Как составить уведомление о начале отпуска

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения

Уведомление (извещение): образец

Как составить уведомление о начале отпуска 

Согласно требованиям, изложенным в ст. 123 ТК РФ, за 2 недели до даты предполагаемого отпуска работника обязательно нужно о таковом извещать. Необходимость в составлении уведомления о начале отпуска обусловлена наличием графика отпусков. Указанный график оформляется за 2 недели до окончания календарного года и утверждается руководителем. На основании содержащихся в нем данных работник кадровой службы или иное уполномоченное на то лицо составляет извещение о начале отпуска.

Если предоставление отпуска происходит по заявлению работника, иными словами вне утвержденного графика (например, для вновь принятого после утверждения графика сотрудника), необходимости в составлении уведомления нет.

Извещение работника в соответствии со ст. 123 ТК РФ оформляется следующим образом:

  1. Извещение направляется не менее чем за 2 недели до даты начала отпуска.
  2. Уведомление подписывается работником в подтверждение ознакомления с ним. 

Унифицированной формы действующим законодательством не предусмотрено, поэтому работники кадровой службы вправе самостоятельно разработать образец уведомления о начале отпуска.

Оформлять его необходимо в 2 экземплярах, на каждом из которых ставится подпись работника об ознакомлении. Впоследствии 1 экземпляр остается у работника, а другой хранится на предприятии.

Неоформление указанного документа может повлечь за собой следующие негативные последствия:

  1. Административную ответственность в виде наложения штрафа согласно ст. 5.27 КоАП РФ.
  2. Перенос отпуска работника (право на это закреплено в ч. 2 ст. 124 ТК РФ). 

Журнал регистрации уведомлений, срок хранения уведомлений 

С целью учета и оптимизации хранения на предприятии может быть оформлен журнал учета выданных уведомлений. Поскольку утвержденной формы указанного журнала нет, администрация вправе самостоятельно разработать образец журнала регистрации уведомлений о начале отпуска, а также определить список информации, подлежащей внесению в него.

Основные правила оформления журнала можно определить следующим образом:

  1. На титульном листе отражается такая информация:
    • наименование организации, оформившей документ;
    • название документа;
    • даты начала и окончания журнала.
  2. В табличной части приводятся следующие сведения:
    • название составляемого документа;
    • номер по порядку;
    • дата его оформления;
    • смысл выданного извещения;
    • должность и персональные данные работника, на имя которого выдается уведомление;
    • информация о вручении;
    • сведения об ответе на извещение. 

Срок хранения уведомлений о начале отпуска определяется приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов…» от 25.08.2010 № 558 и составляет 5 лет. 

Уведомление (извещение): образец 

Поскольку нет утвержденной формы уведомления, допускается его составление на фирменном бланке (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Примерный перечень информации, подлежащей включению в него:

  1. Ф. И. О. работника, которому оформляется извещение.
  2. Название документа.
  3. Текст уведомления:
    • с реквизитами графика отпусков;
    • ссылками на правовые акты;
    • датами начала и окончания предоставляемого отпуска;
    • общей продолжительностью выходных в календарных днях.
  4. Подпись лица, оформившего документ.
  5. Подпись работника об ознакомлении с извещением. 

При необходимости в указанный документ может быть добавлена иная информация на усмотрение руководителя или работника кадровой службы. В любом случае уведомление считается правильно составленным, если в нем содержится подпись работника об ознакомлении, а также даты начала и окончания отпуска.

Скачать образец извещения о начале отпуска можно, пройдя по ссылке: Уведомление о начале отпуска по графику отпусков.

*** 

Уведомление о начале отпуска — это документ, которые информирует о датах начала и окончания отпуска. Оформляется он в свободной форме и доводится до сведения работника не позднее чем за 2 недели до даты начала предполагаемого отпуска.