Трудовая книжка (где бесплатно скачать бланк)

Приобретение трудовой книжки

Порядок хранения трудовой книжки

Особенности заполнения трудовой

Трудовая книжка (где бесплатно скачать бланк) 

Запись в трудовую книжку вносится на каждого работника, проработавшего на предприятии свыше 5 дней (ст. 66 ТК РФ). Помимо этого, необходимо оформление этого документа для работника, только начавшего свою профессиональную деятельность, то есть трудоустроившегося впервые.

Законодательно установленный образец документа приведен в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила), состоит из 44 страниц, содержащих специальные защитные водные знаки. Страницы скреплены между собой специальным швом для исключения подделки документа.

Основное назначение трудовой книжки:

  1. Фиксация рабочей деятельности человека. Все данные, внесенные в книжку, обязательно заверяются печатью и подписью ответственного лица, что, в свою очередь, гарантирует подлинность приведенной там информации.
  2. Раскрытие информации о предыдущих отношениях работника с работодателем, то есть стаже, достижениях, благодарностях, а также причинах увольнения, которые являются решающим критерием при дальнейшем трудоустройстве.
  3. Обеспечение пенсионного будущего. Трудовая книжка является единственным документом, который может подтвердить реальный стаж. 

Акты, которые регулируют порядок обращения этого документа, следующие:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225;
  • инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.09.2003 № 69;
  • КоАП РФ в части, устанавливающей ответственность за нарушение норм трудового законодательства. 

Приобретение трудовой книжки

В соответствии со ст. 45 Правил ответственным за выдачу бланков книжек является работодатель.

Приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н утвержден порядок обеспечения администраций предприятий бланками трудовых книжек, а также вкладышами к ним (только на предприятиях объединения «Гознак»).

Юридические лица и предприниматели могут обеспечиваться бланками на основании договора, заключенного между ними и организациями-распространителями, отвечающими требованиям изготовителя (пп. 3, 4 приказа № 117н).

Также в соответствии с приказом № 117н возможна доставка книжек в организацию с использованием специализированных предприятий, занимающихся доставкой полиграфической продукции с защитой.

При выдаче книжки или вкладыша администрация имеет право взыскать с сотрудника сумму, затраченную на ее приобретение, за исключением некоторых ситуаций:

  1. Произошла массовая утеря документов по причине возникновения чрезвычайных ситуаций.
  2. Бланк был испорчен не по вине работника (например, сотрудник отдела кадров допустил ошибку при его заполнении). 

П. 44 Правил гласит, что каждый работодатель обязан иметь достаточное количество трудовых, необходимых для работы. Однако на практике это положение очень часто нарушается и при трудоустройстве впервые администрация просто предлагает сотруднику приобрести бланк самостоятельно. 

Порядок хранения книжки

Весь период профессиональной деятельности сотрудника книжка хранится у его работодателя. Запрещено выдавать ее оригинал на руки гражданину, пока он числится работающим на предприятии. Исключение составляют случаи оформления пенсии по достижению определенного возраста.

Во всех иных ситуациях работодатель обязан по заявлению работника выдать выписку из документа или его копию.

Условия хранения бланков также закреплены действующим законодательством, на основании которого работодатели обязаны вести:

  1. Расходную книгу, в которой отражаются все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовых книжек.
  2. Книгу учета трудовых книжек и вкладышей. В ней отражаются все сведения относительно трудовых, поступающие от работников, принятых на работу, а также вновь оформленных, при трудоустройстве впервые. 

Инструкция по заполнению трудовых книжек содержит унифицированные формы этих журналов, рекомендованные для заполнения.

При работе с ними следует обратить внимание на их правильное оформление. Журналы должны быть:

  • прошиты;
  • с пронумерованными страницами;
  • обязательно заверены подписью руководителя;
  • скреплены сургучной печатью или пломбой (при отсутствии сургучной печати допускается самостоятельно изготовление пломбы, основным требованием к которой является невозможность ее незаметного нарушения). 

Несоблюдение правил ведения этих документов может повлечь наложение на администрацию предприятия штрафа в крупном размере (ст. 5.27 КоАП РФ).

В случае если трудовая не была получена работником по причине смерти, она должна храниться на предприятии до момента ее востребования. 

Особенности заполнения трудовой 

Основные положения по правильному заполнению и ведению бланков трудовых книжек изложены в Правилах.

Перечень особенностей, которыми следует руководствоваться, таков:

  1. Даты прописываются арабскими цифрами. Число и месяц — двумя цифрами, год — четырьмя.
  2. Чернила для заполнения могут быть черного, синего, фиолетового цвета. Допускается использование гелевых, шариковых, перьевых ручек со световодостойкими чернилами.
  3. Все записи должны вноситься без сокращений. Не допускаются исправления, помарки, зачеркивания, помимо установленных в разделе III Правил (например, при смене фамилии).
  4. Все записи делаются на русском языке.
  5. Информация вносится только на основании соответствующего распоряжения.
  6. Работнику, оформляемому на должность впервые, трудовая должна быть заведена в течение 1 недели после приема на работу.
  7. Данные вносятся по порядку с присвоением номера. 

П. 20 Правил гласит о том, что по желанию работника в трудовую могут быть внесены сведения о работе по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Существует несколько особенностей ведения трудовых книжек у предпринимателей:

  1. ИП относится к категории работодателей, а значит, должен оформлять, вести и хранить бланки трудовых книжек на всех своих сотрудников в соответствии с законодательством.
  2. В собственную книжку ИП никаких записей не вносит. Нельзя это делать только по той причине, что в нее включаются сведения о трудовой (ст. 66 ТК РФ), а не о предпринимательской деятельности. 

Трудовая книжка — документ строгой отчетности, в котором отражаются все сведения относительно трудовой деятельности работника, поэтому установлены строгие правила ее ведения, заполнения, а также хранения, закрепленные на законодательном уровне.