Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести
Проверка контрагента - проявление должной осмотрительности.
Должная осмотрительность - необходимая часть любого бизнеса. И выбор контрагента основывается именно на должной осмотрительности. Почему ее проявления требуют контролирующие органы, в том числе налоговая инспекция? Любое ООО или АО - коммерческая организация, целью которой является получение прибыли. Поэтому ФНС считает, что коммерческая фирма, созданная ради получения прибыли, а не в качестве прикрытия для различных "серых схем", "отмыва денег" и т.п., априори старается быть осмотрительной, пытается предугадать возможные риски и проверяет контрагента. То есть, проверка контрагента с точки зрения ФНС - правильное поведение.
Неправильное певедение (в том числе, отсутствие проверки контрагентов) может повлечь следующие неблагоприятные последствия:
- нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
- невозможность реального возмещения убытков;
- повышение риска проведения выездной проверки;
- повышение риска доначисления налогов, если недобросовестный контрагент не предоставит встречные документы (например, счет-фактура от продавца, отчет от агента и др.)
Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов. ФНС позаботилась о бизнесе и подробно разъяснила, какие именнодокументы нужны.
Важно! Какие нужны документы, можно установить на основании писем Федеральной налоговой службы (от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@, от 23.01.2013 № АС-4-2/710@, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@), судебной практики и обычаев делового оборота.
В системе Консультант Плюс можно найти готовое решение по проверке контрагента, основанное на этих источниках - его соблюдение обеспечит доказательства добросовестности.
Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки документов подробнее, в зависимости от статуса контрагента.
Список локальных документов о порядке проверки контрагента
В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) желательно составить следующие документы:
Образец положения о проверке контрагента- документально закрепленный порядок отбора партнеров - положение о проверке контрагента;
- документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента - дело на каждого контрагента;
- источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
- сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
- деловая переписка.
Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы
Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:
- учредительные документы;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- выписка из ЕГРЮЛ;
- протокол (решение) о назначении руководителя;
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
- документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
- бухгалтерская отчетность;
- копия паспорта директора.
Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора
Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
- свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
- выписка из ЕГРИП;
- паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
- документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
- документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.
Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.
Договор с самозанятым: какие нужны документы
Для заключения договора с самозанятым принципиальное значение имеет его статус. Поэтому рекомендуем запросить
- копию паспорта,
- справку по форме КНД 1122035 (о регистрации в качестве плательщика налога на профессиональный доход).
Можно и самостоятельно проверить, является ли контрагент самозанятым - через интернет на специальном сайте плательщиков НПД.
***
Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.
Насмешили. Любого контрагента можено проверить без кучи этих копий. Я могу вам предоставить копии документов давно закрытого юр. лица. И вы со смной заключите договор просто так без проверки?
Проверить, закрыто ли юрлицо, совершенно несложно.
Документы берутся для достижения двух целей:
В настоящее время на рынке действует большое количество субъектов предпринимательской деятельности, зарегистрированных до указанной даты, и соответственно, имеющих свидетельство о государственной регистрации. В этом случае целесообразно запросить этот документ. Если же субъект был зарегистрирован после 1 января 2017 года, необходимо запрашивать Лист записи ЕГРИП (ЕГРЮЛ).
Указанные изменения в порядке оформления документов предусмотрены приказом ФНС России от 12 сентября 2016 года N ММВ-7-14/481@.
А как же закон "О персональных данных"?
Фискальные органы вменяют налогоплательщику обязанность проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов и заключении сделок. Однако в целях соблюдения законодательства о персональных данных, при запросе копии паспорта рекомендуем дополнительно оформить согласие на обработку персональных данных (Согласие на обработку персональных данных - образец ), а также предоставить со своей стороны обязательство о неразглашении персональных данных.
Для минимизации рисков раскрытия Ваших персональных данных при передаче копии паспорта Вы можете потребовать предоставить Вам письменное обязательство об использовании Ваших данных только на определенные цели и об обеспечении их сохранности. Для оформления кредита требуется не только инфомрация о паспортных данных, но и ваша личная подпись на кредитном договоре.
Добросовестность состоит не в том, чтобы вынудить контрагента представить документы, а в принятии мер к получению информации всеми доступными способами, в том числе – путем направления запроса контрагенту.