Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

Приказы по основной деятельности: как отличать их от других групп приказов 

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

  • приказы по основной деятельности;
  • приказы по личному составу;
  • приказы по административно-хозяйственным вопросам. 

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

  • соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
  • эксплуатация зданий и помещений;
  • транспортное обслуживание;
  • создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
  • вопросы безопасности (см. пп. 773–893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации. 

Перечень приказов по основной деятельности (примеры) 

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

  • об определении структуры организации и ее изменении;
  • введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
  • определении штатного расписания и его изменениях;
  • организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
  • создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
  • утверждении планов развития деятельности;
  • осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
  • определении финансовой политики организации;
  • определении научно-технической политики деятельности;
  • установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
  • принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д. 

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). 

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия 

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»). 

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности 

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению. 

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526). 

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец) 

Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.

Структура документа может быть следующей:

  • дата издания;
  • регистрационный номер;
  • место (населенный пункт) составления или издания документа;
  • наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
  • основное содержание приказа;
  • список приложений (при наличии);
  • подпись руководителя;
  • визы. 

Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.

При составлении бланка приказа для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке можно использовать постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования указанного постановления являются рекомендуемыми.

При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов 

В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:

  • для граждан — от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ). 

Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:

  • для должностного лица — от 2 500 до 5 000 руб.;
  • для организации — от 200 000 до 300 000 руб. 

Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.

Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013). 

Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.

Четкого ответа на вопрос, какие это приказы - приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия.