная экспертная комиссия. Обычно из 3 сотрудников фирмы (например, руководители отдела кадров, делопроизводства и юридической службы). В больших компаниях создаются центральные экспертные комиссии. Их деятельность (в т. ч. задачи, функции) регулирует положение об экспертной комиссии по уничтожению документов, которое утверждает руководитель.

В процессе работы комиссии составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Вывод! Выделение документов к уничтожению - это процесс выявления материалов, потерявших практическую, научную ценность для последующей утилизации.

Указанные описи и акты утверждаются руководством компании.

Рекомендуем! Оформлять акт о выделении дел к уничтожению по форме приложения № 21 к приказу № 526.

Физическое уничтожение оформляется отдельным актом. Специальной формы для него не предусмотрено. Можно составить в произвольном виде, придерживаясь следующего алгоритма:

  • название фирмы;
  • наименование акта;
  • текущая дата;
  • описание процедуры с уточнением факта полной утилизации;
  • данные (Ф. И. О., должность) и подписи членов ЭК.

Образец акта об уничтожении документов в связи с истечением срока хранения вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Как фактически происходит утилизация

Правилами предусмотрены следующие способы уничтожения документов:

  • физический (примеры — ниже);
  • программно-технический (примеры — в следующем разделе).

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поэтому каждая фирма вправе выбирать свой метод избавления от макулатуры.

Обычно уничтожение документов осуществляется физически путем:

  1. Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
  2. Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
  3. Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.

Обратите внимание! Существуют специальные компании, занимающиеся уничтожением документации.

Рекомендуем! При использовании услуг сторонней фирмы следует оформить передачу материалов приемо-сдаточным актом и предусмотреть в договоре пункт об обеспечении конфиденциальности передаваемых материалов.

Допустимо также согласовать присутствие своего сотрудника в момент непосредственной утилизации в целях контроля.

Вывод! Наименее затратно провести уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно можно, если на предприятии есть печь или шредер.

Каким образом уничтожить электронные документы

В век высоких технологий многие предприятия хранят свои материалы в электронном виде. Для них тоже предусмотрены временные рамки обязательного сохранения в целостности. Например, согласно п. 2 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — закон № 402) бумаги, связанные с организацией и ведением бухучета, в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению не менее 5 лет после года составления отчетности по ним.

Обратите внимание! ЭЦ производится в отношении всех документов компании, размещенных на любых носителях информации (п. 4.5 Правил). Весь электронный архив также должна просмотреть комиссия.

Процедура выделения таких дел к уничтожению такая же, как и для бумажных. Также составляется акт по форме из приложения № 21 к приказу № 526. А вот их утилизация может производиться не только физическим, но и программно-техническим способом (стирание информации или ее перезапись).

Обратите внимание! Специалисты считают этот метод не самым надежным и рекомендуют в целях минимизации возможности восстановления удаленных файлов производить стирание или перезапись несколько раз подряд.

Как утилизируются секретные бумаги

Правила не распространяют свое действие на бумаги, содержащие сведения, составляющие государственную тайну (п. 1.2 Правил).

Обратите внимание! Уничтожение секретных документов осуществляется согласно правилам секретного делопроизводства.

Обычно приказом руководителя назначается экспертная комиссия, члены которой должны иметь необходимую форму допуска. По результатам экспертизы составляется акт. Непосредственно перед уничтожением проводится проверка отобранных комиссией материалов на соответствие информации, изложенной в акте, а также сверка с записями в журналах, карточках учета. Затем макулатуру пропускают через шредер, бумажные остатки сжигают.

Утилизации подлежат не только дела с секретной информацией, но и их внутренние описи. Бумаги, подтверждающие утилизацию, передаются на сбережение в 1-й отдел.

Вывод! Порядок уничтожения секретных документов схож с общим порядком уничтожения документов с истекшим сроком хранения, но проводится лицами, имеющими допуск к гостайне, согласно секретным инструкциям.

Как уничтожить бухгалтерский архив

При проведении ЭЦ в отношении финансовых бумаг важно верно рассчитать сроки уничтожения документов.

Важно! Утилизации подлежат дела со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года.

Однако необходимо учитывать следующее:

  1. Согласно ч. 1 ст. 29 закона № 402 уничтожение бухгалтерских документов (первички, регистров бухучета, финансовой отчетности, аудиторских заключений) производится только после истечения сроков, установленных в разделе 4.1 Перечня (но не менее 5 лет после отчетного года).
  2. В силу подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) не следует до истечения 4 лет утилизировать данные бухгалтерского, налогового учета и иные бумаги, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
  3. В ситуации, когда был получен убыток и его перенесли на следующий период, бумаги, подтверждающие объем убытка, нельзя уничтожать, пока не истек срок переноса, в котором уменьшена налоговая база (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Обратите внимание! При этом само уничтожение архива бухгалтерских документов производится без учета каких-либо особенностей.

Вот пример, как составить акт: Опись на уничтожение бухгалтерских документов - образец.

Каким образом утилизировать персональные данные

Персональные данные — это любые сведения личного характера о физическом лице (Ф. И. О., номер телефона, адрес и т. д.).

В силу ст. 21 закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — закон № 152) в случае получения от гражданина требования о прекращении использования его персональных данных предприятие обязано прекратить обработку и уничтожить их.

В связи с вышеизложенным встает вопрос: как утилизировать личные данные по просьбе гражданина, если закон обязывает не утрачивать их? Например, если такая просьба исходит от бывшего работника компании сразу после увольнения, а для кадровых бумаг, согласно разделу 8 Перечня, установлены определенные сроки сбережения, в т. ч. постоянно.

Ответ на этот вопрос содержится в подп. 2 п. 2 ст. 1 закона № 152: данный закон не действует в отношении содержащих персональные данные материалов Архивного фонда РФ и других архивных материалов в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.

Вывод! То есть удалять дела, содержащие личные сведения о работнике, если законом для них установлены сроки обязательного хранения, не следует. Даже если работник требует прекратить использование его персональных данных в полном объеме.

Пример из судебной практики

Суд признал законным отказ администрации Владимирской области в уничтожении обращения, содержащего персональные данные заявителя, как раз на основании того, что срок их обязательного хранения по закону составляет 5 лет (решение Октябрьского районного суда г. Владимира от 22.01.2019 по делу № 2-168/2019).

Важно! Уничтожение содержащих персональные данные документов производится в том же порядке, что и обычных, — через ЭЦ.

Ответственность за нарушение условий хранения

Хранение и уничтожение документов должно производиться в соответствии со сроками и правилами, предусмотренными законом.

Важно! Организации, должностные и физические лица, нарушившие требования законодательства об архивном деле, несут ответственность (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Виды ответственности:

  1. Гражданско-правовая. На основании ст. 15 Гражданского кодекса РФ о возмещении убытков.
  2. Административная. Представлена Кодеком РФ об административных правонарушениях:
    • ст. 13.20 за нарушение правил хранения архивных материалов;
    • ст. 13.25 за неисполнение АО, ООО и др. организациями порядка и периодов хранения;
    • ст. 15.11 за грубое нарушение требований к бухучету: отсутствие первички и (или) регистров бухучета и т. п.

      А также ст. 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения.
  3. Уголовная. На основании ст. 284 Уголовного кодекса РФ (далее — УК РФ) за нарушение правил обращения с бумагами, содержащими гостайну, и ст. 325 УК РФ за уничтожение дел из корыстной или иной личной заинтересованности.

Обратите внимание! Нарушение срока хранения чаще всего выявляется в ходе выездных проверок или по факту отказа в представлении документов в ответ на запрос.

Так, директор фирмы была привлечена к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ за непредставление по запросу ЦБ РФ трудового договора (определение Санкт-Петербургского горсуда от 18.09.2018 по делу № 7-1144/2018).

***

Для утилизации материалов с истекшим сроком хранения необходимо создать комиссию, которая проведет экспертизу ценности, составит акты и описи, предусмотренные требованиями закона. Все бумаги должен подписать руководитель компании. Только после этого возможно уничтожение информации, которое осуществляется физическими (измельчение, сжигание, воздействие химическими реактивами) или программно-техническими способами (стирание, перезапись на компьютере). При уничтожении электронных, секретных, бухгалтерских и содержащих личные сведения документов необходимо учесть некоторые нюансы, однако сам порядок остается единым. За нарушение периодов хранения законом предусмотрена гражданская, административная и уголовная ответственность.

Источники:
Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить