Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу

Форма ведения журнала регистрации приказов

Правила и образец заполнения журнала

Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение 

Практическое предназначение журнала приказов по личному составу заключается в систематизации издаваемых в конкретной организации приказов, которая позволяет оптимизировать работу с ними, в т. ч.:

  • зафиксировать дату издания каждого приказа;
  • обеспечить непрерывность текущих номеров регистрации приказов и др. 

Кроме того, соответствующая запись в журнале приказов, сделанная согласно установленному локальными нормативными актами организации порядку, поможет подтвердить правомерность и юридическую силу того или иного документа в случае возникновения спора.

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе. 

ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). 

Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу 

Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — перечень № 558). Так, п. «б» ст. 258 перечня № 558 устанавливается необходимость ведения организацией журналов регистрации распорядительных документов по личному составу. Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет.

По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет. Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

  • о дисциплинарных взысканиях;
  • ежегодных оплачиваемых отпусках;
  • учебных отпусках;
  • дежурствах;
  • краткосрочных командировках по России и за рубеж. 

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.).

При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. 

Форма ведения журнала регистрации приказов 

Журнал регистрации распорядительных документов может вестись в любой удобной организации форме:

  • на бумажном носителе;
  • в электронном виде. 

Журнал регистрации приказов не относится к документам, которые надлежит в обязательном порядке оформлять на бумаге. Соответственно, если кадровая служба ведет журнал в электронном виде, используя, например, автоматизированную базу данных или специализированную компьютерную программу, необходимости дублировать журнал на бумажном носителе нет.

Если не возникает производственной необходимости или это не установлено внутренним нормативным актом организации, осуществлять выгрузку такой информации (как разово, так и с определенной периодичностью — в зависимости от целей) с последующей прошивкой и заверкой полученного бумажного документа, например для хранения, также необязательно.

Хранение электронных документов в архиве осуществляется по правилам пп. 2.30–2.33 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов…, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Если журнал ведется на бумажном носителе, следует позаботиться о защите его листов от несанкционированного изъятия посредством надлежащей прошивки и скрепления печатью. На наклейке, содержащей заверительную надпись, должны быть указаны:

  • количество прошитых листов;
  • должность, фамилия, имя, отчество заверяющего лица (руководителя организации или иного ответственного лица, назначенного согласно приказу или инструкции по делопроизводству);
  • его подпись. 

Правила и образец заполнения журнала 

Унифицированного образца журнала регистрации приказов законодатель не предлагает. В связи с этим организация может самостоятельно разработать шаблон такого внутреннего документа или воспользоваться любым из готовых журналов учета приказов, имеющихся в продаже (в т. ч. в электронном виде).

Далее приведем общие рекомендации по ведению журнала на бумажном носителе, основанные на сложившейся практике делопроизводства.

Стандартно титульный лист такого журнала должен содержать сведения:

  • об организационно-правовой форме и наименовании организации;
  • видах регистрируемых документов (в данном случае это приказы по личному составу);
  • дате начала и окончания ведения журнала;
  • лице, ответственном за ведение журнала (наименование должности, Ф.И.О.);
  • сроке хранения. 

Основное содержание журнала определяется организацией по собственному усмотрению. Обычно он ведется в форме таблицы, включающей перечисленную ниже информацию:

  • порядковый номер записи;
  • дату издания распорядительного документа;
  • номер распорядительного документа;
  • вид приказа и его краткое содержание (например, приказ о приеме на работу с указанием должности, даты приема, структурного подразделения и т. д.);
  • Ф.И.О. работника, в отношении которого издан приказ;
  • наименование и реквизиты документа, послужившего основанием для издания соответствующего приказа. 

Организация может как дополнить данный перечень сведений, так и сократить его.

Образец заполнения журнала регистрации приказов по кадровому составу вы найдете по ссылке:

Журнал регистрации — пример.

Таким образом, законодатель возлагает на организацию обязанность вести журнал учета распорядительных документов, в том числе по личному составу. Практика показывает, что надлежащее оформление такого журнала способствует оптимизации работы кадровой службы, в т. ч. максимально упрощает поиск необходимых документов.

Унифицированной формы журнала приказов по личному составу на данный момент нет, поэтому каждая организация может использовать самостоятельно разработанный образец, содержащий все нужные реквизиты.