Что такое штатное расписание

Нужно ли штатное расписание в ООО?

Обязательно ли штатное расписание в ООО?

Заполнение утверждённой формы

Что такое штатное расписание

Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».

 В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.

Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Роскомстата от 06.04.2001 № 26). Сокращать данную форму нельзя, но можно вносить необходимые дополнения (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20): добавлять строки, изменять ширину граф и т. д.

Документ является обезличенным, т. е. предполагает занесение в утверждённую форму наименований должностей, данных об их количестве и окладах без указания конкретных лиц.

Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя. 

Нужно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание в организации может служить следующим целям:

  1. Структурирование имеющегося кадрового состава и его численности, а также проведение анализа объёмов выполненных работ, трудовых загрузок сотрудников, целесообразности имеющейся организации кадров и необходимости проведения комплектации новыми штатными единицами.
  2. Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта. Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение положений трудового законодательства.
  3. Подтверждение законного увольнения сотрудника или отказа в принятии на работу в связи с отсутствием указанной соискателем должности в штатном расписании в случае судебных разбирательств. Надлежащим образом составленный и оформленный документ может стать весомым аргументом в пользу доводов организации в случае трудовых споров.

Обязательно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма – № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).

Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).  Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). 

Заполнение утверждённой формы

Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа – 0301017, что означает:

  • количество экземпляров – обычно 3 (помимо копий по требованию);
  • формат бланка – А4;
  • срок хранения – постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях – 3 года.

Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:

  • Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
  • Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
  • Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
  • Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например 0,4).
  • Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
  • К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты, предусмотренные как работодателем, так и законодательством РФ. Отражаются в виде рублёвого эквивалента или в виде процентов.
  • В графе 9 указывается сумма данных из граф 5–8 – в рублёвом эквиваленте или в процентах.
  • В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.

Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы или иным уполномоченным лицом. Обязательна подпись главного бухгалтера или лица, исполняющего его обязанности. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает печати, но её наличие не является ошибкой.  

Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ – разъяснение понятия «трудовая функция» и т. д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).