Передача документов общества в архив

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Какие документы подлежат передаче на хранение?

Историческая справка о ликвидированном ООО

Подготовка документов к хранению

Оформление дел для хранения документов

Передача документов общества в архив

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

  • «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);
  • п. 10 ст. 23 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ № 125).

Порядок проведения ликвидации регулируется:

  • положениями ст. 63 ГК РФ;
  • законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
  • положениями ст. 57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп. 9.2 и 9.7.2 Основных правил).

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Бумаги, образующиеся в процессе работы предприятия, можно разделить на следующие категории:

  1. Документы, которые требуют постоянного хранения. К ним относятся документы, содержащие сведения о полученной прибыли и предпринимательской деятельности ООО:
    • приказы по деятельности, журналы регистрации;
    • бухгалтерские документы, отчеты;
    • документы, содержащие сведения о структуре ООО;
    • акты об уничтожении бумаг на предприятии;
    • договоры и иные документы о сделках;
    • устав.
  2. Документы длительного хранения, срок хранения которых превышает 50 лет. К таким можно отнести:
    • приказы об увольнении и приеме на работу сотрудников;
    • личные дела работников;
    • трудовые договоры;
    • журналы регистрации трудовых книжек;
    • сведения о начислении заработной платы.
  3. Документы, подлежащие временному хранению (не более 10 лет). К ним принято относить:
    • приказы о командировках, отгулах, сверхурочных работах;
    • документы, содержащие сведения о закупке материалов на нужды предприятия;
    • иные бумаги, не содержащие важной информации.

Подробнее о сроках хранения документов говорится в приказе Минкультуры России «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"» от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 под № 18380).

Какие документы подлежат передаче на хранение?

Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125, обязательно подлежат передаче в государственный/муниципальный архив:

  • документы по личному составу;
  • документы, срок хранения которых еще не истек;
  • документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (включаются в таковой, если они были созданы в организации — источнике формирования госархива, например государственном органе или бюджетной организации, либо по решению экспертной комиссии).

Среди перечисленных можно выделить следующие виды документов:

  1. Документы о ликвидации:
    • решение о ликвидации;
    • свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц о прекращении деятельности.
  2. Приказы:
    • о приеме работников;
    • увольнении;
    • переводе на другую должность;
    • установлении заработной платы и иных доплат работникам;
    • предоставлении отпусков.
  3. Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
  4. Личные карточки работников.
  5. Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
  6. Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
  7. Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
  8. Штатные расписания.
  9. Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
  10. Табели учета рабочего времени.
  11. Документы о льготах для определенной категории трудящихся.

Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия. В состав экспертной комиссии обычно входят руководитель и специалисты в области архивного дела и делопроизводства.

Историческая справка о ликвидированном ООО

Помимо перечисленных документов представляется опись дел, а также историческая справка (пп. 7.6.7, 7.6.8, 9.9 Основных правил), в которой отражаются основные сведения о ликвидированном предприятии:

  • наименование, адрес регистрации, контактные данные (телефон, факс, электронная почта);
  • дата создания, а также реквизиты документов, этому сопутствующих (протокола собрания учредителей и пр.);
  • перечень структурных изменений со ссылкой на документы;
  • список всех руководителей, а также учредителей предприятия;
  • выдержки из устава, регламентировавшие деятельность организации;
  • описание структуры предприятия;
  • сведения об имевшихся банковских реквизитах.

Подготовка документов к хранению

Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

При этом процедура подготовки состоит из нескольких шагов, самый первый из который — структуризация дел. На этом этапе бумаги разделяются по срокам хранения (документы, которые надлежит хранить постоянно, необходимо подшивать отдельно от документов временного хранения). Каждое дело содержит бумаги, соответствующие его заголовку. При формировании папок лучше всего использовать номенклатуру дел предприятия.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Оформление дел для хранения документов

После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст. 3.6 Основных правил).

Оформление дела предусматривает следующие этапы:

  1. Подшивку. Для этого необходимо использовать папки с твердым переплетом. В начале и в конце такой папки добавляются чистые листы для составления описи и бланка-заверителя. Из бумаг удаляются все скрепки и скобы, после чего путем прокола в четырех местах формируется альбом по необходимому алгоритму.
  2. Нумерование листов. Все страницы дела нумеруются в правом верхнем углу валовой нумерацией карандашом или нумератором.
  3. Формирование внутренней описи. Составление этой бумаги допускается по форме, установленной в приложении 10 к Основным правилам. Подписывается опись составителем.
  4. Создание обложки дела. При оформлении обложки следует использовать форму приложения 11 к Основным правилам.

После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7 Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение.

Таким образом, после ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, подлежат передаче в государственный/муниципальный архив на хранение. Сроки хранения бумаг при этом закреплены на законодательном уровне.