Что такое номенклатура, ее функции, виды

Для чего нужна номенклатура

Требования к составлению

Особенности номенклатуры дел кадровой службы

Структура

Утверждение

Пересмотр, уточнение и внесение изменений

Что такое номенклатура, ее функции, виды 

Номенклатура представляет собой справочник или классификатор дел всего предприятия или его подразделений с указанием периода их хранения.

Основными нормативными источниками, регулирующими порядок ее ведения, являются:

  1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
  2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
  3. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». 

Ее основными функциями являются:

  • упрощенный поиск, размещение бумаг по папкам;
  • наличие индексации имеющихся материалов;
  • установление периодов хранения;
  • учет документов со сроком хранения менее 10 лет;
  • упрощенное составление описей дел с большим временем сохранности (свыше 10 лет);
  • составление актов организации на уничтожение документов с истекшим сроком хранения. 

Различают 3 вида номенклатур:

  1. Типовую — утверждаемую и обязательную для применения на однотипных предприятиях.
  2. Примерную — носящую рекомендательный характер для определенных организаций.
  3. Индивидуальную — создаваемую и утверждаемую в конкретной компании. Этот вид принято делить на 2 подвида:
    • для определенного подразделения;
    • сводную, которая формируется по всей компании на основании номенклатур подразделений. 

Для чего нужна номенклатура 

Одной из основных задач сотрудника кадровой службы является сохранение кадровых бумаг (приказов о приеме на работу, увольнении, отпусках и т. д). Разобраться с этим вопросом поможет оформление номенклатуры дел. А значит, ее основное назначение — обеспечение сохранности документации.

Для того чтобы определить период хранения дел, необходимо для начала их классифицировать.

Сроки хранения дел регламентируют:

  • приказ Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
  • постановление ФКЦБ РФ «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» от 16.07.2003 № 03-33/пс;
  • перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988). 

Следующей задачей работника кадровой службы является проведение экспертизы на предмет ценности документов, по результатам которой их можно подразделить на следующие виды:

  • подлежащие сохранению длительный период;
  • подлежащие хранению определенное время, по истечении которого они могут быть утилизированы;
  • подлежащие передаче на уничтожение вследствие истечения срока их хранения. 

Успешно справиться с поставленными задачами поможет составление номенклатуры дел, в которой отражаются:

  • список документации, с которой работают сотрудники всей организации, подлежащей хранению определенное время;
  • срок ее сохранения. 

Требования к составлению 

Основные требования по оформлению и составлению номенклатуры следующие:

  1. Она должна охватывать все документы, которые создаются, используются в процессе деятельности организации, а также поступают из сторонних компаний (например, переписку с контрагентами, сторонние запросы, приказы по основной деятельности, различные книги, журналы учета, входящую, исходящую корреспонденцию, графики и т. д.). Нормативно-правовую литературу, а также справочники, ее содержащие, вносить нет необходимости.
  2. Обязательно наличие четкого заголовка, для того чтобы:
    • полностью отразить состав материалов того или иного дела;
    • избежать случайного помещения иных писем, счетов в состав материалов, не совпадающих по сроку сохранности.
  3. Бумаги внутри формируемого дела располагаются в зависимости:
    • от степени их важности;
    • необходимого периода хранения. 

На предприятиях с большой численностью сотрудников и несколькими подразделениями допускается составление отдельного списка для каждого отдела. Итогом оформления в этом случае станет создание сводной номенклатуры, отражающей дела всего предприятия. При этом названиями разделов сводного документа могут быть наименования структурных подразделений. А на предприятиях с небольшой численностью основными массивами будут дела, касающиеся управленческих функций (руководство, кадры и пр.).

Указанный документ следует изготавливать в 4 экземплярах:

  • 1-й хранится в отделе делопроизводства;
  • 2-й передается в необходимый отдел как справочник для упрощения работы всего подразделения;
  • 3-й хранит архив компании;
  • 4-й экземпляр формируется при необходимости передачи дел в государственный архив. 

Особенности номенклатуры дел кадровой службы 

Каждое предприятие ведет учет кадровых бумаг исходя из своей личной практики.

Однако среди работников кадровой службы сложилось несколько правил, которые помогут значительно упростить работу, а также заполнение номенклатуры:

  1. Трудовые соглашения допустимо хранить как отдельно, так и в составе личных дел. В 1-м случае информация вносится отдельной строкой в номенклатуру под наименованием «Трудовые договоры», во 2-м сведения вносятся под названием «Личные дела».
  2. Учет дополнительных соглашений отдельно не ведется, так как они являются неотъемлемой частью договора.
  3. На предприятиях с большой численностью работников допустимо систематизировать трудовые договоры по фамилиям согласно алфавиту.
  4. Договоры уволенных лиц подлежат изъятию из дела. Из них формируется новый альбом с недействующими договорами.
  5. Личные карточки являются основным учетным документом, поэтому подлежат хранению отдельно. Соответственно, и в номенклатуру их следует вносить в виде отдельного массива.
  6. Личные карточки уволенных лиц также подлежат перемещению в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
  7. Распоряжения по личному составу должны распределяться строго в зависимости от срока их хранения: 75 или 5 лет.
  8. Штатное расписание, а также все его изменения удобнее всего выделять в отдельный комплекс, но при этом стоит понимать, что в этом комплексе будет учитываться его копия (штатное расписание является приложением к приказу по основной деятельности, а значит, его оригинал должен храниться, учитываться в этом массиве номенклатуры). 

Структура номенклатуры 

Типовая форма этого документа утверждена в Основных правилах работы архивов организаций (приложения 7, 8), согласно которым она обязательна для применения на предприятиях вне зависимости от их формы собственности.

Ее структура состоит из следующих граф:

  1. В графе 1 указываются индексы дел, отражающие информацию:
    • о номере, присвоенном структурному подразделению предприятия;
    • конкретном номере указанного дела.

      Например, индекс 01-02 может обозначать, что дело составлено в подразделении 01 (к примеру, это может быть отдел кадров) и относится к группе документов под номером 02 (к примеру, это могут быть срочные трудовые договоры).
  2. Графа 2 содержит заголовки, то есть наименования категорий бумаг (например, приказы, срочные трудовые договоры и т. д.).
  3. В графе 3 фиксируется конкретное количество дел данной категории.
  4. В графе 4 проставляется срок хранения указанной категории дел со ссылкой на статьи правовых актов, регламентирующие этот период.
  5. Графа 5 содержит примечания, такие как факт изъятия, уничтожение и пр. 

После заполнения основной табличной части необходимо прописать точное количество дел, распределив их по сроку хранения:

  • до 10 лет;
  • длительно, то есть более 10 лет;
  • постоянно, на время работы всей организации. 

Начать формирование номенклатуры рекомендуется в конце года, после чего ее необходимо утвердить и только потом, с 1 января следующего года использовать. 

Утверждение 

Для утверждения номенклатуры дел кадровику необходимо выполнить следующие действия:

  • окончательно сформировать документ, проверить правильность указанных сведений, при необходимости внести поправки, корректировки (при этом распечатать окончательный вариант необходимо будет заново);
  • согласовать номенклатуру с сотрудником, ответственным за архив на предприятии, а также руководителем кадровой службы;
  • представить ее на утверждение руководителю предприятия. 

Если же в фирме практикуется составление сводной номенклатуры (общей для всего предприятия), то работнику отдела кадров, оформляющему ее, после выполнения пункта 2 необходимо дополнительно:

  • дождаться, пока иные подразделения компании выполнят аналогичные действия и утвердят списки дел своих подразделений (согласно приложению 8 к Основным правилам работы архивов организаций);
  • передать номенклатуру отдела кадров уполномоченному сотруднику для составления единого (сводного) документа по форме из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций. 

В этом случае руководитель утверждает не номенклатуру каждого подразделения, а только сводную номенклатуру полностью. 

Пересмотр, уточнение и внесение изменений 

Перечень дел, прописанных в номенклатуре, был актуален год назад. Но в процессе деятельности предприятия многое может поменяться, например некоторые формы бумаг, направление работы. Отдел кадров не исключение.

Обычно уточнять этот немаловажный перечень необходимо в конце года, так как по его истечении становится понятно, какие виды новых дел появились, а какие необходимо удалить.

Уточнение проводится в 2 этапа:

  • обнаружение категорий дел, которые необходимо внести в новый перечень дел на следующий год;
  • выявление материалов, ведение которых стало необязательно, то есть вносить сведения о них не нужно. 

Пересмотр, уточнение этого документа производится в последнем квартале уходящего года с той лишь целью, чтобы перед началом следующего года была сформирована, утверждена и введена новая номенклатура.

При ее составлении на следующий год допустимо оставлять несколько строк для внесения дополнительной информации, то есть для указания новых дел, вести которые начали в текущем году. Указанные сведения следует записывать от руки с присвоением порядкового номера.

При этом надо учесть, что если в процессе рабочего года необходимость в ведении каких-либо разделов отпала, зачеркивать их не следует. 

Номенклатура дел отдела кадров представляет собой унифицированный список, который выполняет функцию справочника. Ее ведение обязательно для всех предприятий. В ней отражаются сведения обо всех документах, с которыми работает организация, с указанием срока их хранения. Ее оформление позволяет улучшить документооборот предприятия, систематизировать имеющиеся бумаги, а также значительно сократить время на их поиск.