Как работает электронный больничный лист в 2020 году?

Электронный больничный: нововведение

Пилотный проект «Электронный больничный лист» был запущен в 2014 году в Астраханской, Белгородской областях и Республике Татарстан. Эти регионы были выбраны, поскольку они, в отличие от других субъектов РФ, имеют наиболее развитую сеть информационного взаимодействия между госорганами и жителями.

Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных больничных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.

01.05.2017 был принят закон «О внесении изменений…» № 86-ФЗ, добавивший новую форму больничного листа — электронную.

Важно! ЭБЛ имеет одинаковую с бумажным листом нетрудоспособности юридическую силу и выдается в тех же страховых случаях.

Указанный закон № 86-ФЗ вступил в силу 01.07.2017, и в настоящее время продолжается активная работа по реализации содержащихся в нем положений:

1. Постановлением Правительства от 16.12.2017 № 1567 утверждены «Правила информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций…» .
2. Проводится разъяснительная работа о принципах информационного взаимодействия между участниками страхового случая (работниками, работодателями, медорганизациями, ФСС).
3. Органами власти субъектов РФ и муниципалитетов проведена проверка оснащенности рабочих мест врачей необходимой техникой и приняты меры к такому оснащению. 

Как формируется и отправляется ЭБЛ? Читайте далее. 

Как формируется электронный больничный лист 

Система формирования и отправки ЭБЛ работает при наличии следующих условий:

1. Работодатель имеет учетную запись в личном кабинете на сайте ФСС (как завести учетную запись и работать с нею - в статье "Как получить электронный больничный лист работнику и работодателю").
2. У медицинского учреждения установлено оборудование для работы с ЭБЛ.

Далее происходит следующее:

1. Во время приема врач уточняет, участвует ли работодатель пришедшего в системе информационного взаимодействия, и берет письменное согласие пациента на открытие БЛ в электронной форме. Затем открывает на своем рабочем компьютере медкарту больного и в соответствующем разделе отправляет запрос в ФСС на единичный номер ЭБЛ.
2. После получения номера врач заполняет ЭБЛ. Часть информации из медкарты переносится в автоматическом режиме, что-то вводится вручную. Врач ставит свою электронную подпись.
3. Все ЭБЛ хранятся в общей информационной базе медицинской организации, от имени которой и происходит отправка листов нетрудоспособности, их дополнение какой-либо информацией (например, продление) и закрытие.
4. При выходе на работу находившийся на больничном сотрудник сообщает работодателю номер ЭБЛ. 

Вывод! Таким образом, ЭБЛ отправляется по каналам связи сразу в ФСС, минуя работодателя. 

Как работать с электронными больничными работодателю 

Приведем примерный алгоритм, как работать с электронными больничными работодателю:

1. Поскольку ЭБЛ медучреждение работодателю не отправляет, последний должен получить его в ФСС.
2. Для этого работодатель регистрируется на официальном сайте ФСС, заводит личный кабинет (далее — ЛК). Возможен вариант, что для получения логина и пароля от ЛК ему придется лично явиться в структурное подразделение Фонда, как это происходит в настоящее время (например, при открытии ЛК на сайте Пенсионного фонда).
3. Через ЛК работодатель вводит номер СНИЛС и ЭБЛ работника, получает доступ к электронному больничному.
4. Если механизм совершения выплат зачетный, работодатель дополняет свою часть листа нетрудоспособности, ставит ЭЦП и отправляет обновленный ЭБЛ в Фонд.
5. При прямых выплатах пособий работодателем ЭБЛ не оформляется, а заполняется реестр сведений на выплату пособий, который также подписывается ЭЦП. 

У работодателя есть возможность экспортировать ЭБЛ на свой компьютер, распечатать его и приложить к бухгалтерским документам (при необходимости). 

Важно! ФСС переходит на новый способ выплаты пособий и в будущем планирует полностью отказаться от зачетного механизма. Таким образом, участие работодателя в движении ЭБЛ со временем сойдет на нет. 

Что изменилось для кадровика/бухгалтера. Как заполнять ЭБЛ 

Каких-либо изменений в работе бухгалтеров и кадровиков в связи с появлением ЭБЛ не произошло. Единственно, что немного расширится круг их обязанностей: рассмотренные в предыдущем разделе действия, скорее всего, будут выполнять именно эти специалисты.

Обратите внимание! При заполнении ЭБЛ бухгалтер руководствуется общим порядком оформления листов нетрудоспособности:

1. В поле «Место работы» вносится сокращенное наименование организации. Если такового нет, пишется полное название, а если оно не умещается во все имеющиеся клетки, прерывается на полуслове.
2. Выбирается статус работы уходившего на больничный сотрудника: основной или по совместительству.
3. Указывается регистрационный номер, присвоенный ФСС организации при ее постановке на учет, и код подчиненности — номер структурного подразделения ФСС, к которому прикреплено предприятие.
4. Прописывается ИНН и СНИЛС сотрудника.
5. В графе «Условия начисления» ставится код случая начисления пособия, отличающегося от стандартного.
6. Акт формы Н-1 заполняется при получении производственной травмы, и в ЭБЛ указывается дата составления такого акта.
7. Обязательно проставляется дата начала работы.
8. Вносится информация о страховом стаже работника и нестраховых периодах.
9. Бухгалтер рассчитывает период страхового случая, средний заработок сотрудника и сумму причитающегося пособия.
10. В ЭБЛ, как и в бумажном, должны быть указаны Ф. И. О. руководителя организации и главного бухгалтера, поставлены их подписи и фирменная печать. 

Обязателен ли переход на электронную форму больничных листов 

Важно! Такой обязанности у медорганизаций и работодателей на сегодняшний день нет. За исключением тех, где проект ЭБЛ будет поддерживаться на уровне министерства РФ.

Однако медучреждениям, руководство которых решит присоединиться к электронному обмену информацией, связанной с открытием/закрытием БЛ и т. д., нужно быть готовыми к совершению следующих действий:

1. Оснащению рабочих мест персонала всей необходимой техникой.
2. Обеспечению постоянного доступа к интернету.
3. Заключению договора с ФСС об информационном взаимодействии.
4. Проведению обучения медработников относительно порядка работы с ЭБЛ.
5. Приобретению или способствованию приобретению электронных подписей врачами.
6. Приобретению своей ЭЦП. 

Работодателям также надо заключить с ФСС соглашение об информационном взаимодействии, позаботиться о наличии собственной электронной подписи.

Организации, не готовые перейти на ЭБЛ, работают по старым правилам: принимают от своих сотрудников листы нетрудоспособности, проводят все необходимые расчеты, заполняют их, отправляют в ФСС.

Обратите внимание! В случае, когда работнику выписан ЭБЛ, а работодатель не имеет технической готовности, то медучреждение вправе заменить ЭБЛ на бумажный, указав в программе на недействительность электронного (Письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).  

План мероприятий по реализации положений закона о выдаче ЭБЛ утвержден приказом ФСС от 03.07.2017 № 320.

***

Для кадровиков и бухгалтеров принципиально ничего не изменилось, только добавились новые возможности. Порядок заполнения бумажных больничных не изменился.