Общие положения об учете рабочего времени сотрудников

Формы осуществления учета рабочего времени сотрудников

Режим и учет рабочего времени сотрудников на 2016 год

Некоторые особенности учета использования рабочего времени сотрудников в таблице Еxcel (образец)

Общие положения об учете рабочего времени сотрудников 

Вести учет рабочего времени (далее — РВ) работника — это обязанность работодателя по ст. 91 ТК РФ. Подробнее о видах и особенностях рабочего времени можно прочитать в статье «Рабочее время по Трудовому кодексу - виды и особенности».

Учет рабочего времени сотрудников необходим:

  • для расчета заработной платы;
  • нормирования труда;
  • контроля за соблюдением дисциплины труда;
  • фиксации оснований для премирования или наложения взысканий, в т. ч. увольнений;
  • проверки соотношения дней отсутствия работника по причине временной нетрудоспособности с количеством дней, за которые были получены денежные средства на оплату пособия из ФСС;
  • фиксации и при необходимости дальнейшего подтверждения специального трудового стража работников, подробнее о котором можно узнать из статьи «Специальный трудовой стаж - понятие и особенности». 

Эту обязанность работодателю необходимо соблюдать в любом случае, даже если, например, возникают некоторые объективные сложности (переустановка и настройка программного обеспечения и т. п.). См. об этом определение Ленинградского облсуда от 07.10.2015 № 33-4668/2015 и др.

Одним из косвенных доказательств важности выполнения работодателем данной обязанности является наложение штрафа за ее несоблюдение по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ (далее — КоАП РФ), а также подтверждение законности таких штрафов в судебном порядке (см. решение Пензенского облсуда от 13.08.2015 по делу № 7-328/2015 и др.). 

Формы осуществления учета рабочего времени сотрудников 

Учет РВ должен осуществляться на основании принятого в организации положения об учете рабочего времени сотрудников. Учет РВ, как правило, ведется с помощью табеля в виде таблицы Еxcel.

Форма табеля может быть одной из следующих:

  • по унифицированной форме Т-12, Т-13 (см. постановление Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм…» от 05.01.2004 № 10); 
    ВАЖНО! Необходимо помнить, что по общему правилу с 01.01.2013 применение данных форм не является обязательным.
  • утвержденной Минфином России (см. приказ «Об утверждении форм первичных учетных документов…» от 30.03.2015 № 52н);
    ВАЖНО! Данная форма применяется в обязательном порядке только теми организациями/органами, которые так или иначе связаны с бюджетными средствами: органами власти, внебюджетными фондами, бюджетными учреждениями и т. д.
  • самостоятельно разработанной и утвержденной в организации. 

Независимо от того, какую форму табеля использует работодатель, ответственному за заполнение табеля сотруднику необходимо строго ее соблюдать. Вопрос о форме учета РВ исследуется судами при разрешении трудовых споров (см. апелляционные определения Свердловского облсуда от 05.08.2015 по делу № 33-11359/2015, Верховного суда Удмуртской Республики от 30.04.2014 по делу № 33-477/2014 и др.). Несоблюдение формы табеля влечет риск его признания в суде недостоверным доказательством. 

Режим и учет рабочего времени сотрудников на 2016 год 

Способы ведения табеля зависят от вида деятельности работодателя и организации работы сотрудников (сменная, вахтовая и т. п.).

Применяются 2 способа учета РВ сотрудников:

  • Каждодневный/поденный — в организациях со стандартной ежедневной продолжительностью рабочего дня.
  • Суммированный — в организациях с таким циклом производства/работы, при котором установить стандартную ежедневную продолжительность рабочего дня сотрудников невозможно. Это организации/заводы со сменным графиком, о порядке составления которого на 2016 год можно узнать из статей «Что значит сменный график работы по ТК РФ?», «Как составить график сменности на 2016 год». 

Можно также разделить учет РВ на автоматизированный (рекомендуется табель по форме Т-13) и в ручном режиме (рекомендуется форма Т-12).

Законодатель строго не устанавливает период, в течение которого после месяца работы сотрудника работодатель обязан оформить табель. Но можно логически вывести эту цифру: табель нужен для начисления заработной платы, а сроки ее выплаты в общем виде определяются в ТК РФ (ст. 136), а конкретно — в трудовом договоре и локальных актах организации. 

ВАЖНО! На момент подготовки статьи в Госдуме РФ прошел 1-е чтение законопроект № 983383-6 о более жестком закреплении дней выплаты зарплаты в ТК РФ. В случае принятия указанных изменений дней на оформление табеля у работодателя станет меньше. 

Учет РВ ведется (как было установлено более 30 лет назад письмом «Об основных положениях по учету труда и заработной платы…» от 27.04.1973 Госкомтруда СССР № 75-АБ, Минфина СССР № 89, ЦСУ СССР № 10-80) по выбору работодателя путем отметки в табелях всех фактов (явок, опозданий и т. д.) или регистрации только отклонений. 

Некоторые особенности учета использования рабочего времени сотрудников в таблице Еxcel (образец) 

Взяв за основу графика учета рабочего времени электронную таблицу, разумно воспользоваться следующими рекомендациями:

  • Сохранять постоянную информацию в шаблоне документа во избежание технических ошибок, опечаток и т. п. Данный совет актуален в отношении такой информации, как наименование организации, структурного подразделения, а также имен сотрудников, наименований их должностей, табельных номеров и т. д.
  • Перед заполнением табеля проверять, имеются ли в месяце, РВ в течение которого отражается в табеле, нерабочие праздничные дни согласно ст. 112 ТК РФ, а также переносы дней отдыха согласно постановлениям Правительства РФ (по учету рабочего времени на 2016 год см. постановление от 24.09.2015 № 1017).
  • Если учет рабочего времени в организации осуществляется без применения средств автоматизации, фиксировать отклонения от нормы каждый день. 

Важно помнить, что внесению в табель подлежат только те причины, которые подтверждены документально.

Так, в предлагаемом образце графика учета РВ сотрудница 18 мая не пришла на работу по болезни, по договоренности с работодателем взяла 1 день за свой счет, но в медицинское учреждение обратилась только 19 мая. На момент оформления табеля она продолжала болеть, однако представила работодателю незакрытый больничный лист. При этом все дни болезни, за исключением 18 мая, будут отмечены в табеле как дни отсутствия не по болезни, а по не выясненным на момент оформления табеля причинам, т. к. закрытого листка нетрудоспособности у работодателя нет, в т. ч. нет сведений о соблюдении или нарушении работницей режима, что имеет значение для оплаты/неоплаты больничного. 

Важность учета РВ работников обуславливает необходимость точного и корректного ведения соответствующих табелей. Использование в работе предлагаемого нами образца позволит дополнительно проверить правильность применяемого в организации учета РВ и при необходимости исправить имеющиеся ошибки.

Скачать образец графика учета рабочего времени на 2016 год можно по ссылке: График учета рабочего времени - образец.