Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения
Унифицированного образца должностной инструкции помощника генерального директора не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.
Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.
Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: помощник генерального директора, административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ № 367.
Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя
Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:
- общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора;
- должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
- права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
- ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.
Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке: Должностная инструкция – шаблон.
Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора
В качестве основы для разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).
В названном документе содержатся:
- перечень основных должностных обязанностей;
- список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
- основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.
Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:
- администратору;
- переводчику;
- специалисту по кадрам;
- специалисту по связям с общественностью;
- делопроизводителю;
- секретарю руководителя;
- юрисконсульту и т. д.
Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.
Обратите внимание! В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.
Функции (должностные обязанности) помощника генерального директора
При составлении перечня должностных обязанностей помощника генерального директора рекомендуем воспользоваться положениями:
- Справочника №37 (раздел «Секретарь руководителя»);
- Профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утв. приказом Минтруда РФ от 06.05.2015 №276н (пп. 3.1 -.3.4).
Поскольку основная задача помощника генерального директора – организация и обсечение деятельности руководителя, можно предложить включить в перечень трудовых обязанностей такого работника следующие:
- осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
- прием и отправка корреспонденции руководителя;
- ведение делопроизводства;
- подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
- планирование рабочего дня генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.) и др.
Обратите внимание! Законом не регламентирован полный перечень должностных обязанностей помощника руководителя, как нет и четких требований к его содержанию. Вопрос формирования списка функций такого работника передан в компетенцию организации.
Права помощника гендиректора
Помощник генерального директора должен иметь право совершать действия, позволяющие ему надлежащим образом исполнять свой должностной функционал.
Так, помощник руководителя может быть наделен следующими правомочиями:
- получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
- представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
- запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
- принимать решения в пределах своей компетенции и т.п.
Ответственность помощника гендиректора
Помощник генерального директора несет ответственность в соответствии с законодательством РФ. Тем не менее, можно конкретизировать в должностной инструкции и собственно зоны ответственности работника (см. предлагаемый нами образец).
Обычно выделяют следующие основания привлечения работника к ответственности:
- за невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
- за несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
- за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности и др.
Надлежащее оформление должностной инструкции
Должностная инструкция составляется в письменном виде.
Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора, должен предусматривать следующие реквизиты:
- наименование организации;
- гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
- ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
- подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
- гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
- отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).
Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:
- пронумеровать;
- прошнуровать;
- заверить печатью организации (при наличии);
- сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров).
***
Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.