Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
Рубрикатор
Поиск

Должностная инструкция помощника генерального директора

Помощник генерального директора осуществляет организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя. Как составить должностную инструкцию помощника генерального директора, расскажет наша статья.
Должностная инструкция помощника генерального директора
Фото: Фотобанк Лори

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

Функции (должностные обязанности) помощника генерального директора

Права помощника гендиректора

Ответственность помощника гендиректора

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения 

Унифицированного образца должностной инструкции помощника генерального директора не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.

Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.

Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: помощник генерального директора,административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367. 

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя 

Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:

  • общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора;
  • должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
  • права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
  • ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке:

Должностная инструкция – шаблон.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора 

В качестве основыдля разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

  • перечень основных должностных обязанностей;
  • список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
  • основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

  • администратору;
  • переводчику;
  • специалисту по кадрам;
  • специалисту по связям с общественностью;
  • делопроизводителю;
  • секретарю руководителя;
  • юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены. 

Функции (должностные обязанности) помощника генерального директора

При составлении перечня должностных обязанностей помощника генерального директора рекомендуем воспользоваться положениями:

  • Справочника №37 (раздел «Секретарь руководителя»);
  • Профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда РФ от 06.05.2015 №276н (пп. 3.1 -.3.4).

Поскольку основная задача помощника генерального директора – организация и обсечение деятельности руководителя, можно предложить включить в перечень трудовых обязанностей такого работника следующие:

  • осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
  • прием и отправка корреспонденции руководителя;
  • ведение делопроизводства;
  • подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
  • планирование рабочего дня генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.) и др.

Обратите внимание! Законом не регламентирован полный перечень должностных обязанностей помощника руководителя, как нет и четких требований к его содержанию. Вопрос формирования списка функций такого работника передан в компетенцию организации.

Права помощника гендиректора

Помощник генерального директора должен иметь право совершать действия, позволяющие ему надлежащим образом исполнять свой должностной функционал.

Так, помощник руководителя может быть наделен следующими правомочиями:

  • получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
  • представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
  • запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  • требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
  • принимать решения в пределах своей компетенции и т.п.

Ответственность помощника гендиректора

Помощник генерального директора несет ответственность в соответствии с законодательством РФ. Тем не менее, можно конкретизировать в должностной инструкции и собственно зоны ответственности работника (см. предлагаемый нами образец).

Обычно выделяют следующие основания привлечения работника к ответственности:

  • за невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
  • за несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
  • за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности и др. 

Надлежащее оформление должностной инструкции 

Должностная инструкция составляется в письменном виде.

Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора, должен предусматривать следующие реквизиты:

  • наименование организации;
  • гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
  • ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
  • подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
  • гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
  • отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).

Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:

  • пронумеровать;
  • прошнуровать;
  • заверить печатью организации (при наличии);
  • сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров). 

***

Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.

Комментировать 0
Назад Вперед
Оставить комментарий
Отправить