Использование контрольной техники

Снятие с учета кассовой техники: основания, порядок, документы

Действия налоговых работников при снятии с учета кассовой машины

Снятие с учета техники налоговым органом самостоятельно

Хранение документов

Использование контрольной техники

ККТ (контрольно-кассовая техника) используется в деятельности как организаций, так и частных предпринимателей. Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 № 54-ФЗ (далее — ФЗ о ККТ) установлены требования к субъектам бизнеса, заключающиеся в использовании кассовых аппаратов и других машин, относящихся к ККТ.

Указанным ФЗ о ККТ определено, что если предприниматель или организация в процессе своей работы производит расчеты наличными или при помощи банковских карт, то они обязаны приобрести кассовую машину, зарегистрировать ее в налоговой службе и в дальнейшем использовать в соответствии с требованиями закона (см. ст. 5 ФЗ о ККТ).

Подробнее о процессе регистрации фискальной техники и особенностях ее использования можно узнать из статьи «ККТ для ИП — регистрация и применение». В ней же имеется информация о лицах, которым разрешено заниматься бизнесом без ККТ.

Планируется упрощение порядка использования и снятия с учета ККТ (сейчас на рассмотрении в Государственной думе находится законопроект о внесении некоторых изменений в ФЗ о ККТ (см. http://asozd2.duma.gov.ru/main.nsf/%28Spravka%29?OpenAgent&RN=968690-6). 

Снятие с учета кассовой техники: основания, порядок, документы

Основаниями для снятия кассовой техники с учета являются:

  • прекращение бизнеса, реорганизация, ликвидация компании (см. письмо УФНС РФ по Москве от 20.05.2010 № 17-15/053120);
  • истечение срока амортизации машины;
  • порча, негодность, хищение или утрата техники.

Пользователю кассовой техники нужно представить в тот же налоговый территориальный орган, где происходила постановка на учет:

  • соответствующее заявление (см. приложение № 1 к приказу ФНС России от 09.04.2008 № ММ-3-2/152@);
  • паспорт фискального аппарата;
  • регистрационную карточку на машину.

Перечисленные документы налогоплательщики могут доставить:

  • лично, обратившись в территориальный орган;
  • почтовым отправлением (необходимо получить уведомление о вручении);
  • посредством интернет-ресурсов;
  • через ИС «Единый портал муниципальных и госуслуг».

Сотрудникам налоговой службы предоставляется 5 дней для рассмотрения заявления налогоплательщика, по истечении которых они обязаны произвести снятие с учета ККТ (см. п. 16 положения, ратифицированного постановлением Правительства РФ от 23.07.2007 № 470, далее — Положение о ККТ).

Снятие с регистрации контрольного аппарата совершается так же, как и его постановка:

  • специалист налогового органа заносит соответствующую запись в книгу учета;
  • на регистрационной карточке производится отметка о снятии и проставляется оттиск печати;
  • аналогичная запись и печать заносятся в паспорт фискального аппарата. 

Действия налоговых работников при снятии с учета кассовой машины

Действия сотрудников налогового органа после получения всех требуемых для снятия с учета ККТ документов включают:

  • сверку данных, записанных в заявлении, с информацией, указанной в остальных представленных документах, а также со сведениями, которыми обладает сама налоговая служба;
  • уведомление налогоплательщика о необходимости устранения недостатков в документах, если представленные документы оформлены не в соответствии с установленными требованиями.

Уведомление должно быть направлено не позже следующего дня за сдачей документов, а субъект предпринимательства, подавший заявление, обязан исправить эти недостатки в течение 1 дня после того, как он был извещен. При их неустранении снятие с учета фискальной машины производиться не будет.

В этом случае налоговая служба по истечении 5 дней должна направить заявителю письменное сообщение об отказе в снятии с учета с перечислением причин такого отказа. Сданные заявителем документы возвращаются с этим письмом.

В случае если снятие с учета происходит в связи с утерей, кражей или порчей кассовой машины, специалист налоговой службы имеет право запросить у заявителя подтверждающие этот факт документы.

При соответствии документов всем требованиям сотрудник налоговой службы вместе с работником сервисного центра снимает показания счетчиков ККТ, о чем составляется акт (см. п. 82 приказа Минфина России от 29.06.2012 № 94н). 

Снятие с учета техники налоговым органом самостоятельно

Как известно, применение фискальных аппаратов возможно только в случае, если те внесены в специальный Государственный реестр (подробнее об этом можно узнать из публикации «Государственный реестр контрольно-кассовой техники»). Если фискальная машина устарела или по иной причине исключена из этого Госреестра, то субъекту бизнеса, который начал ее эксплуатацию до такого исключения, разрешено ее использовать и далее, но не больше 10 лет и до завершения ее срока службы. Этот срок указан в паспорте машины.

В данном случае при окончании указанного срока снятие с учета ККТ может быть произведено не предпринимателем, а непосредственно сотрудниками налогового органа. Так, п. 19 Положения о ККТ предусматривает, что при наступлении указанной ситуации специалист налоговой службы:

  • вправе самостоятельно произвести снятие с регистрации фискальной машины;
  • после такого снятия направить уведомление об этом налогоплательщику.

Уведомление должно быть направлено на следующий день после того, как прошел срок эксплуатации. Использование техники после получения такого уведомления чревато административной ответственностью (см. решение арбитражного суда Приморского края от 14.04.2011 по делу № А51-3329/2011).

Также налоговый орган самостоятельно совершает снятие с учета контрольной техники, если предприниматель или организация исключены из ЕГРЮЛ и ЕГРИП (см. п. 85 приказа № 94н). 

Хранение документов

Следом за снятием с регистрации кассовой машины обязанности субъекта предпринимательства, а также производителей и сервисных центров, имевших ранее отношение к снятой с учета машине, не заканчиваются. Законодательно на указанных лиц возлагаются обязанности по хранению в течение 5 лет документов, связанных с кассовым аппаратом.

Частный предприниматель или организация после вышеозначенной процедуры обязаны хранить информацию (документы), связанную с:

  • покупкой ККТ;
  • постановкой ее на учет;
  • использованием и применением;
  • снятием с учета.

Поставщик (производитель) фискальной машины должен хранить документы о:

  • производстве техники;
  • ее реализации;
  • техподдержке и обслуживании.

На сервисный центр возложены обязанности по хранению документации, связанной с обслуживанием данной техники. Также изготовитель и сервисный центр должны хранить учетный талон кассовой машины, который содержит все сведения о любых манипуляциях с ККТ.

К документации, подлежащей хранению, относятся также и отбитые кассовые ленты и устройства хранения фискальной памяти (см. п. 13 Положения о ККТ).

Регистрационная карта кассовой машины в дальнейшем остается в налоговой службе и хранится также 5 лет. 

Рассмотренная процедура снятия с учета ККТ осуществляется налоговым органом по заявлению предпринимателя или в случае исключения конкретного аппарата из Госреестра по собственной инициативе. Предприниматель, требующий снять ККТ с учета, обязан представить документы, доказывающие основания для такого снятия.