Выдается ли должностная инструкция на руки работнику
Должностная инструкция (далее — ДИ) представляет собой один из локальных актов работодателя, разрабатываемый в отношении отдельной должности и утверждаемый руководителем организации.
Обратите внимание! Наличие в организации ДИ является правом, а не обязанностью работодателя. Вместе с тем она позволяет эффективно распределить полномочия сотрудников, определить границы их ответственности и установить компетентность сотрудника еще на стадии приема на работу.
Подробнее о том, нужно ли оформлять ДИ на предприятиях, рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.
Действующим законодательством не урегулирован порядок оформления и выдачи ДИ. При ее подготовке работодатель может руководствоваться положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016, но в конечном итоге самостоятельно определяет форму и содержание инструкции в зависимости от специфики деятельности организации, а также функций сотрудника.
ДИ может быть утверждена как в качестве приложения к трудовому договору, так и в виде отдельного документа. Обычно она оформляется в 2 экземплярах. После подписания сотрудником один экземпляр передается ему на руки, а другой хранится в отделе кадров (см. письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
ДИ, утвержденная в качестве самостоятельного документа, может и не выдаваться сотруднику на руки. Однако по его письменному заявлению работодатель обязан выдать ему заверенную копию инструкции в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ).
Важно! ДИ, оформленная в виде приложения к трудовому договору, должна быть передана сотруднику согласно ч. 1 ст. 67 ТК РФ.
Журнал выдачи должностных инструкций: скачать образец
Важно! Во избежание возможных споров между сотрудником и работодателем факт передачи ДИ рекомендуется зафиксировать.
Сделать это можно одним из следующих способов:
- внести запись в журнал выдачи ДИ (особенно актуально для организаций с большой численностью сотрудников);
- поставить отметку о получении инструкции на экземпляре работодателя (с подписью и расшифровкой сотрудника).
В графах журнала выдачи ДИ может указываться следующая информация:
- порядковые номера и даты утверждения инструкций;
- сведения о дате приема сотрудника на работу и реквизиты приказа о его оформлении;
- Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
- дата получения сотрудником ДИ;
- подпись сотрудника, свидетельствующая об ознакомлении и получении им экземпляра ДИ;
- сведения о сотруднике, ответственном за ведение журнала выдачи ДИ.
Образец журнала выдачи ДИ можно скачать по ссылке: Журнал выдачи должностных инструкций - образец скачать.
***
Таким образом, по общему правилу 1 экземпляр подписанной должностной инструкции выдается сотруднику на руки. Журнал выдачи должностных инструкций позволяет зафиксировать момент передачи документа, что подтверждается личной подписью сотрудника в соответствующей графе журнала.