Подписка на новости
Подписаться
Наши группы
С вами
с 2015 года
Рубрикатор
Поиск

Перечень необходимых для заключения договора документов

Перечень документов для заключения договора поможет проявить должную осмотрительность при выборе контрагента и защититься от ряда предпринимательских рисков. Рассмотрим в настоящей статье, какие именно документы следует запросить у контрагента и какие риски это поможет предотвратить.
Перечень необходимых для заключения договора документов
Фото: Фотобанк Лори

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести 

Проверка контрагента - проявление должной осмотрительности.

Должная осмотрительность - необходимая часть любого бизнеса. И выбор контрагента основывается именно на должной осмотрительности. Почему ее проявления требуют контролирующие органы, в том числе налоговая инспекция? Любое ООО или АО - коммерческая организация, целью которой является получение прибыли. Поэтому ФНС считает, что коммерческая фирма, созданная ради получения прибыли, а не в качестве прикрытия для различных "серых схем", "отмыва денег" и т.п., априори старается быть осмотрительной, пытается предугадать возможные риски и проверяет контрагента. То есть, проверка контрагента с точки зрения ФНС - правильное поведение.

Неправильное певедение (в том числе, отсутствие проверки контрагентов) может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

  • нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
  • невозможность реального возмещения убытков;
  • повышение риска проведения выездной проверки;
  • повышение риска доначисления налогов, если недобросовестный контрагент не предоставит встречные документы (например, счет-фактура от продавца, отчет от агента и др.)

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов. ФНС позаботилась о бизнесе и подробно разъяснила, какие именнодокументы нужны.

Важно! Какие нужны документы, можно установить на основании писем Федеральной налоговой службы (от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@, от 23.01.2013 № АС-4-2/710@, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@), судебной практики и обычаев делового оборота.

В системе Консультант Плюс можно найти готовое решение по проверке контрагента, основанное на этих источниках - его соблюдение обеспечит доказательства добросовестности.

Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки документов подробнее, в зависимости от статуса контрагента. 

Список локальных документов о порядке проверки контрагента

В соответствии с письмом ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@ (далее – Письмо ФНС) желательно составить следующие документы:

Образец положения о проверке контрагента Скачать
  • документально закрепленный порядок отбора партнеров - положение о проверке контрагента;
  • документы, в которых отражены результаты отбора партнера, обоснование выбора контрагента - дело на каждого контрагента;
  • источник информации о нем (сайт, письмо о сотрудничестве);
  • сведения о мониторинге рынка требуемых работ, товаров, услуг;
  • деловая переписка.

Список для контрактов между юридическими лицами: учредительные и иные документы 

Рекомендуемый перечень для обмена между юридическими лицами:

  • учредительные документы;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
  • выписка из ЕГРЮЛ;
  • протокол (решение) о назначении руководителя;
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресу (договор аренды или свидетельство о праве собственности);
  • документ, подтверждающий полномочия лица на право заключения договора (доверенность);
  • бухгалтерская отчетность;
  • копия паспорта директора. 

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора 

Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):

  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
  • свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
  • выписка из ЕГРИП;
  • паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
  • документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора. 

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.

Договор с самозанятым: какие нужны документы

Для заключения договора с самозанятым принципиальное значение имеет его статус. Поэтому рекомендуем запросить

  • копию паспорта,
  • справку по форме КНД 1122035 (о регистрации в качестве плательщика налога на профессиональный доход).

Можно и самостоятельно проверить, является ли контрагент самозанятым - через интернет на специальном сайте плательщиков НПД.

***

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки. 

Источники:
письмо ФНС России от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@
Комментировать 14
Назад Вперед
Комментарии
15 января 2021
Постоянная ссылка

Насмешили. Любого контрагента можено проверить без кучи этих копий. Я могу вам предоставить копии документов давно закрытого юр. лица. И вы со смной заключите договор просто так без проверки?

Ответить
18 января 2021
Постоянная ссылка

Проверить, закрыто ли юрлицо, совершенно несложно.

Документы берутся для достижения двух целей:

  • чтобы контрагент показал, представит ли актуальные документы или будет пытаться на мелочах обмануть (как вы предрекли),
  • чтобы выполнить обязательные требования ФНС - быть в достаточной степени осмотрительным, сохранить доказательства этой осмотрительности и предъявить их ФНС, если контрагент уйдет в закат, допустив нарушения по НДС.

 

Ответить
20 июня 2019
Постоянная ссылка
Что теперь запрашивать вместо свидетельства о госрегистрации ИП?
Ответить
13 августа 2019
Постоянная ссылка
Лист записи ЕГРИП вместо свидетельства о государственной регистрации ИП выдается, начиная с 1 января 2017 года.
В настоящее время на рынке действует большое количество субъектов предпринимательской деятельности, зарегистрированных до указанной даты, и соответственно, имеющих свидетельство о государственной регистрации. В этом случае целесообразно запросить этот документ. Если же субъект был зарегистрирован после 1 января 2017 года, необходимо запрашивать Лист записи ЕГРИП (ЕГРЮЛ).
Ответить
19 июня 2019
Постоянная ссылка
По ИП - свидетельства о постановке на учет им уже давно не выдают!
Ответить
13 августа 2019
Постоянная ссылка
Да, вы совершенно правы. С 1 января 2017 года свидетельство о постановке на учет в налоговом органе российской организации или физического лица, а также свидетельство об аккредитации филиалов и представительств иностранных юридических лиц оформляются без использования типографских бланков. При регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, крестьянских (фермерских) хозяйств с 1 января 2017 года вместо свидетельства о государственной регистрации выдается Лист записи соответствующего реестра - ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
Указанные изменения в порядке оформления документов предусмотрены приказом ФНС России от 12 сентября 2016 года N ММВ-7-14/481@.
Ответить
16 апреля 2019
Постоянная ссылка
Часто приходится заключать договора на продажу продукции, работаем 26 лет что творится последний год просто кошмар паспорт руководителя это цветочки ,а вот вся отчетность по зарплате штатное расписание отчеты 6 НДФЛ.СЗВ-М копии поручений об оплате налогов.Мое мнение выписки из налоговой достаточно там все данные есть и уже понятно сколько лет фирма работает
Ответить
27 июня 2019
Постоянная ссылка
К сожалению судебная практика говорит о том, что сведений о спорных контрагентах, имеющиеся в ЕГРЮЛ и на интернет-сервисах, не свидетельствуют о проявлении должной осмотрительности при выборе контрагентов и не позволяют сделать вывод о реальности ведения ими финансово-хозяйственной деятельности
Ответить
18 февраля 2019
Постоянная ссылка
Особенно повеселило-копия паспорта директора. Щаззз...
А как же закон "О персональных данных"?
Ответить
19 марта 2019
Постоянная ссылка

Фискальные органы вменяют налогоплательщику обязанность проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов и заключении сделок. Однако в целях соблюдения законодательства о персональных данных, при запросе копии паспорта рекомендуем дополнительно оформить согласие на обработку персональных данных (Согласие на обработку персональных данных - образец ), а также предоставить со своей стороны обязательство о неразглашении персональных данных. 

 

Ответить
29 января 2019
Постоянная ссылка
я так и не поняла давать копию паспорта , или это риск ,потом придет какой нибудь кредит.
Ответить
21 февраля 2019
Постоянная ссылка

Для минимизации рисков раскрытия Ваших персональных данных при передаче копии паспорта Вы можете потребовать предоставить Вам письменное обязательство об использовании Ваших данных только на определенные цели и об обеспечении их сохранности. Для оформления кредита требуется не только инфомрация о паспортных данных, но и ваша личная подпись на кредитном договоре. 

Ответить
26 декабря 2017
Постоянная ссылка
Мне стало смешно, прочитав эту статью! Автор почему - то не ссылается на нормативно-правовые акты, обязывающие предоставлять вышеперечисленные документы при заключении сделки! Если принять во внимание, что это рекомендуемый перечень документов, запрашиваемый при заключении договора, то возникает вопрос, а если контрагент не захочет предоставлять эти документы, то тогда как? Сведения из ЕГРЮЛ можно получить из открытых источников! Контрагенту если надо проверить мою благонадежность, то пусть сам выясняет возникшие вопросы!
Ответить
22 января 2018
Постоянная ссылка
В нашей статье рассказывается о том, как действовать при проверке добросовестности контрагента. Требование об этом неоднократно предъявлялось ФНС, об одном из последних писем есть информационное сообщение на сайте. Самый простой вариант – запросить документы непосредственно у потенциального поставщика. О других вариантах проверки мы также рассказывали, см. статьи «Критерии и обоснование выбора контрагента», «Как проверить контрагента по ОГРН», «Как проверить контрагента по ИНН или ОГРН по картотеке дела арбитражных судов» и др.
Добросовестность состоит не в том, чтобы вынудить контрагента представить документы, а в принятии мер к получению информации всеми доступными способами, в том числе – путем направления запроса контрагенту.
Ответить
Оставить комментарий
Отправить