Журнал регистрации трудовых книжек

Образец книги учета трудовых книжек

Журнал регистрации трудовых книжек 

Согласно пп. 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для контроля за движением данных документов на предприятии оформляется журнал или книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Такой журнал содержит информацию, касающуюся трудовых книжек и вкладышей к ним:

  • предъявленных работниками, принимаемыми на работу;
  • заведенных для лиц, трудоустраивающихся впервые. 

Журнал движения трудовых книжек должен соответствовать нескольким условиям:

  1. У него должен быть твердый переплет с прошитыми внутри страницами, так как его можно использовать в течение длительного периода, после чего журнал хранится 75 лет.
  2. Каждый лист документа должен быть пронумерован.
  3. На сшиве обязательно должна быть надпись с указанием числа прошитых листов, а также подпись руководителя.
  4. Журнал скрепляется сургучной печатью или пломбой (ч. 4 п. 41 Правил). Пломба должна захватывать края шнура, которым сшивался журнал, а сургучная печать — скреплять кончики шнура, обложку и часть листа с информацией о количестве листов. Недопустимо применение вместо сургучной печати мастичной печати предприятия или отдела кадров. Если принцип скрепления сургучом в разъяснении не нуждается, то понятия пломбы в законе не приводится. Однако в судебной практике есть точка зрения, что пломба призвана не допускать произвольных изменений в журнале (апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2013 по делу № 11-6246). Перечень разрешенных видов пломб дан в ГОСТ 31282-2004, введенном приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст.
  5. Журнал заполняется гелевой или шариковой ручкой с пастой фиолетового, черного или синего цвета. 

Образец книги учета трудовых книжек 

Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена типовая форма этого журнала. Так, для учета каждой трудовой книжки предусмотрены 13 столбцов, где последовательно отражаются:

  • Порядковый номер поступающего или вновь оформляемого документа.
  • Дата заполнения трудовой или ее вкладыша и дата приема сотрудника на работу (столбцы 2, 3, 4). Указанные даты могут не совпадать (по ст. 66 ТК РФ трудовую нужно оформить в течение 5 дней, а при оформлении трудовой впервые — в течение 1 недели с момента приема на работу (п. 8 Правил)). При заполнении этих полей лучше всего фиксировать дату приема на работу.
  • Ф.И.О. владельца трудовой.
  • Реквизиты трудовой или вкладыша.
  • Должность.
  • Название структурного подразделения, в которое трудоустраивается лицо.
  • Реквизиты распоряжения администрации, в соответствии с которым произведен прием на работу. Это поле заполняется только в отношении трудовых книжек.
  • Подписи лица, принявшего трудовую книжку.
  • Сумма, полученная за заполненную трудовую или вкладыш.
  • Дата выдачи трудовой. Это поле оформляется при увольнении.
  • Подпись увольняемого лица, подтверждающая получение трудовой книжки. 

Скачать образец журнала учета трудовых книжек можно, пройдя по ссылке: Книга учета движения трудовых книжек - образец заполнения.

Журнал учета трудовых книжек — документ строгой отчетности, содержащий все сведения относительно движения трудовых на предприятии. Его форма, а также правила оформления и ведения четко закреплены на законодательном уровне.