Как сотрудник может быть ознакомлен с должностной инструкцией: лист и журнал ознакомления
Важная обязанность работодателя является – предоставление сотруднику на ознакомление внутренних документов организации, которые имеют прямое отношение к трудовым функциям последнего (ст. 68 Трудового кодекса РФ, далее — ТК РФ).
Должностная инструкция (далее — ДИ) как один из локальных актов работодателя также должна быть изучена сотрудником с целью понимания и соблюдения указанных в ДИ требований к должности, своих прав, обязанностей и ответственности.
Подробнее об оформлении должностной инструкции рассказывается в статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?
Факт прочтения сотрудником документов подтверждается его собственноручной подписью. Виза ознакомления состоит из фразы «С должностной инструкцией ознакомлен» и следующей информации:
- наименования должности;
- собственноручной подписи;
- Ф. И. О.;
- даты прочтения.
Важно! Подтвердить ознакомление с ДИ в электронном виде могут только дистанционные работники и только при помощи усиленной электронной подписи. В дальнейшем работодатель и работник должны обменяться по почте оригиналами документов (абз. 4 ст. 312.1 ТК РФ). Остальные работники должны расписываться собственноручно.
Обратите внимание! Виза ознакомления с ДИ может быть проставлена как на печатной версии, так и на отдельном документе — листе или журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Как составляют и хранят лист ознакомления
Содержание и формат листа ознакомления работодатель определяет самостоятельно. Как правило, он содержит название: «Лист ознакомления с должностной инструкцией» и таблицу со следующими столбцами:
- порядковый номер записи;
- ФИО сотрудника;
- его должность;
- реквизиты должностной инструкции, с которой происходит ознакомление;
- дата ознакомления;
- подпись сотрудника.
Образец листа ознакомления можно скачать по ссылке: Лист ознакомления с должностной инструкцией (образец).
Если организация небольшая и должностных инструкций и сотрудников немного делают специальный журнал. Образец журнала ознакомления с ДИ доступен для скачивания по ссылке: Журнал ознакомления с должностными инструкциями (образец).
Срок хранения листа ознакомления не установлен. Рекомендуем установить его на уровне предприятия и сделать равным сроку хранения самой ДИ. Должностные инструкции, созданные после 01.01.2003 должны храниться в течение 50 лет. Типовые ДИ – постоянно и еще 3 года после замены новыми (п.п. 442, 443 приказа Росархива от 20.12.2019 N 236).
Выписка из должностной инструкции
Обратите внимание! Выписка из должностной инструкции представляет собой документ, копирующий отдельные части ДИ.
Оформление выписки из ДИ целесообразно, когда:
- ДИ содержит конфиденциальные сведения и их нельзя передавать третьим лицам.
- ДИ многостранична, а нужная информация содержится только в небольшой ее части.
Как правило, выписка из ДИ изготавливается следующим образом:
- Необходимые фрагменты ДИ переносятся по правилам дословного цитирования.
- В наименовании документа указывается: «Выписка из должностной инструкции».
- В шапке выписки приводится номер и дата регистрации ДИ.
- В конце выписки отмечается должность сотрудника, подписавшего ДИ, его Ф. И. О. Вместо подписи проставляется прочерк.
- Выписка заверяется компетентным сотрудником (специалистом отдела кадров и др.) после сверки с оригиналом ДИ путем проставления отметки «Верно». При необходимости на выписке ставится печать организации.
Образец выписки из ДИ на примере ДИ инспектора отдела кадров можно скачать по ссылке: Выписка из должностной инструкции - образец.
Интересную статью с подборкой судебных решений на тему ознакомления работников с должностной инстукцией предлагает к прочтению КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе К+, вы можете оформить бесплатный двухневный доступ.
***
Таким образом, на работодателе лежит обязанность по ознакомлению сотрудников с текстом утвержденной должностной инструкции. Факт ознакомления подлежит фиксации в тексте должностной инструкции, на отдельном листе ознакомления или в журнале ознакомления с должностными инструкциями.