Отчет агента принципалу
Условие о том, что агент обязан выставлять отчет по своей договорной деятельности, является императивным - обязательным (п. 1 ст. 1008 Гражданского кодекса РФ - далее ГК РФ). Суды часто не признают акт сдачи-приемки оказанных агентом услуг достаточным подтверждением факта выполнения обязательств агентом (см., например, Постановление Арбитражного суда Московского округа по делу N А40-102672/2016).
Агентский договор по ГК РФ - существенные условия и видыФорма отчета не регламентирована: теоретически он мог бы быть и устным, однако неизбежен вопрос – каким образом можно доказать факт представления такого отчета, поэтому мы ни в коем случае не рекомендуем отчитываться устно.
На практике используется письменная форма. Это немаловажно для агента и в следующем аспекте: срок оплаты его услуг в договоре чаще всего привязан к отчету, так легче разбираться. Составил отчет – получил деньги.
При отсутствии в договоре условия о порядке уплаты агентского вознаграждения принципал обязан выплатить его в течение недели с момента представления ему агентом отчета за прошедший период (ст. 1006 ГК РФ).
Сроки и порядок предоставления отчета не прописаны в законе. Их нужно установить в договоре. В дальнейшем, срокам нужно неукоснительно следовать.
В КонсультантПлюс есть множество готовых решений, в том числе путеводитель по судебной практике: "Агентирование". Если у вас еще нет доступа, вы можете оформить пробный доступ бесплатно, на временной основе! Вы также можете получить актуальный прайс-лист К+.
Содержание отчета агента по агентскому договору
Все подробности, касающиеся совершенных сделок и фактических действий, должны быть отражены в отчете.
По сути, содержание отчета разделяется на две части:
- Результат деятельности агента
Описание результата деятельности должно соответствовать тем задачам, которые были поставлены перед агентом условиями договора. Не следует при этом забывать, что результат деятельности агента ни в коем случае не должен иметь овеществленную форму, в ином случае договор может быть переквалифицирован судом в качестве договора подряда, прецеденты известны. Следует также избегать момента, когда товары, которыми оперируют стороны, на какой-то период переходят в собственность агента. Здесь возможна переквалификация на договор купли-продажи.
Зачастую стороны желают воспринимать отчет в качестве первичного документа бухгалтерского учета. Этот момент следует предусмотреть договором, а стороны в своей документации обязаны руководствоваться законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части реквизитов, утверждения формы и т. д. Необходимо учитывать, что отдельные факты должны подтверждаться другими первичными документами (в частности, транспортными – этот момент часто выпадает из внимания на практике). Вся деятельность по исполнению договора должна быть экономически обоснована и соответствовать принципу целесообразности. Следует отразить в отчете весь порядок исполнения договора: например, если доставка товара возложена на агента, должны быть приведены договоры с транспортными организациями, грузоперевозочные документы. - Расходы агента
Расходы агента либо предварительно оплачиваются принципалом, либо компенсируются в последующем. Следует принимать во внимание следующее:- суммы, составляющие расходы агента, при предварительной выдаче расцениваются как авансирование принципала с применением норм о коммерческом кредите (постановление Президиума ВАС от 09.04.2009 №16378/08);
- расходы должны быть обоснованными, поскольку они всегда подчинены функциям, возложенным на агента договором;
- платежные документы должны содержать указание на основание перечисления (агентский договор).
Как составить отчет агента
Если форма отчета агента не предусмотрена в качестве приложения к договору, он составляется в произвольной форме.
Внимание: отчет агента – первичный учетный документ. Обязательные реквизиты для этого вида документов перечислены в ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете».
Наименование документа
Четких требований к названию нет, главное, чтобы в нем присутствовало словосочетание «отчет агента», остальное – на усмотрение сторон. Варианты формулировок:
- обезличенная – «Отчет агента об исполнении агентского поручения»;
- с указанием сути отказанной услуги – «Отчет агента по оформлению документов»;
- с указанием отчетного периода – «Отчет агента за июнь 2021 года».
Внимание! Если форма отчета предусмотрена в качестве приложения к агентскому договору, это необходимо отразить в тексте:
Вводная часть агентского договора
Сюда следует включить:
- Дату и место (населенный пункт) составления отчета.
- Сопроводительную часть с указанием наименований сторон договора, и самого договора, по которому составляется отчет. Например:
Основная часть
Включает в себя сведения:
- о действиях агента в интересах принципала;
- расходах, подлежащих возмещению или произведенных за счет принципала;
- размере вознаграждения принципала (если договором предусмотрена оплата в зависимости от результата или количества выполненных действий).
Если предмет договора – продажа агентом товара, принадлежащего принципалу, удобнее перечислить реализованную продукцию в форме таблицы. Например:
Также таблицей рекомендуется оформить и информацию о затратах агента:
Заключительная часть агентского договора
Содержит информацию о приложениях к отчету и подписи агента и принципала.
Приложения – документы, подтверждающие выполненные действия и понесенные расходы. Например:
Образец отчета агента по агентскому договору
Предлагаем скачать бланк и заполненный образец отчета агента, составленные с учетом всех требований действующего законодательства:
Образец отчета агента по агентскому договоруПорядок направления отчета агента
Закон не устанавливает требований к порядку, срокам и способу направления агентом отчета принципалу – все эти условия фиксируются в договоре.
Сроки направления отчета
Возможные варианты:
- в течение определенного времени после окончания действия договора – если агенту дается разовое поручение;
- каждый раз по истечении установленного периода (например, не позднее указанной в договоре даты раз в месяц).
Примеры формулировок:
или
Внимание: условие о сроке направления отчета имеет значение для последующего взыскания агентского вознаграждения в случае его невыплаты принципалом. В силу ст. 1006 ГК РФ, если срок и порядок уплаты вознаграждения не урегулирован договором, принципал обязан выплатить его в течение недели с момента получения отчета агента за истекший период.
Способы направления отчета агента
Возможные варианты:
- нарочным (личное предоставление принципалу/его представителю);
- заказным письмом с простым уведомлением по почте России;
- ценным письмом с описью вложения по почте России (предпочтительнее предыдущего варианта, поскольку позволяет подтвердить, что в письме был именно отчет);
- курьерской службой.
Можно ли отправлять отчет агента по электронной почте
Можно, если: такой способ установлен договором с указанием электронного адреса принципала.
Не возбраняется электронная отправка отчета и при отсутствии такого условия в договоре, но электронный адрес принципала должен быть отражен в официальных документах: том же агентском договоре, на фирменном бланке компании, на ее официальном сайте. Кроме того, иногда юрлица заносят информацию об электронном адресе в ЕГРЮЛ.
Тоже самое касается и электронного адреса самого агента – он должен быть зафиксирован теми же способами.
В противном случае подтвердить отправку отчета на надлежащий адрес и надлежащим лицом будет очень непросто.
Обязательно следует получить подтверждение получения принципалом отчета. Это могут быть квитанция почтовой или транспортной организации, обычная расписка секретаря на втором экземпляре либо подпись уполномоченного лица в специальной строке «Принял», ответ на электронное письмо с сообщением о поступлении отчета – в зависимости от способа направления отчета.
***
Таким образом, отчет агента – не «отписка» и не формальность, а один из важнейших документов, определяющих правильность оформления всего договора, а для агента – основной документ, подтверждающий факт выполнения обязательств по договору. Во избежание риска переквалификации договора учет приведенных в статье особенностей составления отчета необходим.