Сколько нужно хранить документы на предприятии
В процессе деятельности предприятия скапливаются большие объемы документации, хранить которую постоянно неудобно и нерационально. Периодически компании уничтожают бумаги, потерявшие актуальность.
Важно! Некоторые документы нужно хранить в течение периодов, установленных законодательством РФ.
Примерами могут служить:
- закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ (далее — закон № 125-ФЗ);
- приказ Минкультуры РФ «Об утверждении перечня…» № 236 (далее — Перечень).
- постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения…» № 03-33/пс.
Обратите внимание! Сроки хранения документации исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).
Приведем несколько примеров временных интервалов:
- договоры аренды недвижимости должны храниться на протяжении 10 лет с момента окончания срока их действия (п. 94 Перечня);
- личные дела сотрудников — 75/50 лет (п. 445 Перечня);
- графики предоставления отпусков — 3 года (п. 453 Перечня).
Актуальную информацию о сроках хранения любых документов можно получить в системе КонсультантПлюс. Оформляйте бесплатный доступ.
В каком порядке происходит уничтожение
Как правило, ненужная документация предприятия уничтожается в следующем порядке:
- Генеральный директор предприятия создает специальную комиссию, в которую могут входить руководители отделов, бухгалтер и другие сотрудники. Ее создание должно быть закреплено приказом.
- Члены комиссии отбирают документы, которые будут сожжены или уничтожены другим способом, и оформляют свое решение актом.
Обратите внимание! Документы включаются в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
- После утверждения акта о списании документов к уничтожению генеральным директором можно приступать к их утилизации. Можно привлечь специализированные организации или сделать все своими силами. Сторонние организации целесообразно задействовать, если речь идет о большом объеме. Документация передается по накладным, в которых указывают дату передачи и вес. Если решено провести уничтожение своими силами, необходимо составить об этом отдельный акт, о котором расскажем ниже.
Составляем акт о выделении бумаг к уничтожению
Рассмотрим образец акта о выделении документов к уничтожению:
- документ составляем на фирменном бланке предприятия;
- в центре листа указываем название документа, дату его составления и номер;
- в тексте акта приводим нормативный правовой акт, в соответствии с которым отобрана документация;
- перечень удобнее оформить в виде таблицы, в которой необходимо сделать такие графы, как период составления документов, их количество и период их хранения;
- в графе «Итого» указываем общее количество бумаг;
- в конце прописываем состав членов комиссии с названием их должностей и Ф. И. О.;
- в правом верхнем углу листа, в графе «Утверждаю» указывается наименование должности руководителя, его Ф. И. О., дата.
Скачать образец акта о списании документов на уничтожение можно здесь.
Образец акта об уничтожении документов
Рассмотрим основное содержание акта организации об уничтожении документов:
- Акт составляем также на фирменном бланке предприятия. Подробнее о том, как его изготовить, можно прочитать в статье «Фирменный бланк и печать организации - образцы для ООО».
- Проставляем название и номер документа, а также дату его составления.
- В тексте акта делаем ссылку на акт о выделении документов к уничтожению, общее количество уничтоженных документов и способ их уничтожения (например, сожжение, измельчение в шредере и др.).
- Прописываем должности и Ф. И. О. лиц, состоящих в комиссии.
Обратите внимание! Акт составляется, подписывается и утверждается генеральным директором предприятия после того, как бумаги были уничтожены.
Скачать образец акта на уничтожение бухгалтерских документов можно по ссылке.
***
Таким образом, предприятие может утилизировать документы, которые потеряли свою актуальность. В этом случае надлежит составить специальные акты, о которых мы рассказали выше.