Зачем нужно положение о должностных инструкциях на предприятии
Кто и как утверждает положение о должностных инструкциях
Структура положения о должностных инструкциях: скачать образец
Оформление положения о должностных инструкциях
Какие условия характеризуют общие положения должностной инструкции
Зачем нужно положение о должностных инструкциях на предприятии
Закон не говорит о положении о должностных инструкциях (далее — ДИ) как об обязательном локальном акте организации (т. е. организация может в принципе не вводить данный документ). Однако с его помощью можно регламентировать ряд вопросов, не урегулированных на уровне нормативных актов, в т. ч.:
- разграничение обязанностей сотрудников;
- разграничение ответственности сотрудников;
- регламент составления и оформления ДИ (в т. ч. требования к содержанию ДИ и перечень лиц, ответственных за их составление);
- регламент утверждения и введения ДИ в действие;
- порядок внесения изменений в ДИ;
- порядок признания ДИ утратившими силу;
- правила хранения ДИ (в т. ч. утративших силу) и т. д.
Круг вопросов, подлежащих фиксации в положении о ДИ, определяется организацией самостоятельно (см. также письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
ВАЖНО! Всякий локальный акт организации не подлежит применению, если его нормы ухудшают положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством или иными нормативными актами нормами (абз. 4 ст. 8 Трудового кодекса РФ).
Кто и как утверждает положение о должностных инструкциях
Положение о ДИ обычно утверждается руководителем организации или лицом, которому полномочия по утверждению локальных нормативных актов делегированы в надлежащем порядке.
Кроме того, к процессу согласования положения нередко привлекаются и отдельные подразделения организации. Например, могут потребоваться визы юридического отдела, кадровой службы или службы безопасности — в соответствии с требованиями и практикой, сложившейся на конкретном предприятии.
Сам процесс утверждения положения как локального акта может включать одну из следующих процедур или сочетание обеих:
- проставление на титульном листе положения грифа утверждения, включающего необходимые атрибуты (слово «Утверждаю», наименование должности и Ф. И. О. уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой, дату утверждения, печать организации при наличии);
- издание приказа об утверждении положения.
Как мы указывали выше, организация самостоятельно определяет, в каком порядке вводятся ДИ и вносятся в них изменения. Аналогичным образом компания сама правомочна решать, как утвердить и регламентирующее данный порядок положение.
Следует отметить, что положения о ДИ для государственных органов обычно разрабатываются и утверждаются на уровне соответствующих ведомств или центрального аппарата управления госоргана (например, положение «О порядке разработки и утверждения должностной инструкции...», утв. приказом ФТС России от 11.08.2009 № 1458 и т. д.).
Структура положения о должностных инструкциях: скачать образец
Поскольку типовой формы положения о ДИ на законодательном уровне не утверждено, каждая организация может разработать соответствующую форму самостоятельно с учетом специфики работы конкретного предприятия. Кроме того, при составлении ДИ для определенных должностей необходимо учитывать требования профстандартов (см. нашу статью по ссылке Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту).
Положение о ДИ может быть разработано на основе предлагаемого нами образца, размещенного для скачивания по ссылке: Положение о должностных инструкциях - образец.
В целом структура положения о ДИ в организации может быть следующей:
- Общие положения.
- Порядок оформления ДИ.
- Требования к разделам ДИ:
- общие положения;
- функции работника;
- должностные обязанности работника;
- права работника;
- ответственность работника;
- заключительные положения.
- Порядок согласования, утверждения и введения ДИ в действие.
- Порядок ознакомления работников с ДИ.
- Порядок внесения изменений в ДИ.
- Порядок признания ДИ утратившими силу.
- Правила регистрации и хранения ДИ (рекомендуем в дополнение к представленному материалу также ознакомиться с нашей статьей по ссылке Срок и место хранения должностных инструкций работников).
- Заключительные положения.
- Приложения. Обычно к положению прилагаются образцы оформления ДИ и листы ознакомления с этими документами (для примера можно рассмотреть образцы ДИ, размещенные нами в статьях по ссылкам Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция коммерческого директора ООО - образец 2017).
Предложенная схема для составления положения является примерной и может быть дополнена или сокращена по усмотрению организации.
Оформление положения о должностных инструкциях
Специальных требований к оформлению именно положения о ДИ на предприятии не установлено, однако рекомендуем опираться на ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ).
В т. ч. следует придерживаться таких правил:
- датой документа является дата его утверждения (п. 3.11 ГОСТ);
- при утверждении положения несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне (п. 3.16 ГОСТ);
- гриф утверждения документа размещают в правом верхнем углу документа;
- если текст положения изложен на 2 и более листах, то второй и последующие листы нумеруют, при этом номера листов (страниц) проставляются посередине верхнего поля (п. 4.9 ГОСТ) и др.
Положение, оформленное на нескольких листах, рекомендуется прошить и скрепить на сшиве подписью уполномоченных лиц и печатью организации, однако данное требование в данном случае опять же не является обязательным.
ВАЖНО! С 01.07.2018 ГОСТ Р 6.30-2003 утрачивает силу, и с указанной даты при оформлении организационно-распорядительной документации уже следует учитывать положения приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Какие условия характеризуют общие положения должностной инструкции
Четких унифицированных требований к разделам ДИ законом не установлено. Главное правило, которого надлежит придерживаться при формулировании положений данного локального документа, такое: положения ДИ не должны вступать в противоречие с нормами трудового законодательства и иных нормативных актов и/или ухудшать положение работника по сравнению с ними (ст. 8 ТК РФ).
Что же касается блока «Общие положения», то, как правило, в нем раскрываются следующие вопросы:
- Основания для разработки документа.
- Функциональное предназначение документа.
- Сфера применения документа.
- Полное наименование должности, место работника в общей системе управления на предприятии (в т. ч. указывается, в чьем непосредственном подчинении находится работник).
- Регламент назначения на должность и освобождения от нее.
- Порядок замещения должности на период временного отсутствия работника.
- Продолжительность рабочего дня и недели работника (в т. ч. указывается, установлен ли для работника ненормированный рабочий день).
- Компетенция работника (за что он отвечает).
- Квалификационные требования, предъявляемые к работнику (образование, стаж работы, дополнительные требования). О том, какими документами в данном случае следует руководствоваться разработчику ДИ, можно найти в наших статьях по ссылкам: Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту и Должностная инструкция помощника генерального директора.
- Чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности (в т. ч. перечень документации, знание которой для работника обязательно).
Таким образом, положение о должностных инструкциях хотя и не относится к обязательным локальным документам, тем не менее позволяет урегулировать ряд вопросов, касающихся разработки, введения, хранения должностных инструкций и прочих смежных вопросов, не раскрытых в нормативных актах.
Типовой/унифицированной формы такого положения на законодательном уровне не закреплено, поэтому каждая организация вправе сама разработать его форму и включить в его содержание те нормы, которые необходимы в соответствии со спецификой работы конкретной компании/учреждения.