Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
Рубрикатор
Поиск
28 августа 2019

Как составляется должностная инструкция секретаря?

Должностная инструкция секретаря может быть оформлена по шаблону, предлагаемому нами. Кроме того, в статье будут приведены общие рекомендации по составлению такого документа, воспользовавшись которыми будет просто подготовить инструкцию секретаря самостоятельно.

Должностная инструкция секретаря руководителя

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец

Должностная инструкция секретаря-машинистки

Функции секретаря (должностные обязанности)

Права секретаря

Ответственность

Должностная инструкция секретаря руководителя 

Типовой/унифицированной формы должностной инструкции секретаря на законодательном уровне не утверждено (как и собственно обязанности организации такую должностную инструкцию вводить, см. письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0). Поэтому каждая организация правомочна разработать документ по своей форме. Кроме того, не установлено законом и требований к его наименованию.

Рекомендуем! Полезными документами при составлении и оформлении должностной инструкции для такого специалиста могут быть:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятый постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367.
  • Квалификационный справочник должностей..., утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.
  • Профстандарт, утв. приказом Министерства труда и соцзащиты РФ от 06.05.2015 № 276н. Более подробно о том, как грамотно составить должностную инструкцию на основе профстандарта, рассказывается в нашей статье «Образец заполнения должностной инструкции по профтандарту».
  • Рекомендации, утвержденные приказом Госкомэкологии РФ от 10.12.1997 № 552.
  • ГОСТ Р 6.302003 «Унифицированные системы документации...» и др. 

В дополнение к представленному материалу рекомендуем ознакомиться с нашей статьей «Должностная инструкция помощника генерального директора» (в ней имеется образец должностной инструкции). 

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя: образец 

Должностная инструкция для данного специалиста составляется подобно должностным инструкциям помощника руководителя или секретаря. Однако перечень должностных обязанностей обычно должен включать также следующие, связанные непосредственно с организацией документооборота в организации:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией (прием, сортировка, регистрация, подготовка, отправление);
  • работа с внутренней документацией (прием, сортировка, регистрация, подготовка, отправление);
  • организация текущего хранения документации;
  • обработка и сортировка дел для последующего архивирования;
  • подготовка входящей документации для рассмотрения руководителем;
  • организация передачи документов на исполнение ответственным лицам;
  • ведение информационной базы организации;
  • осуществление информационно-справочного консультирования. 

Образец должностной инструкции для такого специалиста рекомендуем скачать по ссылке: Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя - образец.

Должностная инструкция секретаря-машинистки 

Данный документ может быть составлен по предлагаемому нами выше образцу. Каких-либо дополнительных функций, скорее всего, вносить в шаблон не понадобится, т. к. скорость печати и знание орфографии и пунктуации — это базовые требования к квалификации любого секретаря / помощника руководителя.

Вместе с тем на такого специалиста обычно не возлагаются обязанности по ведению кадрового делопроизводства или сопровождению руководителя на мероприятиях и т. д. Нет и запрета на включение такого и иного функционала, если это не противоречит требованиям законодательства. 

Функции секретаря (должностные обязанности)

Остановимся подробнее на некоторых разделах должностной инструкции секретаря, вызывающих наибольшее количество вопросов при оформлении.

Рекомендуем! За основу для составления соответствующего раздела должностной инструкции можно взять пп. 3.1–3.4 профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и/или раздел «Секретарь руководителя» квалификационного справочника.

При этом использование официальных формулировок, приведенных в данных документах, необязательно.

Обычно функционал секретаря включает следующие трудовые обязанности:

  • обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
  • составление и ведение графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
  • организация командировок руководителя;
  • доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
  • контроль за исполнением распоряжений руководителя;
  • контроль за работой офисной оргтехники;
  • ведение внутреннего и внешнего делопроизводства (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т. д.);
  • прием и отправка писем;
  • организация процесса приема посетителей и др.

Права секретаря

Права секретаря, указанные в должностной инструкции, не должны противоречить требованиям Трудового кодекса РФ. Обычно перечень прав такого работника (с учетом его должностных обязанностей) выглядит примерно следующим образом:

«Секретарь имеет право:

  • знакомиться с проектами решений начальства предприятия, которые касаются его деятельности;
  • выносить на рассмотрение начальства предложения по улучшению работы, которая связана с обязанностями секретаря-делопроизводителя;
  • запрашивать по поручению специалистов и руководителей подразделений, непосредственного начальника или лично документы и информацию, необходимые для исполнения должностных обязанностей;
  • требовать от начальства предприятия оказывать содействие в исполнении должностных обязанностей и прав;
  • требовать создания условий работы, обеспечивающих нормальную производительность его труда» и др.

Разумеется, данный список не является исчерпывающим и может быть дополнен с учетом корпоративной политики предприятия и производственных потребностей.

Ответственность

При составлении раздела, посвященного ответственности секретаря, можно ограничиться максимально общими фразами, например: «Работник несет ответственность в рамках действующего законодательства РФ».

Могут быть применены и более точные формулировки, например:

«Секретарь несет ответственность:

  • за неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей — в границах, определенных законодательством РФ;
  • несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны;
  • нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности» и т. п.

***

Итак, должностная инструкция секретаря составляется в свободной форме и утверждается на уровне организации. В зависимости от специфики деятельности секретаря спектр его должностных обязанностей может быть более широким или узким. При составлении должностной инструкции рекомендуем опираться на соответствующие профстандарты. Разработка и утверждение должностных инструкций в организации не является обязательной, и их отсутствие не выступает нарушением ТК РФ, однако их наличие позволяет конкретизировать спектр должностных обязанностей специалиста.

Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить