Журнал учета должностных инструкций: образец
Порядок ведения и назначение журнала
Журнал учета должностных инструкций и его образец
Журнал регистрации должностных инструкций (далее — ДИ) оформляется в виде прошнурованной и пронумерованной книги. На титульном листе указывается название: «Журнал учета должностных инструкций» или «Книга регистрации…», даты начала и окончания, должность и Ф. И. О. лица, ответственного за ведение.
В структуру журнала могут входить такие графы:
- Номер по порядку.
- Дата поступления документа.
- Наименование и реквизиты документа с указанием названия должности, к которой он относится (ДИ, изменение ДИ).
- Место хранения: структурное подразделение, в котором по штатной структуре числятся штатные единицы по должности.
- Получил: подпись должностного лица, обязанного провести процедуру ознакомления с ДИ, выдать ее экземпляр сотруднику и определить на хранение экземпляр организации.
- Выдал: подпись должностного лица отдела кадров, ответственного за ведение журнала, который передал ДИ в подразделение.
Регламентированной формы не существует, поэтому содержание граф может быть иным — с учетом особенностей документооборота. Сам журнал учитывается в номенклатуре дел организации (подробнее — в статье Номенклатура дел на 2016 год – бланк и образец заполнения для общеобразовательного учреждения).
Образец журнала можно скачать по ссылке: Образец журнала учета должностных инструкций.
Порядок ведения и назначение журнала
Движение ДИ, частично отражаемое в журнале, может выглядеть следующим образом:
- утверждение ДИ;
- передача ДИ в отдел кадров;
- передача в подразделение;
- ознакомление и выдача работнику.
Целесообразно издание краткой инструкции по ведению журнала, которая может быть включена в ДИ специалиста, ответственного за его ведение.
В журнале не фиксируются и не передаются в подразделения приказы об утверждении или изменении ДИ, за исключением случаев, когда они содержатся в тексте приказа. Ознакомление работника с ДИ может фиксироваться в отдельном журнале. Журнал учета ДИ для этого не предназначен, его назначение иное:
- упорядочение документооборота — возможность быстро определить место хранения ДИ, редакцию ДИ, действовавшую на определенную дату;
- удостоверение факта издания ДИ или внесения в нее изменений (в этом качестве он может быть использован как доказательство в суде, см. постановление 1-го ААС от 11.03.2012 № 01АП-7202/11);
- облегчение работы по сбору ДИ и составлению описи, например для сдачи на хранение в архив при ликвидации организации.
Итак, журнал учета ДИ целесообразно вести для оптимизации кадрового документооборота и фиксации факта издания и места хранения ДИ на период их использования в работе. В журнал включаются графы с учетом принятой системы документооборота в организации.